U wenst een online voorschot te vragen? Dat kan!
U kan dit zelf instellen door volgende stappen uit te voeren:
Module 'voorschotten' moet in uw Optios abonnement zitten
Mollie account koppelen
Voorschotten instellen in de kassa
Voorschotbedrag instellen per dienst
'Betalen'-knop toevoegen aan de e-mail bevestiging
(OPTIONEEL) Voorschotten voor afspraken instellen per telefoon
1.PRO PAKKET
Je kan enkel werken met voorschotten voor online afspraken als je beschikt over een PRO-pakket.
Neem zeker een kijkje op je facturen om te achterhalen welk pakket je hebt: https://help.optios.net/nl/articles/3985206-hoe-vind-ik-mijn-optios-facturen
Of check dit via je instellingen - zie je 'online betalingen' als optie tussen de instellingen, dan beschik je over het juiste pakket:
2. KOPPEL JE ACCOUNT MET MOLLIE
👉Heb je nog geen Mollie account?
Volg dan eerst deze stappen: https://help.optios.net/nl/articles/17673304-hoe-maak-ik-een-mollie-account-aan-en-koppel-ik-het-aan-optios
👉 Heb je al een Mollie account?
Koppel deze dan eenvoudig aan je Optios-account om online betalingen te kunnen ontvangen (via Mollie):
ga naar 'Instellingen'
klik op 'Online betalingen'
klik op 'Verbind met Mollie'
Log in met je bestaande account
Ga terug naar Optios - je account is nu gekoppeld.
Meer algemene informatie over Optios x Mollie:
3. VOORSCHOTTEN INSTELLEN IN DE KASSA-INSTELLINGEN
Voorschotten in de kassa-instellingen moeten aangevinkt staan.
1. Instellingen
2. Kassa
3. Algemeen
4. Voorschotten aanvinken
5. Opslaan
Door deze optie aan te vinken in de instellingen, zal er tevens een knop '+voorschotten' tevoorschijn komen op je kassa.
👉 Met deze knop kan je een voorschot in het salon kunnen aanvaarden (klant betaalt in het salon een bedrag voor een volgende afspraak).
4. VOORSCHOTBEDRAG INSTELLEN PER DIENST
Eens gelinkt met Mollie, zal u via de diensten kunnen bepalen hoeveel voorschot u vraagt per dienst.
Ga naar
Instellingen
Diensten
Categorie openen
Dienst openen
Gewenste voorschot ingeven
Opslaan
Wanneer klanten een menu boeken waar deze dienst bijzit, zal het voorschot ook gevraagd worden.
⚠️ Let op: het voorschot niet groter maken dan de totale som van dienst/menu!
In de online bookingsflow ziet het er nu zo uit voor jouw klanten:
(voorbeeld)
Vervolgens kiest de klant een datum en tijdstip voor deze afspraak, vult hij/zij de contactgegevens in en wordt de afspraak bevestigd. Na de bevestiging wordt de klant doorgestuurd (via Mollie) om het voorschot online te betalen.
⚠️ BELANGRIJK
Indien de klant de bookingsflow afbreekt (wegklikt) zonder het voorschot online te betalen, dan zal hij/zij nog een bevestigingsmail ontvangen met daarin een betaallink om het voorschot alsnog online te betalen.
Stel deze bevestigingsmail dus zeker juist in zodat daar de link voor voorschotten in vermeld wordt. Lees er meer over hieronder in stap 5.
5. 'BETALEN' - KNOP TOEVOEGEN AAN DE E-MAIL BEVESTIGING
Het is dus belangrijk dat de bevestigingsmail in Optios aangepast wordt, zodat de link daarin vermeld wordt.
📖 Hoe je deze email aanpast, lees je hier:
De bevestigingsmail ziet er dan als volgt uit:
(voorbeeld)
Indien de betaling niet op tijd door uw klant wordt uitgevoerd
Je kan zelf instellen of de afspraak in jouw agenda verdwijnt (geannuleerd wordt) indien het voorschot niet betaald werd door uw klant.
1. Ga naar instellingen
2. Klik op het tandwiel linksonder.
3. Klik op 'Agenda' in het instellingen-paneel
4.Ga naar 'online booking'
5. Scroll helemaal naar beneden en vink de optie 'De afspraak automatisch annuleren indien het online voorschot niet betaald is' aan + opslaan
Uw klant heeft even de tijd om de online betaling uit te voeren of de afspraak wordt automatisch verwijderd.
Na ongeveer 15 minuten ontvangt uw klant ook een herinneringsmail met de link naar de betaalwebsite.
In geval van betaling met bancontact heeft uw klant 1 uur de tijd om te betalen.
Bij betaling met creditcard heeft uw klant 30 min de tijd om te betalen.
Bij betaling met Paypal heeft uw klant 72 uur de tijd om te betalen.
Bij betaling met overschrijving heeft uw klant tot 14 dagen (!) de tijd om te betalen.
Nadien wordt de afspraak dus verwijderd uit de agenda.
6. (OPTIONEEL) VOORSCHOTTEN VOOR AFSPRAKEN PER TELEFOON INSTELLEN
Wil je klanten die bellen/langskomen voor een afspraak, ook vragen om een voorschot?
Doorloop dan onderstaande stappen:
Ga in jouw Optios account naar de instellingen.
Selecteer de communicatie-instellingen
Kies 'Email'.
Vink bovenaan de optie 'Bevestiging afspraak sturen naar de klant via e-mail voor telefonische afspraken' aan.
Klik op opslaan
👉 Zie ook Online voorschotten voor telefonische afspraken
Wil je de betaalstatus van voorschotten raadplegen?
👉 Dit kan op verschillende manieren - je leest er hier meer over:
Voorschotten voor iedereen, of enkele...?
Je kan ook een online voorschot instellen voor:
Enkel nieuwe klanten (klant moet enkel bij 1e bezoek een online voorschot betalen)
Enkel specifieke klanten (jij bepaalt welke klanten een online voorschot betalen)