'Gaten' in jouw agenda is iets wat je liever wil vermijden. Lees hier alle 'tips and tricks' om die lege plekken in je agenda te verminderen, het zijn er héél wat! 💥
​

No-shows, annuleringen, verplaatsingen en vergissingen kan je alvast verminderen door je klant te bevestigen en helpen te herinneren via e-mail.
​
Stel steeds een redelijke tijd in om de herinnering te sturen! Mocht de klant wensen om te annuleren, dan is er nog voldoende tijd om het gaatje in de agenda terug te laten boeken.
​
Deze artikels helpen je op weg:
​Hoe kan ik e-mail herinneringen inschakelen?
​Hoe kan ik e-mail bevestiging inschakelen?
​Hoe kan ik de tekst in de bevestiging- en herinneringsmail aanpassen?
​

Heb je klanten die hun e-mails niet nakijken? Of heb je klanten zonder e-mailadres? Dan kan je uiteraard ook een SMS-herinnering sturen naar je klant. De kans is alvast veel kleiner dat je klant de herinnering niet zal lezen.
​
Er is zelfs een instelling die ervoor zorgt dat er automatisch een SMS-herinnering verzonden wordt in het geval de klant de e-mail niet tijdig leest!
​
Deze artikels helpen je op weg:
​Hoe kan ik SMS bevestiging en/of herinnering inschakelen?
​Hoe kan ik mijn SMS templates veranderen?
​Hoe kan ik sms credits aankopen en bijbestellen?
​Hoe kan je een SMS herinnering versturen, wanneer de e-mail herinnering niet gelezen is?
​

Er is sprake van een no-show wanneer een klant de geplande afspraak niet nakomt, zonder het salon op de hoogte te brengen of zonder de afspraak te annuleren.

Je kan naast een bevestiging- en herinneringsmail ook een no-showmail instellen! Let wel op, de bevestiging- en herinneringsmail worden automatisch vanuit ons systeem gestuurd (met een standaard inhoud die je eventueel kan aanpassen). De no-showmail is optioneel en je kan er enkel gebruik maken als je deze eerst zèlf opstelt.
​
Dit artikel helpt je op weg:
​Hoe kan ik de tekst in de no-show e-mail aanpassen?
​

Zorg ervoor dat je jouw no show klanten steeds registreert. Zo houdt Optios je op de hoogte wanneer er een afspraak binnenkomt van een klant die vorige keer niet is komen opdagen. Op die manier kun je eenvoudig contact opnemen met deze klant om de reservering even te bevestigen of juist uit jouw agenda te halen.
​
Dit artikel helpt je op weg:
​Hoe kan ik een no-show aanduiden?
​

Hoe persoonlijker je bent in al jouw communicatie, hoe meer klanten hun best zullen doen om te komen of tijdig te annuleren als ze toch niet kunnen. Een persoon teleurstellen is steeds lastiger dan een onpersoonlijk 'bedrijf'.
​
Afspraakbevestigingsberichten zijn het meest effectief als ze kort en nauwkeurig zijn en hoeven eigenlijk alleen de meest relevante informatie te bevatten. Maar probeer daarnaast ook (kort) de klant bewust te maken dat je speciaal voor hen tijd inboekt, ze in geval van tijdige annulatie iemand anders blij kunnen maken met een plaats in jouw salon.
​
Dit artikel helpt je op weg:
​Hoe kan ik de tekst in de bevestiging- en herinneringsmail aanpassen?

Om no-shows te verminderen kan je een voorschot wanneer klanten online of telefonisch een afspraak inplannen. Zo verminder je de kans dat de klant niet komt opdagen, want er werd reeds een deel van de behandeling betaald.
​
Er zijn verschillende mogelijkheden om een voorschot te vragen, dit artikel omvat alles om jou op weg te helpen:

​Hoe kan ik een voorschot vragen?
Dit is één overkoepeld artikel met daarin volgende subartikels;
​

Als je merkt dat een klant in het verleden de geplande afspraken mist en je verwacht dat ze in de toekomst meer afspraken zullen missen, kan je in plaats van een éénmalig voorschot te vragen per afspraak, ook prepaid-pakketten of abonnementen aanbieden. Deze kunnen dus meerdere bezoeken bevatten, die allemaal in één keer (op voorhand) moeten worden betaald, dus je hebt zeker je betaling voor de hele reeks afspraken en het is aan de klant om ervoor te zorgen dat ze op tijd aankomen.
​
Dit artikel helpt je op weg:
​Hoe kan ik abonnementen instellen?
​

Gebruik algemene voorwaarden om no-shows voor te zijn. Je kan vanaf nu zelf jouw annulatie-voorwaarden instellen, klanten moeten hier op de online booking ook mee akkoord gaan alvorens ze kunnen boeken. Zorg dat je een duidelijk annuleringsbeleid hanteert. De klant zal minder snel afzeggen als er kosten aan zijn verbonden.
​
Dit artikel helpt je op weg:
​Hoe kan ik annulatie policy / annulatie-voorwaarden instellen?

Klanten kunnen zelf hun afspraken annuleren of verplaatsen, jij bepaalt hoeveel dagen op voorhand de klant de afspraak mag annuleren/verplaatsen... Je kan zowel in de bevestiging als de herinnering (e-mail) toelichten hoe dit werkt! Probeer daarnaast ook de klant bewust te maken dat ze iemand anders blij kunnen maken met een plaats in jouw salon, dat je steeds speciaal voor hen tijd inboekt, etc...
​
Deze artikels helpen je op weg:
​Hoe lang op voorhand kan men een afspraak verplaatsen/annuleren?
​Hoe kan de klant online annuleren?
​Hoe kan ik de tekst in de bevestiging- en herinneringsmail aanpassen?
​

Is er een plaatsje in jouw agenda beschikbaar geworden door een annulering of verplaatsing, dan kan je dit moment snel als last-minute aanbieden! Heb je social media zoals Facebook (of Instagram)? Dan kan je een boodschap plaatsen dat er last minute een plekje beschikbaar is. Deze feature werkt steeds goed als je actief bent op social media!
​
Deze artikels helpen je op weg:
​Hoe kan ik een 'Last minute' instellen?
​Hoe kan ik een 'Last minute' delen via Facebook?

Je kan jouw agenda verdeling en online booking tijdsverdeling beide slim instellen, waardoor je de kans op 'gaten' gaat minimaliseren. Er zijn meerdere types van 'aansluitend' boeken die je kan instellen, zowel voor je agenda als de online booking! Dit zorgt ervoor dat er weinig tot geen gaten kunnen voorkomen.
​
Deze artikels helpen je op weg:
​Wat is de 'vrije momenten zoeker' en hoe kan ik aansluitend boeken instellen?
​Hoe kan ik een interval instellen voor de online boeking?
​Aansluitend boeken
​

Wanneer de klanten die online proberen te reserveren slechts enkele vrije momenten te zien krijgen en niet onmiddellijk een overzicht van alle mogelijke vrije momenten, kan je deze aanpassen zodat er meer (alle) vrije momenten zichtbaar zijn.
​
Deze artikels helpen je op weg:
​Hoe kan je alle vrije momenten in één keer laten zien?
​Hoe kan je instellen vanaf wanneer er druk/oranje verschijnt op de online afspraken?
​Hoe komt het dat er slechts enkele vrije momenten weergegeven worden en niet alle vrije momenten?

De beste manier om no-shows te verminderen en het aantal online boekingen te verhogen, is een goede website bouwen. Om de bezettingsgraad te verhogen, moet je van bij de start een aantrekkelijke en soepele klantervaring voorzien. Het belangrijkste punt van jouw website moet de boekingspagina zijn met een 'boek nu'-kop, bij voorkeur vooraan in het midden op de startpagina. Klanten die te lang moeten zoeken haken vaak af.
​
Hou daarnaast rekening met andere belangrijke factoren zoals duidelijke contactgegevens, referenties, aanbiedingen, succesverhalen van klanten, enz.
​
Probeer eens deze artikels:
​Hoe kan ik mijn Optios mini website aanpassen?
​Hoe kan ik de Optios Pro Website instellen?
​Hoe vinden mijn klanten mijn online booking?
​
​Hoe maak ik mijn website zichtbaar op Google?
​Hoe kan ik de online reservatie inbouwen in mijn website?

Het kan helpen om info mee te geven aan je klant tijdens het online maken van een afspraak. Verwarring kan ervoor zorgen dat de klant nadien pas door heeft dat de verkeerde diensten werden geboekt, waardoor deze geneigd is om niet langer op te dagen... Hebben jouw behandelingen of jouw booking wat toelichting nodig? Maak dan een omschrijving voor je diensten en/of menu's!
​
Kleed alles ook zo mooi mogelijk in, niets is zo professioneel als een mooie website en mooie online booking met duidelijke foto's.
​
Deze artikels helpen je op weg:
​Hoe kan ik een omschrijving toevoegen aan een menu?

Hoe kan ik een omschrijving toevoegen aan een dienst?
​Hoe kan ik de achtergrondafbeelding voor de online booking instellen of wijzigen?
​Hoe kan de klant bij een online booking een medewerker van voorkeur kiezen?

De mening van bestaande klanten betekenen vaak meer dan de beloftes van het salon zelf. Reviews zijn dus vrij belangrijk, dus probeer ervoor te zorgen dat jouw klanten een beoordeling achterlaten. Publieke (of verborgen) feedback beheer je in Optios volledig zelf en deel je in een handomdraai via je social media.
​

Deze artikels helpen je op weg:
​Hoe kan ik de feedback / reviews van mijn klanten publiceren?
​Hoe kan ik Google reviews uitsturen?
​
​
Verbeter ook jouw service met eerlijke reviews! Maak zelf een survey (vragenlijst) of enquête aan voor je klantenbestand! Enquêtes genereren niet enkel gepersonaliseerde feedback, je kan ze in Optios ook gebruiken om jouw service te verbeteren. Dit artikel helpt je op weg:
​Hoe maak ik een Formulier aan?

Om de bezettingsgraad te verhogen kan je uiteraard social media inschakelen! Dit hoeft niet veel tijd te kosten, ook niet wanneer je het goed wil doen. Zorg gewoon voor genoeg variatie in je berichten. Steeds hetzelfde posten zorgt er vaak voor dat klanten je gaan ontvolgen!

20% – 80% regel

In de wereld van social media wordt weleens gesproken van de 20/80 regel. Dit betekent dat 20% van je posts bestaan uit het ‘verkopen’ van je product of dienst (Last-minutes delen, reclame voor producten...). En de andere 80% moet eigenlijk bestaan uit trendy, interessante berichten voor jouw volgers. Denk bvb aan tips, behind the scenes, het stellen van vragen en posts waarvan je weet dat je volgers er graag op reageren of het graag willen delen.

Nieuwe klanten

Als je nieuwe klanten wil via social media, maak dan gebruik van je bestaande klantenkring. Vraag bestaande klanten om ‘in te checken’ bij jouw salon via Facebook. Op die manier zien steeds meer mensen jouw naam voorbijkomen. Vraag trouwe klanten ook om een review op je pagina te plaatsen. Op die manier krijgen volgers een goed beeld van jouw werk en jouw salon. Daarnaast zijn die reviews super interessant om te delen als post op je pagina!

Betrek social media in je acties

Houd je regelmatig een actie in de salon? Misschien een vriendinnenkorting of een zomeractie. Natuurlijk is het goed om deze acties ook te delen op sociale media, maar je kan het ook anders insteken. Vraag jouw klanten om foto’s die zij van hun nagels maken te delen op hun eigen Facebook en zorg dat ze jouw salon taggen. Aan het eind van het jaar verloot je een gratis nabehandeling onder de trouwe delers. Hoe leuk is dat? Je klanten zullen met alle liefde hun foto’s delen.

Vermeld jouw salon op Google met een kosteloos bedrijfsprofiel; 'Google Mijn Bedrijf'.
'Google Mijn Bedrijf' is dus een gratis tool van Google waarmee je de weergave van je bedrijfsinformatie kunt beheren.
​
Met 'Google Mijn Bedrijf' zorg je er dus voor dat je salon zichtbaar is wanneer mensen naar jou zoeken in 'Google Zoeken' en 'Google Maps' 👍
​
Dit artikel helpt je op weg om jouw salon op Google Maps te zetten:
​Hoe kan ik mijn salon op Goole Maps zetten?
​

Apple kaarten, ook wel Apple Maps, is de tegenhanger van Google Maps.

Apple Maps heeft nagenoeg dezelfde functies als Google. En aangezien je bedrijf waarschijnlijk al in Google te vinden is, wil je dat natuurlijk ook in Apple. Want tussen jouw doelgroep zitten ook vast wat heel iPhone-gebruikers die Apple kaarten gebruiken.
​
Dit artikel helpt je op weg om jouw salon op Apple Maps te zetten:
​Hoe kan ik mijn salon op Apple Maps (Apple kaarten) zetten?

Hoe reageer je vooral niet bij een no-show?