Les « trous » dans votre agenda sont quelque chose à éviter autant que possible.
Découvrez ici tous les astuces et conseils pour réduire ces créneaux libres, il y en a vraiment beaucoup ! 💥
Confirmation et rappel par e-mail
Vous pouvez déjà réduire les absences, annulations, changements de rendez-vous et erreurs en confirmant et en rappelant le rendez-vous à vos clients par e-mail.
Veillez à programmer l’envoi du rappel à un moment raisonnable !
Si le client souhaite annuler, il reste suffisamment de temps pour réattribuer le créneau dans votre agenda.
Ces articles vont vous aider à démarrer:
Confirmation et rappel par SMS
Avez-vous des clients qui ne consultent pas leurs e-mails ? Ou des clients sans adresse e-mail ?
Dans ce cas, vous pouvez bien sûr envoyer un rappel par SMS.
La probabilité que le client ne voie pas le rappel est alors beaucoup plus faible.
Il existe même un paramètre qui permet d’envoyer automatiquement un SMS de rappel si le client ne lit pas l’e-mail à temps !
Utiliser un e-mail « No-show »
Un no-show se produit lorsqu’un client ne se présente pas à son rendez-vous sans prévenir le salon ou sans annuler le rendez-vous.
En plus d’un e-mail de confirmation et d’un rappel, vous pouvez également configurer un e-mail no-show !
Attention : les e-mails de confirmation et de rappel sont envoyés automatiquement depuis notre système (avec un texte standard que vous pouvez éventuellement modifier).
L’e-mail no-show est optionnel et vous ne pouvez l’utiliser que si vous l’avez d’abord créé vous-même.
Cet article vous aidera à démarrer:
Enregistrer les no-shows
Assurez-vous de toujours enregistrer vos clients no-show.
Ainsi, Optios vous informe lorsqu’un rendez-vous est pris par un client qui n’était pas venu la dernière fois.
De cette manière, vous pouvez facilement contacter ce client pour confirmer la réservation ou supprimer le rendez-vous de votre agenda.
Cet article vous aidera à démarrer:
Soyez personnel !
Plus votre communication est personnelle, plus vos clients feront l’effort de venir à leur rendez-vous ou d’annuler à temps s’ils ne peuvent finalement pas venir.
Il est souvent plus difficile de décevoir une personne qu’une entreprise impersonnelle.
Les messages de confirmation de rendez-vous sont les plus efficaces lorsqu’ils sont courts et précis et ne contiennent que les informations les plus importantes.
Essayez toutefois de rappeler brièvement au client que vous réservez spécialement du temps pour lui et qu’en cas d’annulation à temps, vous pouvez rendre un autre client heureux avec une place dans votre salon.
Cet article vous aidera à démarrer:
Demander un acompte
Pour réduire les no-shows, vous pouvez demander un acompte lorsque les clients prennent un rendez-vous en ligne ou par téléphone.
Cela diminue la probabilité que le client ne se présente pas, puisqu’une partie du soin a déjà été payée.
Il existe plusieurs possibilités pour demander un acompte.
Cet article contient tout ce qu’il faut pour vous aider à démarrer:
Il s’agit d’un article général qui contient les sous-articles suivants:
Comment puis-je demander un acompte dans le salon ?
(le client paie un montant dans le salon pour un prochain rendez-vous)Comment puis-je demander un acompte lors de la prise d’un rendez-vous en ligne ?
(le client paie un montant en ligne lors de la réservation)Comment puis-je demander un acompte lors de la prise d’un rendez-vous par téléphone ?
(le client reçoit un e-mail pour payer un acompte après la prise du rendez-vous par téléphone)Comment puis-je demander un acompte uniquement aux nouveaux clients pour un rendez-vous en ligne ?
(le client ne paie un acompte en ligne que lors de sa première visite)Comment puis-je demander un acompte pour un rendez-vous en ligne à des clients spécifiques ?
(vous déterminez quels clients doivent payer un acompte en ligne)
Proposer des abonnements (« forfaits prépayés »)
Si vous remarquez qu’un client manque régulièrement ses rendez-vous et que vous pensez que cela risque de se reproduire à l’avenir, vous pouvez, au lieu de demander un acompte pour chaque rendez-vous, proposer des forfaits prépayés ou des abonnements.
Ces forfaits peuvent inclure plusieurs visites, qui doivent être payées en une seule fois à l’avance.
Vous êtes ainsi certain de recevoir le paiement pour toute la série de rendez-vous, et il appartient au client de s’assurer d’arriver à temps.
Cet article vous aidera à démarrer:
Politique d’annulation / conditions d’annulation à l’avance
Utilisez des conditions générales pour éviter les no-shows.
Vous pouvez désormais définir vous-même vos conditions d’annulation : les clients devront accepter ces conditions dans la réservation en ligne avant de pouvoir réserver.
Assurez-vous d’avoir une politique d’annulation claire.
Les clients seront moins enclins à annuler s’il y a des frais associés.
Cet article vous aidera à démarrer:
Configurer intelligemment les annulations / déplacements
Les clients peuvent annuler ou déplacer eux-mêmes leurs rendez-vous, et vous décidez combien de jours à l’avance ils peuvent le faire.
Vous pouvez également expliquer comment cela fonctionne dans l’e-mail de confirmation et dans l’e-mail de rappel.
Essayez aussi de sensibiliser le client au fait qu’en annulant à temps, il peut faire plaisir à quelqu’un d’autre avec une place dans votre salon, et que vous réservez toujours du temps spécialement pour lui.
Ces articles vous aideront à démarrer:
Proposer des last minutes
Une place s’est libérée dans votre agenda suite à une annulation ou un déplacement?
Vous pouvez alors proposer rapidement ce créneau comme last minute.
Utilisez-vous les réseaux sociaux comme Facebook ou Instagram ?
Vous pouvez y publier un message indiquant qu’une place vient de se libérer à la dernière minute.
Cette fonctionnalité fonctionne particulièrement bien si vous êtes actif sur les réseaux sociaux.
Ces articles vous aideront à démarrer:
Configurer intelligemment la répartition de l’agenda
Vous pouvez optimiser à la fois la répartition de votre agenda et celle des créneaux en ligne, afin de minimiser les « trous » dans votre planning.
Il existe plusieurs types de réservations consécutives que vous pouvez configurer, pour l’agenda comme pour la réservation en ligne !
Cela permet de réduire au minimum, voire d’éliminer complètement, les créneaux vides.
Ces articles vous aideront à démarrer:
Afficher le nombre de créneaux libres
Si les clients qui réservent en ligne ne voient que quelques créneaux disponibles au lieu d’une vue complète de tous les créneaux libres, vous pouvez modifier cette configuration pour que plus de créneaux (ou tous) soient visibles.
Ces articles vous aideront à démarrer:
Un bon site web
La meilleure façon de réduire les no-shows et d’augmenter le nombre de réservations en ligne est de créer un bon site web.
Pour augmenter le taux de remplissage, il faut dès le départ offrir une expérience client attrayante et fluide.
Le point le plus important de votre site doit être la page de réservation, avec un bouton « Réservez maintenant », de préférence bien en évidence au centre de la page d’accueil. Les clients qui doivent chercher trop longtemps abandonnent souvent.
Pensez également à d’autres facteurs importants : coordonnées claires, références, offres, témoignages de clients, etc.
Essayez ces articles:
Réservation en ligne claire
Il peut être utile de fournir des informations à votre client lors de la prise de rendez-vous en ligne.
Une confusion peut faire en sorte que le client réalise trop tard qu’il a réservé les mauvais services, ce qui peut le décourager de se présenter.
Vos soins ou votre système de réservation nécessitent-ils quelques explications ?
Alors, rédigez une description pour vos services et/ou menus !
Présentez également tout de manière attractive: rien n’est plus professionnel qu’un site web et une réservation en ligne soignés, avec des photos claires et attrayantes.
Ces articles vous aideront à démarrer:
Avis des clients
L’opinion des clients existants vaut souvent plus que les promesses du salon lui-même.
Les avis sont donc très importants, alors essayez de vous assurer que vos clients laissent un commentaire.
Vous pouvez gérer entièrement les retours publics (ou cachés) dans Optios et les partager facilement sur vos réseaux sociaux.
Ces articles vous aideront à démarrer:
Améliorez également votre service avec des avis honnêtes !
Créez vous-même un sondage ou questionnaire pour votre clientèle !
Les enquêtes génèrent non seulement des retours personnalisés, mais vous pouvez également les utiliser dans Optios pour améliorer votre service.
Cet article vous aidera à démarrer:
Réseaux sociaux
Pour augmenter le taux de remplissage, vous pouvez bien sûr utiliser les réseaux sociaux !
Cela ne prend pas forcément beaucoup de temps, même si vous voulez le faire correctement.
Veillez simplement à varier vos publications. Poster toujours la même chose peut souvent pousser vos clients à vous désabonner !
Règle du 20/80
Dans le monde des réseaux sociaux, on parle parfois de la règle 20/80.
Cela signifie que 20 % de vos publications servent à « vendre » votre produit ou service (partage de last-minutes, publicité pour des produits, etc.).
Les 80 % restants doivent être des publications tendances et intéressantes pour vos abonnés.
Par exemple : conseils, coulisses, questions, ou des publications susceptibles d’engager vos abonnés et d’être partagées.
Attirer de nouveaux clients
Si vous voulez attirer de nouveaux clients via les réseaux sociaux, utilisez votre clientèle existante.
Demandez à vos clients actuels de faire un « check-in » dans votre salon sur Facebook.
Ainsi, de plus en plus de personnes verront le nom de votre salon.
Demandez aussi à vos clients fidèles de laisser un avis sur votre page.
Cela permet à vos abonnés d’avoir une bonne idée de votre travail et de votre salon.
Ces avis sont également parfaits à partager comme publication sur votre page !
Impliquer les réseaux sociaux dans vos actions
Vous organisez régulièrement des actions dans le salon ? Par exemple une promotion entre amies ou une offre estivale.
Bien sûr, il est utile de partager ces actions sur les réseaux sociaux, mais vous pouvez aussi le faire autrement.
Demandez à vos clients de partager les photos de leurs ongles sur leur propre Facebook en taguant votre salon.
À la fin de l’année, vous pouvez tirer au sort un soin gratuit parmi les participants fidèles.
Quelle belle idée ! Vos clients seront ravis de partager leurs photos.
Google My Business / Google Mon Entreprise
Mentionnez votre salon sur Google grâce à un profil d’entreprise gratuit : Google Mon Entreprise.
Google Mon Entreprise est un outil gratuit de Google qui vous permet de gérer l’affichage des informations de votre entreprise.
Avec Google Mon Entreprise, vous vous assurez que votre salon est visible lorsque les gens vous recherchent sur Google Search et Google Maps 👍
Cet article vous aidera à mettre votre salon sur Google Maps:
Apple Maps / Cartes Apple
Apple Maps, également appelé Cartes Apple, est l’équivalent de Google Maps.
Apple Maps offre presque les mêmes fonctionnalités que Google.
Et comme votre entreprise est probablement déjà référencée sur Google, vous souhaitez naturellement qu’elle le soit également sur Apple Maps.
En effet, parmi votre clientèle, il y a sûrement des utilisateurs d’iPhone qui utilisent Apple Maps.
Cet article vous aidera à référencer votre salon sur Apple Maps:
À ne pas faire en cas de no-show ❗
Comment ne surtout pas réagir face à un no-show ?
Exprimer votre frustration sur les réseaux sociaux.
Cela est tout simplement non professionnel et peut paraître menaçant pour les clients qui, eux, respectent habituellement leurs rendez-vous.Appeler plusieurs fois un client qui ne répond pas.
Il est clair qu’il/elle n’est pas joignable ou ne souhaite pas répondre pour le moment. Recontactez ce client plus tard et économisez votre énergie sur le moment.Recevoir un client arrivé avec plus de 30 minutes de retard.
Bien que vous souhaitiez préserver votre chiffre d’affaires, cela perturbe votre planning, pénalise les clients ponctuels et encourage un comportement moins rigoureux. Il est important de fixer des règles claires.Supprimer le client de votre base de données.
Il peut arriver qu’un imprévu survienne. Tant que le client paie les frais prévus, vous pouvez envisager de le revoir, surtout si cela reste exceptionnel.Mettre tous les clients dans le même panier.
Un client fidèle depuis des années, avec une bonne raison exceptionnelle, mérite parfois un peu de compréhension. Essayez de vous mettre à sa place.Vous laisser décourager…
Même si les no-shows sont frustrants, ne les laissez pas gâcher votre journée ni impacter votre humeur.