Wanneer een klant online een afspraak boekt met een geldige beurtenkaart, wordt automatisch één beurt van die kaart tijdelijk in afwachting geplaatst. Die beurt dient als garantie voor de afspraak, vergelijkbaar met een voorschot bij een gewone online boeking.
Wat gebeurt er bij een no-show?
Komt de klant niet opdagen, dan kan je de afspraak eenvoudig als no-show aanduiden. Vanaf dat moment beslis jij wat er met de gereserveerde beurt gebeurt:
je kan de beurt innen
of je kan de beurt opnieuw vrijgeven
Het werkt op dezelfde manier als bij afspraken met een voorschot:
Het is bovendien perfect mogelijk om combinaties te maken binnen één afspraak. Een afspraak kan meerdere diensten of menu’s bevatten die elk gekoppeld zijn aan een andere beurtenkaart. In dat geval wordt voor elke gekoppelde beurtenkaart afzonderlijk een beurt in afwachting geplaatst.
Daarnaast kunnen dezelfde afspraken ook extra diensten bevatten waarvoor nog een klassiek voorschot geldt. Zo kan je flexibel blijven werken met een combinatie van beurtenkaarten én voorschotten binnen één en dezelfde afspraak.
Opgelet, wanneer je een voorschot terugstort aan de klant kan je de no-show niet meer echt ongedaan maken, in geval het enkel een beurt betreft van een beurtenkaart, kan je dit wel makkelijk ongedaan maken.
Wanneer kies je ervoor om een beurt aan te innen?
Wil je de gereserveerde tijd aanrekenen omdat de klant niet kwam opdagen? Dan kan je de beurt innen. De beurt wordt dan definitief op de beurtenkaart gebruikt.
Zo kan je:
no-shows beperken
verlies van omzet vermijden
duidelijke afspraken met klanten hanteren
Omdat de beurt al vooraf gereserveerd was, hoef je geen extra betalingen of voorschotten meer op te volgen.
Wanneer geef je een beurt opnieuw vrij?
Soms wil je flexibel omgaan met een situatie. In dat geval kan je ervoor kiezen om de beurt opnieuw vrij te geven. De beurt wordt dan terug beschikbaar op de beurtenkaart van de klant, alsof de afspraak nooit heeft plaatsgevonden.
Dat kan bijvoorbeeld wanneer:
de klant tijdig verwittigde
er sprake was van overmacht
je een uitzondering wil maken voor een trouwe klant
Waarom is dit eenvoudiger dan werken met voorschotten?
Bij klassieke voorschotten moet een klant vaak bij elke afspraak opnieuw een betaling uitvoeren. Jij moet die voorschotten daarna ook opvolgen en verwerken.
Met een beurtenkaart gebeurt dat veel eenvoudiger:
de klant betaalt één keer voor meerdere behandelingen
afspraken kunnen sneller online geboekt worden
een beurt dient automatisch als garantie voor de afspraak
je hoeft minder losse voorschotten te beheren
Zo combineer je de zekerheid van een voorschot met een veel eenvoudigere en klantvriendelijkere flow.
Bovendien vermijd je ook praktische administratie rond terugbetalingen. Bij klassieke voorschotten verlopen terugbetalingen via Mollie. Een terugbetaling zelf kan wel automatisch vanuit Optios gebeuren, maar zodra een reeds uitgevoerde terugbetaling opnieuw ongedaan gemaakt moet worden, moet dit manueel geregeld worden. Dat zorgt voor extra opvolging, administratie in de boekhouding en mogelijke verwarring.
Gerelateerde artikels
Beurtenkaarten verkopen
Beurtenkaarten: aanmaken en beheren
Beurtenkaarten: beurten gebruiken
Wat gebeurt er bij een no-show met een beurtenkaart
Hoe kan ik oude (reeds opgebruikte) beurten van een beurtenkaart in Optios overzetten?
Klantenportaal: online afspraken, cadeaubonnen en beurtenkaarten
Hoe personaliseer je het klantenportaal?
Klantenportaal met meerdere vestigingen
Hoe kunnen klanten hun profiel beheren in het klantenportaal?
Beurtenkaarten voor volledig nieuwe klanten (online flow)
Een abonnement-workaround gebruikt? Schakel deze correct uit om beurtenkaarten te gebruiken!
Waar zijn mijn abonnementen gebleven?
Vragen?
Ons supportteam helpt je graag:
📞 09/298.15.64
💬 Via de chat (rechts onderaan je scherm) of via help@optios.net