U wenst een online voorschot te vragen op diensten wanneer deze telefonisch geboekt worden?
Dat kan! U kan dit zelf makkelijk instellen door volgende stappen uit te voeren:
- Module 'voorschotten' moet in uw Optios abonnement zitten
- Mollie account koppelen
- Voorschotten instellen in de kassa
- Voorschotten voor afspraken instellen per telefoon
- Voorschotbedrag instellen per dienst
- 'Betalen'-knop toevoegen aan de e-mail bevestiging
Start het proces door een Mollie-account te koppelen aan je ID. Indien u reeds een account heeft, kan u die uiteraard gebruiken om te linken aan Optios. Indien u geen account heeft kan u deze makkelijk aanmaken.
1. Instellingen
2. Online betalingen
3. Verbind met Mollie
4. Klik op "Nog geen account? Aanmelden"
5. Maak een account aan
6. Activeer de online betalingen
Let op: Mollie heeft enkele vereisten voor uw website voor ze uitbetalingen aan u kunnen goedkeuren
- De online boekingsmodule mag niet via een Iframe ingebouwd zijn op uw website
- Een SSL-certificaat zodat de site in HTTPS staat
- De juridische mededelingen (bedrijfsinformatie en contactgegevens)
- De verkoops-/servicevoorwaarden
- Verzend- en leveringsbeleid indien van toepassing (inclusief levertijd, verzendmethode en retourbeleid)
- Prijzen van de producten/diensten die u levert.
- Een duidelijke omschrijving van de producten/diensten die je met Mollie wilt leveren.
- In bijlage vind u ook een voorbeeld document voor algemene voorwaarden die u kan gebruiken.
Voorschotten in de kassa instellingen moeten aangevinkt staan. Er zal een een knop '+voorschotten' tevoorschijn komen op je kassa. Met deze knop kan je een voorschot in het salon kunnen aanvaarden (klant betaalt in het salon een bedrag voor een volgende afspraak).
1. Instellingen
2. Kassa
3. Algemeen
4. Voorschotten aanvinken
5. Opslaan
Je moet nog even de instelling ook aanvinken dat je online voorschotten wil vragen voor afspraken per telefoon (om dit te zien moeten de voorschotten aangevinkt staan in in de kassa instellingen).
1. Instellingen
2. Agenda
3. Algemeen
4. Vink Stuur voorschot mail aan voor offline afspraken aan
5. Opslaan
Als laatste moet de betalen knop ook toegevoegd worden aan de e-mail bevestiging. Dat kan via:
Instellingen
Agenda
E-mail templates
Voeg de tag [offline_appointment_deposit] toe aan je e-mail bevestiging
Opslaan
Eens gelinkt met Mollie, zal u via kunnen bepalen hoeveel voorschot u vraagt per dienst.
1. Instellingen
2. Diensten
3. Categorie openen
4. Dienst openen
5. Gewenste voorschot ingeven
6. Opslaan
Wanneer klanten een menu boeken waar deze dienst bijzit, zal het voorschot ook gevraagd worden. Let op: het voorschot niet groter maken dan de totale som van dienst/menu!
Wat als je uitzonderlijk géén voorschot wil vragen?
U heeft alles juist ingesteld? Super! Maar dat betekent niet dat steeds elke klant een voorschot hoeft te betalen. In sommige gevallen vind u het misschien niet nodig, of de klant heeft geen e-mailadres... en dan bepaalt u zelf of de klant een voorschot moet betalen (voor een telefonische afspraak).
Je zal in de afspraak een knop zien staan 'Send deposit mail'. Je kan deze uitvinken alvorens je de afspraak opslaat. De klant zal géén e-mail ontvangen waarin een voorschot gevraagd wordt.
Indien de betaling niet op tijd door uw klant wordt uitgevoerd
Ga naar 'Agenda-instellingen' in het instellingen-paneel (basic)
Ga naar 'Algemeen'
Vink de optie 'Voorschotten voor telefonische afspraken, vraag naar de betaling via e-mail' aan + opslaan
Vink de optie 'De afspraak automatisch annuleren indien het offline voorschot niet betaald is' aan + opslaan
Kies de tijdspanne voor automatisch annuleren (in uren).
Wanneer je een afspraak gaat inboeken op de agenda krijgt de klant (na ongeveer 15min) een email (afspraakbevestiging) met de vraag om een voorschot te betalen.
Zodra de afspraak is aangemaakt, zal de termijn voor betalen beginnen lopen. Heb jij bijvoorbeeld 1 uur ingesteld, dan heeft jouw klant welgeteld één uur de tijd na het inplannen.
Nadien wordt de afspraak dus automatisch verwijderd uit de agenda.
OPGELET !
Indien de klant in de bevestigingsemail klikt op de betaallink, wordt deze meteen doorverbonden naar Mollie. Bijgevolg zal de termijn afhangen op dat moment toch afhangen van Mollie zelf (net zoals bij de online voorschotten).
Zolang de link niet wordt geopend, is de termijn zoals ingesteld.
Voorschotten raadplegen
Als salon kan je de betaalde en niet betaalde voorschotten raadplegen via het notificatiecentrum en ook via het voorschot overzicht (via Kassa - Voorschotten)
Groen vinkje = betaald. Dit voorschot komt automatisch op het volgende kassaticket van de klant
Oranje vinkje = niet betaald, deze afspraak zal ook automatisch verwijderd worden uit de agenda
Voorlopig krijg je hier als salon nog geen e-mail voor.
Voorschotten voor iedereen, of enkele...?
Je kan ook een online voorschot instellen voor:
Enkel nieuwe klanten (klant moet enkel bij 1e bezoek een online voorschot betalen)
Enkel specifieke klanten (jij bepaalt welke klanten een online voorschot betalen)
Ook deze artikels zijn interessant:
Opgelet!
❗De afspraak, de klantenfiche en de dienst(en) waarvoor u een voorschot aanvraagt, moeten volledig in orde zijn wanneer u de afspraak voor de 1e keer opslaat.
Elke latere wijziging van de gegevens, dienst of afspraak is niet van toepassing om het voorschot correct aan te vragen
❗ Bij online voorschotten voor afspraken die jullie zelf inboeken op de agenda kan de timer pas beginnen lopen vanaf het moment dat jouw klant op de betaallink in de bevestigingsmail klikt.
De klant betaalt aan Mollie, Mollie betaalt aan u volgens de uitbetalingsinstellingen die u ingeeft in uw Mollie account (bv 1x per week of 1x per maand)
Om de module "online voorschotten" te gebruiken hoort deze in uw abonnement te zitten, dit is geen standaard optie. Neem gerust contact op als u de module wil activeren in uw account.