Maak zelf een formulier (vragenlijst) of enquête aan voor je klantenbestand! Enquêtes genereren niet enkel gepersonaliseerde feedback, je kan ze in Optios ook gebruiken als intakeformulier voor je anamnese! Het verzamelen van de juiste informatie over je klant met behulp van een intakeformulier kan nu dus ook makkelijk (automatisch) via mail.
Hoe maak ik een formulier aan?
Om een formulier te kunnen aanmaken, zal je de "Formulieren-module" nodig hebben.
Deze kan gratis geactiveerd worden door onze support indien je Business package of hoger hebt contacteer hen gerust via chat of op help@optios.net als dit nog niet actief staat bij jou. Wanneer deze geactiveerd volg je volgende stappen:
Ga naar de module "Klanten"
Ga naar "Formulieren"
Klik op "Formulier toevoegen"
Geef naam, omschrijving en titel van jouw email naar de klant in van je enquête/vragenlijst en klik op "aanmaken".
Kies daarna de taal waarin je het formulier wil opmaken.
Heb je een meertalig klantenbestand? Geen zorgen! Je kan elk formulier aanmaken in de gewenste taal (nederlands, frans, engels, duits).
👉 Spreken jouw klanten bijvoorbeeld nederlands en frans?
Dan moet je ELK formulier aanmaken zowel in het nederlands als in het frans. Het formulier wordt dan meteen in de juiste taal verzonden naar jouw klant indien dit correct op de klantenfiche werd ingevuld.
Hoe voeg ik de vragen toe aan het formulier?
Klik bovenaan opnieuw op de enquête/vragenlijst
Klik bovenaan op "Wijzigen"
Klik onderaan op "Voeg een vraag toe"
Vervang' New Question 1' door de vraag die je wenst te stellen
Kies dan op welke manier je wenst dat jouw klanten hierop antwoorden:
Paragraaf (lange tekst)
Kort antwoord
Enkele keuze
Meerkeuze
Voorwaarde
Voorbeelden van vragen:
"Hoe bent u bij ons salon terechtgekomen?"
"Heeft u wel eens product van X gekocht?"
"Hoe vaak koopt u de producten van X?"
"Wat koopt u van merk X ? (bijvoorbeeld shampoo, conditioner, masker,...)"
Hoe stuur ik een formulier door naar mijn klanten?
De klant krijgt via e-mail een uitnodiging om de vragenlijst in te vullen. De enquête wordt automatisch doorgestuurd naar alle klanten die een geldige e-mail in hun klantenfiche staan hebben en naar wie e-mails mogen verstuurd worden.
Je kan kiezen op welk moment of in welk geval je deze verstuurt:
- Verstuur uitnodiging om het formulier in te vullen na boeking van een afspraak
- Stuur voor de afspraak een formulier op
Versturen meteen na het boeken van een afspraak.
- Je kan dit algemeen houden, versturen na het boeken van "een afspraak".
- Ofwel kan het formulier versturen na het boeken van een afspraak met een specifieke dienst (of een hele categorie van diensten).
versturen na het boeken van een afspraak met een specifieke dienst (of een hele categorie van diensten):
Versturen voor de afspraak
= Je kan aanduiden hoeveel dagen op voorhand de enquête verstuurd mag worden. Stel je het in op "1" dan zal de enquête de dag voor de afspraak verzonden worden naar de klant.
Hoe vaak kan ik een vragenlijst verzenden?
Frequentie is belangrijk, sommige vragenlijsten moeten vast iedere keer verzonden worden, waarbij andere één keer invullen al voldoende is. Je kan zèlf instellen hoe vaak de emails moeten worden verzonden. Je kan alvast kiezen op welk moment of in welk geval je de vragenlijst verstuurt:
Na het boeken van een afspraak
Of na het boeken van een bepaalde dienst
Voor de afspraak
❗Er is een dropdown bij iedere filter waar je kan kiezen uit:
Verzenden bij elke afspraak (tot ingediend)
éénmalig
Verzenden tot ingediend betekent dat de vragenlijst zal worden uitgestuurd, tot het moment dat jouw klant deze lijst invult. Dit betekent dat de vragenlijst 1 of meerdere keren kan verzonden worden. Maar eens deze ingediend is, zal het niet langer verstuurd worden.
Waar vind ik het ingevulde formulier terug?
Eens de enquête ingevuld is komt deze in de klantenfiche van de klant terecht.
Je vind deze terug onder de tab "Formulieren".
