Klanten hoeven zelf niets te ondernemen om een beurt van hun beurtenkaart te gebruiken wanneer ze online een afspraak boeken. Het enige wat ze moeten doen, is een afspraak maken voor de specifieke dienst of het menu dat gekoppeld is aan hun beurtenkaart.
Dit kan zowel via het salon zelf als via online booking. Zolang de klant de juiste dienst (of menu) boekt, herkent het systeem automatisch dat de klant een geldige beurtenkaart heeft, voor die specifieke dienst (of menu).
Net zoals aan de kassa controleert het systeem automatisch of de geboekte dienst overeenkomt met een dienst op de beurtenkaart. Wanneer je de afspraak vervolgens afrekent, kan de beurt eenvoudig worden toegepast en wordt deze automatisch van de kaart afgehaald.
Vraagt de dienst normaliter een voorschot op de online boeking?
Dan ziet je klant deze waarschuwing nog bij het kiezen van de dienst, maar na het bevestigen van hun gegevens zal deze voorwaarde wegvallen.
Je klant dient dus geen voorschot te betalen bij het boeken van een abonnementsbeurt.
Zo werkt het bij een afspraak
De klant boekt een afspraak voor de precieze dienst of het menu dat gekoppeld is aan de beurtenkaart.
De afspraak wordt zoals gewoonlijk ingepland in de agenda.
De beurt die aan deze afspraak hangt krijgt de status 'in afwachting'.
Vanwaar de status 'in afwachting'?
De beurt zelf wordt niet verbruikt op het moment van boeken maar wordt pas effectief verbruikt wanneer je de afspraak afrekent aan de kassa (of als je ze zou innen in geval van een no-show). Dan pas verandert de status van 'in afwachting' naar 'gebruikt', de beurt wordt dan pas afgehouden van de beurtenkaart.
Dit is belangrijk bij no-shows en annulaties. Wanneer een klant niet komt opdagen of last-minute annuleert, kan het salon zelf beslissen wat er met die beurt gebeurt.
Wil het salon de klant niet bestraffen? Dan kan de beurt opnieuw worden vrijgegeven, zodat de klant deze later opnieuw kan gebruiken.
Wil het salon de afspraak toch aanrekenen omdat de klant niet kwam opdagen? Dan kan de beurt alsnog worden geïnd.
Dankzij de status ‘in afwachting’ blijft de beurt dus tijdelijk “on hold” tot het salon beslist wat ermee gebeurt. Zo behoudt het salon volledige controle en kan het per situatie kiezen om soepel of strenger op te treden.
Zo werkt het aan de kassa
◾️ Scenario 1: Afspraak met een beurt in ‘in afwachting’ afrekenen
De klant had een afspraak geboekt, waarbij automatisch een beurt van de beurtenkaart ‘in afwachting’ werd geplaatst.
De afspraak wordt later geopend in de kassa.
De beurt komt automatisch op het kassaticket.
Het systeem controleert automatisch of de dienst/menu van de afspraak overeenkomt met de dienst/menu van de beurtenkaart.
Als alles overeenkomt, wordt de beurt met status ‘in afwachting’ gebruikt en wijzigt deze naar een afgerekende beurt.
Klant betaalt niet voor die dienst/menu waar men een beurtenkaart voor heeft (eventueel wel voor andere producten en/of behandelingen).
De beurt wordt afgetrokken van de beurtenkaart en het aantal resterende beurten in de klantenfiche wordt automatisch aangepast.
◾️ Scenario 2: klant heeft géén beurt in ‘in afwachting’
👉 Dit scenario doet zich voor wanneer de beurtenkaart pas aangekocht werd NA dat de afspraak al ingeboekt was.
De klant heeft een bestaande afspraak - zonder beurt in ‘in afwachting’.
Deze afspraak wordt geopend in de kassa.
Klant koopt een beurtenkaart die overeenkomt met de geboekte dienst/menu.
Het systeem controleert automatisch of de dienst/menu van de afspraak overeenkomt met de dienst/menu van de beurtenkaart.
Indien alles overeenkomt, vraagt de kassa of je de beurtenkaart wil toepassen.
Bij bevestiging wordt een afgerekende beurt toegevoegd.
De beurt wordt afgetrokken van de beurtenkaart en het aantal resterende beurten in de klantenfiche wordt automatisch aangepast.
Zo werkt het bij een no-show
Komt de klant niet opdagen, dan kan je de afspraak eenvoudig als no-show aanduiden. Vanaf dat moment beslis jij wat er met de gereserveerde beurt gebeurt:
je kan de beurt innen
of je kan de beurt opnieuw vrijgeven
Het werkt op dezelfde manier als bij afspraken met een voorschot:
In de klantenfiche:
Het is bovendien perfect mogelijk om combinaties te maken binnen één afspraak. Een afspraak kan meerdere diensten of menu’s bevatten die elk gekoppeld zijn aan een andere beurtenkaart. In dat geval wordt voor elke gekoppelde beurtenkaart afzonderlijk een beurt in afwachting geplaatst.
Daarnaast kunnen dezelfde afspraken ook extra diensten bevatten waarvoor nog een klassiek voorschot geldt. Zo kan je flexibel blijven werken met een combinatie van beurtenkaarten én voorschotten binnen één en dezelfde afspraak.
Opgelet, wanneer je een voorschot terugstort aan de klant kan je de no-show niet meer echt ongedaan maken, in geval het enkel een beurt betreft van een beurtenkaart, kan je dit wel makkelijk ongedaan maken.
Zo werkt het handmatig
Om gebruikte beurten te registreren zonder via de kassa te gaan:
Ga naar de klantenfiche
Open Beurtenkaarten
Klik op “toevoegen”
Elke keer dat je op toevoegen klikt, wordt er één beurt gebruikt, dit zie je ook aan de opmerking 'handmatig'.
Beurten opvolgen in de klantenfiche
In de klantenfiche zelf zie je per beurtenkaart:
hoeveel beurten nog beschikbaar zijn
hoeveel beurten al gebruikt zijn
hoeveel beurten nog gepland staan voor toekomstige afspraken (=in afwachting)
hoeveel beurten een no-show waren
€ = Beurt rechtstreeks afgerekend / verwerkt in kassa
Handmatig = Beurt werd manueel toegevoegd in de fiche
In afwachting = beurt van een afspraak in de toekomst
No show = klant is niet komen opdagen voor afspraak en beurt werd geïnd
De datum die u in het overzicht ziet, is altijd de initiële aanmaak datum van de beurt. Dit is meestal de boekingsdatum van de afspraak (niet de datum vd afspraak zelf).
Een beurt kan veranderen van status.
Een beurt "in afwachting" kan evolueren naar:
Afgerekend
No show
In deze gevallen is de datum die weergegeven wordt nog steeds de initiële aanmaakdatum van de beurt. Niet de kassa datum of de no show datum.
In het geval dat er een beurt toegevoegd geweest is in de kassa (en er was geen beurt in afwachting beschikbaar), dan is de aanmaakdatum van die beurt het moment dat je deze geregistreerd hebt op het kassa ticket
Beurten opvolgen in het klantenportaal
In het portaal zelf ziet de klant per beurtenkaart hoeveel beurten er nog beschikbaar zijn, alsook de vervaldatum (indien ingesteld).
Wanneer een klant gaat boeken op de online boeking (als ze ingelogd zijn) krijgen ze ook een icoontje te zien indien ze de juiste dienst/menu selecteren die aan een beurtenkaart gekoppeld zijn.
Gerelateerde artikels
Beurtenkaarten: een overzicht
Beurtenkaarten verkopen
Beurtenkaarten: aanmaken en beheren
Wat gebeurt er bij een no-show met een beurtenkaart
Hoe kan ik oude (reeds opgebruikte) beurten van een beurtenkaart in Optios overzetten?
Klantenportaal: online afspraken, cadeaubonnen en beurtenkaarten
Hoe personaliseer je het klantenportaal?
Klantenportaal met meerdere vestigingen
Hoe kunnen klanten hun profiel beheren in het klantenportaal?
Beurtenkaarten voor volledig nieuwe klanten (online flow)
Een abonnement-workaround gebruikt? Schakel deze correct uit om beurtenkaarten te gebruiken!
Waar zijn mijn abonnementen gebleven?
Vragen?
Ons supportteam helpt je graag:
📞 09/298.15.64
💬 Via de chat (rechts onderaan je scherm) of via help@optios.net