Na een behandeling wil je tijd om op te ruimen, te ontsmetten of de cabine klaar te zetten. In Optios kan je daar op drie manieren mee werken. Elke manier heeft voordelen én gevolgen: voor je agenda, voor wat je klant ziet bij het online boeken en voor de bevestigingsmail.
Lees daarom eerst de keuzehulp, en pas daarna de stappen.
Nieuw met diensten en menu's?
📖 Lees eerst Wat is een dienst? en Wat is een menu?
Welke optie past bij jou?
Jouw situatie | Wat je best doet |
De opruimtijd is voor alle behandelingen dezelfde | Optie 1: algemene buffertijd |
De opruimtijd verschilt per behandeling (bv. 10, 15 of 30 min) | Optie 2: aparte dienst 'Opruimtijd' per duur, toegevoegd aan alle menu's |
Je hebt enkel na sommige behandelingen opruimtijd nodig | Optie 3: dienst 'Opruimtijd' enkel toevoegen aan de menu's waar het nodig is |
Optie 1: één algemene buffertijd voor alle behandelingen
Deze optie voegt automatisch een blok toe na elke afspraak. Tijdens dat blok kan niemand online een nieuwe afspraak boeken. Jij kan er zelf in de agenda wel nog een afspraak in plaatsen.
Zo stel je het in
Ga naar Instellingen.
Kies Agenda.
Open Advanced.
Vul bij Voeg extra tijd toe na het einde van de afspraak de gewenste minuten in.
Klik onderaan op Opslaan.
⚠️ Wat je moet weten
De tijd is altijd dezelfde, ongeacht welke behandeling er geboekt wordt. Wil je per behandeling een andere tijd? Kies dan optie 2 of 3.
Je klant ziet de buffertijd niet als aparte dienst.
De tijd wordt toegevoegd aan de laatste dienst van de behandeling
Bv toegevoegde tijd = 15 minuten, laatste dienst in menu = 15 minuten
Deze toont op de agenda als 30 minutenDe buffertijd volgt de tijdsverdeling van je online agenda. Staat die op 30 minuten, dan kan je de buffertijd enkel in stappen van 30 minuten instellen. Wil je 15 minuten buffer, zet dan eerst de online tijdsverdeling op 15 minuten.
Er is geen uitzondering per behandeling mogelijk: de buffer geldt voor élke afspraak.
Gebruik je de vrije momenten zoeker met de begrenzing 'Aansluitend eindigen'? Dan werkt die begrenzing niet naar behoren zolang er automatisch tijd aan afspraken wordt toegevoegd. Zie Wat is de 'vrije momenten zoeker'?
Optie 2: de opruimtijd verschilt per behandeling
Hier werk je met menu's. Je maakt een gewone dienst 'Opruimtijd' aan en zet die in je menu na de behandeling. Zo bepaal je per menu hoe lang de opruimtijd duurt.
Zo stel je het in
Ga naar Instellingen → Diensten en kies of maak een categorie (bv. 'Opruimtijd').
Maak een nieuwe dienst aan, bv. 'Opruimtijd 15 min', met de juiste tijdsduur. Zet de prijs op € 0. Hulp nodig? Zie Hoe kan ik een nieuwe dienst aanmaken?
Heb je meerdere duren nodig? Maak voor elke duur een aparte dienst aan: 'Opruimtijd 10 min', 'Opruimtijd 15 min', 'Opruimtijd 30 min'. Zet de duur in de titel: twee diensten met exact dezelfde naam zijn niet toegestaan en je ziet anders niet meer welke welke is.
Ga naar Instellingen → Menu's en open het menu van je behandeling.
Nog geen menu? Zie Hoe kan je een menu aanmaken?
Voeg via Dienst zoeken de behandeling toe, en daarna de dienst 'Opruimtijd'. De volgorde telt: de opruimtijd moet na de behandeling komen. Sleep de diensten indien nodig in de juiste volgorde.
Klik op Opslaan en herhaal dit voor elk menu.
Controleer dat je online boeking met menu's werkt (Instellingen → Menu's → Agenda → Online boeking → 'Menu's gebruiken in online boeking') en dat het menu online boekbaar is. Zie Hoe kan ik een menu online boekbaar maken?
Zet de dienst 'Opruimtijd' op niet online boekbaar, zodat klanten hem niet los kunnen boeken. Dit is zeker nodig als klanten bij het boeken extra diensten kunnen toevoegen.
⚠️ Wat je moet weten
Je klant ziet de opruimtijd. De dienst staat zichtbaar in het boekingsproces, in de bevestigingsmail en in de herinneringen.
De duur van de afspraak wordt langer. Een behandeling van 30 minuten met 15 minuten opruimtijd is voor je klant een afspraak van 45 minuten. Ook als de klant de afspraak in zijn eigen kalender zet, ziet hij het volledige blok.
Leg het uit aan je klanten. Zeg in de omschrijving van het menu (of in je pop-upbericht of bevestigingsmail) dat een deel van de tijd opruimtijd is en dat de behandeling zelf korter duurt. Zie ook: Hoe kan ik een omschrijving toevoegen aan een menu?
Je moet het in elk menu doen. Voeg je later een nieuwe behandeling toe, vergeet dan de opruimtijd niet. Pas je de duur van de dienst 'Opruimtijd' aan, dan wordt dat wel automatisch in alle menu's aangepast waarin ze zit.
Je werkt dan met menu's, niet met losse diensten. Een dienst die je als losse dienst online boekbaar maakt, krijgt de opruimtijd niet automatisch mee.
Werk je met meerdere cabines of units? Dan kan de dienst 'Opruimtijd' in een andere cabine terechtkomen dan de behandeling zelf. Dit is een bekend aandachtspunt: laat je bij twijfel begeleiden door support. Zie ook Hoe kan ik mijn cabines of discrete ruimte instellen?
Optie 3: opruimtijd is niet nodig voor élke dienst
Dit werkt precies zoals optie 2, met één verschil: je voegt de dienst 'Opruimtijd' alleen toe aan de menu's waar je opruimtijd wil. Menu's zonder opruimtijd laat je gewoon zoals ze zijn.
Zo stel je het in
Maak één dienst 'Opruimtijd' aan (bv. 'Opruimtijd 15 min', prijs € 0, niet online boekbaar). Zie optie 2, stap 1 t.e.m. 3.
Open Instellingen → Menu's en kies enkel de menu's waar opruimtijd gewenst is.
Voeg de dienst toe na de behandeling en klik op Opslaan.
Wat je moet weten
Alle gevolgen van optie 2 gelden hier ook, maar alleen voor de menu's waar je de dienst toevoegt.
Je klanten zien dus bij sommige behandelingen een 'Opruimtijd' en bij andere niet. Dat kan verwarring geven. Geef dit duidelijk mee in de omschrijving van het menu.
Meng je optie 1 en optie 3? Dan krijg je opruimtijd twee keer: eerst de dienst in het menu en daarna nog de algemene buffer. Kies er één.
Vergelijking in één oogopslag
| Optie 1: algemene buffer | Optie 2: dienst per duur | Optie 3: dienst waar nodig |
Opruimtijd per behandeling anders | Nee | Ja | Ja |
Enkel bij sommige behandelingen | Nee | Nee | Ja |
Zichtbaar voor klant bij online boeken | Nee | Ja | Ja (bij gekozen menu's) |
Zichtbaar in bevestigingsmail | Nee | Ja | Ja (bij gekozen menu's) |
Verlengt de afspraak voor de klant | Nee | Ja | Ja (bij gekozen menu's) |
Je moet menu's aanpassen | Nee | Ja, alle menu's | Ja, enkel de gekozen menu's |
Online boeken blokkeert de opruimtijd | Ja | Ja | Ja |
Inwerktijd is niet hetzelfde als opruimtijd
Bij een dienst kan je ook een inwerktijd instellen, bv. bij een kleuring. Dat is een open moment in je agenda: een andere klant kan er online een afspraak in boeken.
Gebruik inwerktijd dus niet als opruimtijd, want dan kan er net wél iemand boeken tijdens je opruimmoment.
Tips
Heb je maar een korte opruimtijd van een paar minuten nodig en kan het niet echt kwaad dat de klant 'extra tijd' ziet? Optie 2 of 3 is de duidelijkste, zolang je het in je menubeschrijving uitlegt.
Wil je dat je klant er absoluut niets van ziet? Dan is optie 1 de enige manier, met de beperking dat de tijd voor alle afspraken geldt.
Test altijd een online boeking nadat je iets aangepast hebt, via de link bovenaan in Instellingen → Menu's.