Als er online een afspraak gemaakt wordt, dan wordt er voor online afspraken steeds een bevestiging gestuurd. Voor telefonische/manuele afspraken is dit optioneel.
Je kan hiervoor kiezen om gewoon onze standaardmail te laten versturen, maar je kan ook zelf de tekst bepalen van deze e-mail.
‼️ Indien je géén tekst invult bij in het e-mailsjabloon (template), wordt er automatisch een standaard bevestigingsmail vanuit ons systeem gestuurd met een standaard tekst (zie verder onderaan).
Ga in jouw Optios account naar de instellingen.
Selecteer de agenda-instellingen
Ga naar de 'Advanced' agenda instellingen.
Kies 'Email templates'.
Voeg bovenaan eventueel een afbeelding toe voor de bevestigingsmail
Pas de tekst aan, gebruik de juiste tags!
Tags zijn basiselementen die je kan aanklikken om toe te voegen aan je tekst, zoals bijvoorbeeld de template [firstname] (= voornaam). Gebruik je deze template dus in de tekst, dan zal de e-mail automatisch de voornaam van de klant bevatten.
Klik onderaan op 'Opslaan'.
Het systeem herkent nu dat hier een bericht is opgesteld en zal deze als standaard bevestiging sturen. U kan dit steeds aanpassen of zelf terug naar de niet aangepaste bevestiging door de tekst te wijzigen of verwijderen.
OPGELET ‼️
Het is noodzakelijk dat de volgende tags gebruikt worden in de tekst van het e-mailsjabloon:
[firstname] = voornaam klant
[date] = datum, dag en uur van de afspraak
[appointment] = diensten die de klant geboekt heeft
[manage_appointments_button] = een knop zodat klant toekomstige afspraken kan zien, wijzigen of annuleren.
[appointment_deposit_payment_link] = URL voor een voorschot te betalen
(indien u voorschotten vraagt, uiteraard).
Niet-noodzakelijke tags:
[salutation] = groet om hallo te zeggen
[lastname] = familienaam
[calendar_link] = knop waarmee klant hun afspraak in eigen agenda kan zetten
[closing] = een groet om af te sluiten
[send_reply_button] = knop waarmee klant antwoord kan sturen per mail naar salon
VOORBEELD TEKST BEVESTIGING
Beste [firstname],
Via deze weg bevestigen we graag uw afspraak op [date] met de volgende behandeling(en):
[appointment]
[appointment_deposit_payment_link]
We vertrouwen erop u hiermee naar behoren te hebben geïnformeerd en kijken alvast uit naar uw komst. Mocht u in de tussentijd toch vragen hebben, dan vernemen we dat uiteraard graag.
Tot snel!
[closing]
U kunt uw afspraak 24/7 eenvoudig zelf verplaatsen via onze online boeking.
[calendar_link] [manage_appointments_button] [send_reply_button]
GOOD TO KNOW!
VOORSCHOTTEN VRAGEN
[appointment_deposit_payment_link]
= bestaat uit 2 zinnen tekst + knop:
"Voor deze afspraak wordt er een voorschot van €... verwacht.
Betaal a.u.b. door op onderstaande link te klikken".
'Online betalen'
👉 In het geval van een telefonische/manuele afspraak kan je ervoor kiezen om een voorschot te vragen. Indien het salon ervoor kiest, dan zal de klant de 'tag' in de bevestigingsmail zien staan. Deze kan dan via de knop betalen.
"Verstuur voorschot e-mail" UITvinken = verstuur de bevestigingsmail
"Verstuur voorschot e-mail" AANvinken = verstuur de bevestigingsmail + betalingslink.
👉 In het geval van een online afspraak zal de klant éérst moeten betalen vooraleer die kan boeken. Er zal dan in de bevestigingsemail NIET opnieuw gevraagd worden naar een voorschot, de tag zal niet eens zichtbaar zijn.
Standaard Optios emailbevestiging
(Indien u de tekst niet invult in de template)
