Wat is een abonnement?
Een abonnement voor een schoonheidsbehandeling is een overeenkomst waarbij je een vast bedrag betaalt voor een bepaalde periode (bijvoorbeeld per maand, kwartaal of jaar) in ruil voor regelmatige schoonheidsbehandelingen. Dit kan bijvoorbeeld gaan om gezichtsbehandelingen, massages, manicure, pedicure of andere schoonheidsdiensten.
Met een abonnement krijg je vaak korting of extra voordelen in vergelijking met het los betalen van elke behandeling afzonderlijk. Het kan een handige optie zijn voor mensen die regelmatig behandelingen willen ondergaan en het gemak van een vaste prijs per maand of periode waarderen.
Kortom, een abonnement voor schoonheidsbehandelingen biedt een kostenefficiënte manier om frequent gebruik te maken van de diensten van een schoonheidsspecialist.
Abonnementen kunnen binnenin de software op 2 manieren gebruikt worden:
1. Abonnementen met vast aantal beurten die je verkoopt op de kassa
2. Abonnement met maandelijkse betaling via domiciliëring / automatisch incasso
OPTIE 1: Abonnementen die je verkoopt in jouw salon
❗Let op: maak geen abonnementen aan met een dienst/menu die een online voorschot vraagt bij het (online) boeken❗
Indien nodig maak je een dienst aan die je enkel voor het abonnement gebruikt zonder voorschot.
Video stappenplan abonnementen :
Stappen om een abonnement in te stellen:
STAP 1: Ga naar instellingen
STAP 2: Kies 'Klanten'
STAP 3: Klik op 'Abonnementen'
STAP 4: Klik op aanmaken om een nieuw abonnement aan te maken
STAP 5: Duid aan of dit voor een dienst of menu is
Kies de precieze dienst/menu die aan dit abonnement gekoppeld moet worden
STAP 6: Stel het aantal beurten in en aan welke prijs je het abonnement verkoopt.
STAP 7: Wil je graag een abonnement wijzigen of verwijderen, dan klik je achter het
abonnement op het vierkantje met het potloodje of op het kruisje.
Hoe verkoop ik het abonnement aan een klant?
1. Open een rekening op de naam van de klant.
2. Klik op ➕ abonnement (onder de afrekening)
3. Het systeem vraagt ook of je het abonnement reeds wil gebruiken voor dit bezoek.
4. Reken het abonnement af met het correcte betaalmiddel
5. In de klantenfiche van de klant vindt u het abonnement nu terug onder de tab 'Abonnementen'
Wanneer een klant een abonnement gekocht heeft en ook meteen wenst gebruik te maken van een beurt : kies voor 'ja'.
Wenst de klant enkel het abonnement te kopen klik op 'nee'.
Hoe zet ik een abonnementsbeurt in een rekening van een klant?
• Wanneer de klant de exacte dienst/menu boekt die aan het abonnement is gekoppeld, zal Optios dit herkennen (ook via de online boeking) en automatisch vragen of je een beurt wil gebruiken wanneer u de afrekening opent. = Optios weet dus welke klant een lopend abonnement zal hebben.
Hiervoor wordt dan ook €0,00 aangerekend.
• Je kan ook handmatig een beurt toevoegen via 🔁 "Abonnement" rechts bovenaan de afrekening.
❗Als het abonnement werd opgezet met een dienst, moet uw klant de dienst inboeken, als het werd opgezet met een menu, moet uw klant het menu boeken❗
Wil je nakijken hoeveel beurten een klant al gebruikt heeft van zijn abonnement?
Navigeer naar de klantenmodule.
Klik op klant die een lopend abonnement heeft.
Kies voor abonnementen
5. Via 'toevoegen' kan je ook handmatig een beurt toevoegen.
OPTIE 2. Maandelijks abonnement met automatisch incasso (domiciliëring)
➡️ Indien je een wederkerend voorschot wil vragen via een maandelijkse domiciliering moet starten door een Mollie-account te koppelen aan je Optios ID. Ontdek hier hoe je alvast Mollie kan koppelen.
➡️ Eens je Mollie account gekoppeld is aan je Optios account moet je de online voorschotten en herhalende betalingen activeren:
1. Ga naar instellingen
2. Klik op 'Online betalingen' in het instellingen-paneel
3. Selecteer de optie 'Online betalingen actief'
4. Selecteer de optie 'Herhalende betalingen inschakelen'
5. Klik onderaan op "opslaan".
➡️ In je Mollie-account moet bij de betaalmethodes het SEPA betaalmiddel geactiveerd worden (= is een mandaat en zal dus maandelijks automatisch gebeuren).
➡️ Vanaf dit geactiveerd is zie je in de klantenfiches bij abonnementen een optie om een terugkerende betaling aan te vragen.
➡️ Eerste keer moet jouw klant het mandaat autoriseren via Mollie. Dit kan via:
- het versturen van een e-mail met een betaallink
- of via het scannen van een QR code die je naar de betaallink doorstuurt
Jouw klant ontvangt deze e-mail en zal via de link "online betalen" doorgestuurd worden naar het Mollie betaalplatform (net zoals de standaard online voorschotten):
Of de klant scant de QR-code en zal zo doorgestuurd worden naar het Mollie betaalplatform.
‼️ OPGELET ‼️
Het scannen van deze QR code moet gebeuren met de standaard QR-code scanner (CAMERA) op de telefoon van jouw klant. Ze mogen hiervoor géén gebruik maken van een bank-app om te scannen, dit zal niet werken.
De QR-code stuurt jouw klant door naar het Mollie betaalplatform, dus dit zal niet werken wanneer ze proberen scannen met hun Payconiq app bijvoorbeeld.
Je kan de status hiervan opvolgen in de klantenfiche.
❗Indien er een email werd gestuurd met de vraag om te betalen en jouw klant reageert hier nie op, zal er automatisch een 2e email herinnering voor te betalen worden uitgestuurd.
‼️ OPGELET ‼️
Van zodra er een QR-code gegenereerd wordt, blijft deze QR-code 30 min actief. Helaas kan je een QR-code maar 1 x opvragen.
Dit betekent, indien je ervoor kiest om een QR-code te laten scannen en dit mislukt door bepaalde omstandigheden (klant scant verkeerd, je klikt het venster dicht...); dan zal je 30 minuten moeten wachten eer je opnieuw een QR-code kan laten scannen. Je kan dezelfde niet gewoon terug opvragen.
Je zal een pop-up zien met "Deze klant heeft al een abonnement in behandeling".
❗BELANGRIJK OM WETEN ❗
In tegenstelling tot normale abonnementen, hangt dit niet aan een specifiek menu en/of dienst vast. Je kan dus geen 'automatisch' voorschot hangen aan de abonnementen die je kan instellen in de software.
Jouw klant betaalt dus maandelijks een bedrag die in het salon kan gespendeerd worden. Op de kassa geeft je dan 100% korting op een dienst/menu/totaal (naar keuze) tot het bedrag opgebruikt is. Het salon moet (voorlopig) zelf traceren hoeveel er voor die maand opgebruikt werd. Dat kan via de kassahistoriek in de klantenfiche.
We adviseren om zeker een opmerking te zetten voor deze klanten die zichtbaar is op de agenda en/of kassa om medewerkers op de hoogte te stellen.
https://help.optios.net/nl/articles/3985054-hoe-kan-ik-een-opmerking-of-kleurformule-van-de-klant-fiche-raadplegen-vanuit-de-kassa
(De reden dat dit niet automatisch op de kassa komt te staan als voorschot is omdat de klant misschien een maand niet komt, of het bedrag niet opgebruikt, dan zou het salon moeten instaan voor de transactie om terug te storten en de kost hiervan dragen. Als dat niet gebeurd zou het bedrag accumuleren met de volgende betaling)