Een nieuwe klant moet eerst een afspraak maken in jouw salon om officieel klant te worden. Tijdens deze afspraak wordt er automatisch een klantenfiche aangemaakt, waardoor er ook een klantenprofiel ontstaat. Vervolgens doorloopt de klant een eenmalig verificatieproces in het portaal om de gegevens te bevestigen. Na deze stappen is de registratie volledig en kan de klant zich voortaan eenvoudig aan- en afmelden met zijn of haar e-mailadres.
1️⃣ Klant probeert online een beurtenkaart te kopen.
Gaat naar de online booking
Klikt op de tab ‘Beurtenkaarten’
Probeert een beurtenkaart aan te kopen
👉 Het portaal vraagt om in te loggen met e-mailadres
2️⃣ Geen account gevonden, omdat de klant nog niet bestaat in jouw account.
Klant krijgt de melding: “Geen account gevonden”
Met de instructie 'Maak een afspraak via online boeking om een account te creëren' 👉 De klant wordt teruggestuurd naar de online booking
3️⃣ Klant boekt een eerste afspraak
Klant boekt een afspraak via de online booking
Er wordt automatisch een klantenprofiel aangemaakt
4️⃣ Klant koopt daarna een beurtenkaart
Klant gaat opnieuw naar het portaal
Probeert opnieuw een beurtenkaart te kopen
Voert e-mailadres in ter verificatie
👉 Het portaal toont:
“Controleer je e-mail”
Klant ontvangt een mail “Bevestig uw account”
Klikt op de verificatielink in de e-mail
👉 De klant komt terug in het portaal en kan de beurtenkaart betalen en aankopen
⚠️ Belangrijk om te weten over de eerste afspraak
Als de eerste afspraak dezelfde dienst is als de beurtenkaart:
wordt deze automatisch via de beurtenkaart afgerekend in de kassa
en pas na afrekening zichtbaar als gebruikte beurt in het portaal
👉 Tot die afrekening lijkt het alsof er nog geen beurt gebruikt is.
Wat met een eventueel voorschot?
In sommige salons wordt voor een eerste afspraak een voorschot gevraagd (of voor de dienst wanneer de klant hiervoor geen beurtenkaart heeft).
Dit voorschot wordt betaald bij het boeken van de eerste afspraak
Het wordt niet automatisch verrekend met de beurtenkaart nadien
En wordt ook niet automatisch teruggestort
👉 Je hebt als salon twee opties:
Het voorschot manueel terugbetalen
Of het voorschot gebruiken voor andere diensten of producten
Goed om te weten
Zodra de klant een beurtenkaart heeft aangekocht zal er geen voorschot meer gevraagd worden op de online boeking voor de dienst(en) of menu's die onder de beurtenkaart vallen.
👉 Het voorschot geldt dus enkel voor die eerste afspraak als nieuwe klant
en fungeert als een extra zekerheid voor het salon.
Wat betekent dit concreet?
Een klant met een 10-beurtenkaart kan 10 afspraken afrekenen zonder hiervoor extra te moeten betalen.
✔ Na de eerste afrekening:
zie je 1 gebruikte beurt
en blijven er 9 beurten over
Waarom kan dit verwarrend zijn?
Nieuwe klanten die alles zelf online doen, kunnen denken dat:
ze na de eerste afspraak nog alle 10 beurten over hebben
of dat hun voorschot automatisch verwerkt wordt met de beurtenkaart
💬 Tip
Geef dit kort mee;
“Je eerste afspraak zit al in je beurtenkaart. Het voorschot dat je online betaalde wordt niet automatisch verrekend, maar we kunnen dit uiteraard terugbetalen of gebruiken voor andere behandelingen of producten.”
Gerelateerde artikels
Beurtenkaarten: een overzicht
Beurtenkaarten: aanmaken en beheren
Beurtenkaarten verkopen
Beurtenkaarten: beurten gebruiken
Hoe kan ik oude (reeds opgebruikte) beurten van een beurtenkaart in Optios overzetten?
Klantenportaal: online afspraken, cadeaubonnen en beurtenkaarten
Hoe personaliseer je het klantenportaal?
Klantenportaal met meerdere vestigingen
Een abonnement-workaround gebruikt? Schakel deze correct uit om beurtenkaarten te gebruiken!
Waar zijn mijn abonnementen gebleven?
Vragen?
Ons supportteam helpt je graag:
📞 09/298.15.64
💬 Via de chat (rechts onderaan je scherm) of via help@optios.net