Met beurtenkaarten (rittenkaarten) kunnen klanten meerdere behandelingen vooraf aankopen voor een specifieke dienst of menu. Dit biedt klanten een voordeliger tarief per behandeling en helpt salons om klanten vaker te laten terugkomen.
⚠️
Beurtenkaarten zijn alleen beschikbaar in het Optios PRO Package!
Beurtenkaarten zijn gebonden aan een vestiging!
Beurtenkaart aanmaken
Ga naar Instellingen.
Klik op Klanteninstellingen.
Open het tabblad Beurtenkaarten.
Klik op Aanmaken.
Duid aan of de beurtenkaart voor een dienst of menu is
Kies de precieze dienst/menu die aan dit abonnement gekoppeld moet worden
Vul de verdere instellingen van de beurtenkaart in (zie verder)
Klik op Opslaan.
Let op bij het kiezen van de juiste dienst of menu ‼️
Bij het aanmaken van een beurtenkaart is het belangrijk dat je de juiste dienst of het juiste menu selecteert. Dit heeft namelijk invloed op hoe de beurtenkaart werkt bij het boeken van afspraken en bij het afrekenen aan de kassa.
Een beurtenkaart is altijd gekoppeld aan één specifiek item: een dienst of een menu. Het systeem herkent de beurtenkaart enkel wanneer exact datzelfde item in de afspraak of verkoop gebruikt wordt.
Je kan een ◾️ dienst “föhnen” hebben en daarnaast een 🔹 menu "föhnen” dat bestaat uit de voorgenoemde dienst. Hoewel de naam hetzelfde lijkt, zijn dit in de software twee verschillende items - zie foto:
Als de beurtenkaart gekoppeld is aan de dienst föhnen, maar de afspraak wordt geboekt met het menu föhnen, dan zal de beurtenkaart niet automatisch herkend of toegepast worden.
We leggen dit voorbeeld verder uit 👇
VOORBEELD: BEURTENKAART VOOR DIENST
Klant koopt beurtenkaart voor de ◾️ Dienst Föhnen (kort) ✅
Klant boekt ◾️ Dienst Föhnen (kort) ✅
Wanneer een beurtenkaart gekoppeld is aan een dienst, en jouw klant exact die dienst boekt, dan werkt alles correct.
Beurtenkaart wordt herkend
Beurt kan gebruikt worden aan de kassa
Klant koopt beurtenkaart voor de ◾️ Dienst: Föhnen (kort) ✅
Klant boekt 🔹 MENU Föhnen (kort) ❌
Of klant boekt 🔹 MENU All-in, met de◾️ Dienst Föhnen (kort) incl ❌
Wanneer een beurtenkaart gekoppeld is aan een dienst, en jouw klant een menu van die dienst boekt, dan werkt het NIET.
Beurtenkaart wordt NIET herkend
Beurt wordt niet gebruikt aan de kassa
Je boekt hier het hele menu, niet de onderliggende dienst.
BEURTENKAART VOOR MENU
Uiteraard geldt hetzelfde principe ook voor menu’s: koppel je een beurtenkaart aan een🔹 menu, dan moet ook effectief dat 🔹 menu geboekt worden — enkel een losse, onderliggende ◾️ dienst boeken volstaat niet om herkend te worden in de kassa.
Vraagt de dienst normaliter een voorschot op de online boeking?
Dan ziet je klant deze waarschuwing nog bij het kiezen van de dienst, maar na het bevestigen van hun gegevens zal deze voorwaarde wegvallen. Je klant dient dus geen voorschot te betalen bij het boeken van een abonnementsbeurt.
Verdere instellingen:
Naam: naam van de beurtenkaart zoals deze zichtbaar is in het systeem en eventueel voor klanten (online).
Aantal beurten: totaal aantal beurten dat de klant kan gebruiken.
Prijs: totale prijs van de beurtenkaart. Optios berekent automatisch het verschil met de standaardprijs en toont het kortingspercentage.
Geldigheidsduur (optioneel): Je kan een vervaldatum instellen. Lees dit artikel voor meer info omtrent de vervaldatum / geldigheidsduur van bestaande, oude beurtenkaarten (voorheen 'abonnementen')
Omschrijving: deze kan gebruikt worden in het online klantenportaal om klanten extra uitleg te geven.
Afbeelding (optioneel): zichtbaar bij online verkoop.
Kan online verkocht worden: Activeer deze optie als je de beurtenkaart ook online beschikbaar wil maken via het klantenportaal
In geval van vestigingen wordt de beurtenkaart meteen in alle vestigingen beschikbaar.
Beurtenkaart archiveren
Wanneer je een beurtenkaart niet langer wil verkopen, kan je deze archiveren.
Wanneer een beurtenkaart gearchiveerd wordt:
kan deze niet meer verkocht worden
blijven bestaande kaarten bij klanten geldig
de resterende beurten kunnen nog gebruikt worden
👉 Dit is de aanbevolen manier om een oude beurtenkaart stop te zetten.
Beurtenkaart in archief = beurtenkaart is nog bruikbaar, niet meer verkoopbaar
Beurtenkaart aanpassen
Je kan een bestaande beurtenkaart aanpassen wanneer je bijvoorbeeld:
de naam wil wijzigen
de prijs wil aanpassen
de beschrijving wil wijzigen
online verkoop wil activeren of uitschakelen
Wijzigingen gelden alleen voor toekomstige verkopen.
Beurtenkaarten die al verkocht zijn, behouden hun oorspronkelijke instellingen.
👉 een nieuwe beurtenkaart aanmaken en de oude archiveren of verwijderen is de aanbevolen manier!
Beurtenkaart online aanbieden
Wanneer je gebruik maakt van online beurtenkaarten, is het belangrijk dat je onderstaande in acht neemt!Zo vermijd je foutieve redirects of meldingen rond voorschotten tijdens het boeken.
Gebruik je enkel menu’s op de online booking?
→ Biedt dan ook enkel online menu beurtenkaarten aan.
Gebruik je enkel diensten op de online booking?
→ Biedt dan ook enkel online diensten beurtenkaarten aan.
Gebruik je een combinatie van menu’s en diensten?
(De optie “Extra diensten kunnen selecteren na het kiezen van een menu”)
→ Biedt dan ook enkel online menu beurtenkaarten aan.
→ Biedt GEEN online diensten beurtenkaarten aan. ⚠️
👉 Online verkoop van beurtenkaarten beperk je in dit geval dus tot menu’s. Maak eventueel van alle gewenste diensten een boekbaar menu met ook uitsluitend menu beurtenkaarten. Zo verloopt het online boekingsproces vanuit het portaal correct en vermijd jouw problemen met navigatie of onterechte voorschoten.
Beurtenkaart verwijderen
Een beurtenkaart kan enkel verwijderd worden wanneer er geen actieve beurtenkaarten meer aan gekoppeld zijn. Actieve beurtenkaarten zijn kaarten die nog resterende beurten bevatten en nog niet vervallen zijn (indien ze een vervaldatum hebben).
Zodra alle gekoppelde klantenkaarten opgebruikt of vervallen zijn, kan de beurtenkaart verwijderd worden.
Als de kaart verkocht werd, kan je deze archiveren in plaats van verwijderen. De resterende beurten van de gearchiveerde beurtenkaarten kunnen nog gebruikt worden, maar de kaart zelf kan niet langer verkocht aan de kassa/online.
Gerelateerde artikels
Beurtenkaarten: een overzicht
Beurtenkaarten verkopen
Beurtenkaarten: beurten gebruiken
Wat gebeurt er bij een no-show met een beurtenkaart
Hoe kan ik oude (reeds opgebruikte) beurten van een beurtenkaart in Optios overzetten?
Klantenportaal: online afspraken, cadeaubonnen en beurtenkaarten
Hoe personaliseer je het klantenportaal?
Klantenportaal met meerdere vestigingen
Hoe kunnen klanten hun profiel beheren in het klantenportaal?
Beurtenkaarten voor volledig nieuwe klanten (online flow)
Een abonnement-workaround gebruikt? Schakel deze correct uit om beurtenkaarten te gebruiken!
Waar zijn mijn abonnementen gebleven?
Vragen?
Ons supportteam helpt je graag:
📞 09/298.15.64
💬 Via de chat (rechts onderaan je scherm) of via help@optios.net