Comment créer un formulaire? | Optios Helpcenter

Créez vous-même un formulaire, une enquête ou un formulaire d’anamnèse pour vos clients. Ces formulaires peuvent vous aider à collecter des informations personnalisées, à effectuer des analyses ou à gérer l’accueil client grâce à un formulaire d’intake envoyé automatiquement par e-mail.

Activer le module Formulaires

Pour créer un formulaire, vous devez d’abord activer le module Formulaires.

Ce module est inclus gratuitement si vous disposez du Business package (ou supérieur).
Si le module n’est pas encore activé dans votre compte, contactez notre support via le chat ou par e-mail à help@optios.net.

Étapes pour créer un formulaire

Accédez à la section "Clients"
Cliquez sur Formulaires
Cliquez sur Ajouter un formulaire
Complétez :
- Le nom du formulaire
- Une description
- Le objet du mail envoyé au client
Cliquez sur Créer

Choisissez la langue du formulaire

Optios vous permet de créer des formulaires dans plusieurs langues.

Si vous avez une clientèle multilingue (par exemple français et néerlandais), vous devez créer un formulaire distinct pour chaque langue.
Le système enverra automatiquement la version correspondant à la langue définie dans la fiche client.

Ajouter des questions à votre formulaire

Cliquez sur le formulaire que vous venez de créer
Cliquez sur Modifier
Cliquez en bas sur Ajouter une question
Remplacez le champ par défaut "New Question 1" par votre propre question
Choisissez le type de réponse souhaité :
- Paragraphe (réponse longue)
- Réponse courte
- Choix unique
- Choix multiple
- Condition (acceptation d'une condition)
- Signature (signature numérique du client)

Exemples de questions :

« Comment avez-vous connu notre salon ? »
« Avez-vous déjà utilisé un produit de la marque X ? »
« À quelle fréquence achetez-vous des produits X ? »
« Quels produits de la marque X utilisez-vous ? (ex. shampooing, après-shampooing, masque...) »

💡 Vous pouvez aussi ajouter une demande de signature électronique en tant que question, que vous retrouverez dans la fiche client sous l’onglet Formulaires.

Comment envoyer un formulaire à vos clients ?

Le client reçoit une invitation par e-mail pour remplir le formulaire. Cette invitation est automatiquement envoyée à tous les clients disposant :

d'une adresse e-mail valide
et de l’autorisation d’envoi d’e-mails (paramétrée dans la fiche client)

Vous avez plusieurs options d’envoi automatique :

1. Après la prise de rendez-vous

Pour toute réservation
Ou uniquement pour certaines prestations spécifiques ou catégories de services

2. Avant le rendez-vous

Choisissez combien de jours avant le rendez-vous le formulaire doit être envoyé (ex. 1 jour avant)

Envoi manuel depuis une fiche client

Ouvrez la fiche client
Cliquez sur l’onglet Formulaires
Cliquez sur Ajouter un formulaire
Sélectionnez le formulaire souhaité
Choisissez votre méthode d’envoi :
- Nouvel onglet : copiez l’URL et envoyez-la via e-mail, SMS ou tout autre canal
- QR-code : générez un code que le client peut scanner au salon pour accéder au formulaire

Fréquence d’envoi des formulaires

Vous pouvez configurer la fréquence d’envoi selon vos besoins :

Après chaque rendez-vous
Une seule fois
Jusqu’à ce que le client ait complété le formulaire

L’option « Jusqu’à soumission » signifie que le formulaire sera envoyé plusieurs fois (si nécessaire), jusqu’à ce que le client le remplisse. Une fois soumis, il ne sera plus envoyé.

Où retrouver les formulaires complétés ?

Une fois le formulaire rempli, il est automatiquement enregistré dans la fiche client, sous l’onglet Formulaires.