De Voice AI 📞 gebruikt de namen, omschrijvingen en structuur van je online boeking om te begrijpen wat een klant vraagt en welke behandeling daarbij past. Hoe duidelijker deze informatie is ingesteld, hoe gemakkelijker de Voice AI de juiste dienst kan herkennen en boeken.

Dit artikel overloopt stap voor stap hoe je jouw online boeking optimaal configureert. Dezelfde tips gelden trouwens ook voor de Chat AI, aangezien beide op dezelfde technologie draaien.

Hoe duidelijker en vollediger je diensten, menu's en omschrijvingen zijn ingesteld, hoe beter de Voice AI je klanten kan helpen. Volg onderstaande 6 aanbevelingen om je online booking optimaal voor te bereiden.

Klanten gebruiken tijdens een telefoongesprek niet altijd exact dezelfde woorden als in je online boeking. De Voice AI probeert wat de klant zegt te koppelen aan de diensten die je hebt ingesteld.

Een klant kan bijvoorbeeld vragen naar "mijn haar laten verven", terwijl de dienst in Optios "Color full head" heet. Of een klant kan vragen om "een broske", terwijl deze behandeling in je online boeking "Tondeusesnit" heet.

Hoe duidelijker en herkenbaarder je diensten zijn benoemd, hoe gemakkelijker de Voice AI de juiste behandeling kan voorstellen. Gebruik daarom namen die klanten zelf ook zouden gebruiken. Vermijd interne termen, codes en afkortingen die voor een klant niet vanzelfsprekend zijn.

Bijvoorbeeld:

❌ COL FH + BW
✅ Volledige haarkleuring + brushing

Gebruik voor dezelfde soort behandeling zoveel mogelijk dezelfde benaming. Vooral bij gelaatsbehandelingen worden vaak verschillende termen door elkaar gebruikt, zoals facial, gelaatsverzorging, huidverbetering, skin treatment of treatment.

Wanneer deze termen zonder duidelijke betekenis door elkaar worden gebruikt, is het voor de Voice AI moeilijker om te bepalen welke behandeling een klant bedoelt.

Bijvoorbeeld:

❌ Luxury Facial
❌ Skin Treatment Deluxe
❌ Huidverbetering Premium
❌ Gelaatsverzorging Plus

Als uit de namen en omschrijvingen niet duidelijk blijkt wat het verschil is, kan de Voice AI moeilijk bepalen welke dienst past wanneer een klant zegt: "Ik wil graag een gelaatsverzorging boeken." Gebruik daarom een vaste hoofdterm en maak het verschil tussen de behandelingen expliciet:

✅ Gelaatsverzorging – hydraterend
✅ Gelaatsverzorging – dieptereiniging
✅ Gelaatsverzorging – anti-aging
✅ Gelaatsverzorging: Huidverbetering – microneedling

Je kunt commerciële namen uiteraard behouden, maar verduidelijk dan in de omschrijving wat de behandeling inhoudt en voor welke vraag ze bedoeld is. Zo kan de Voice AI de woorden van de klant beter koppelen aan de juiste dienst.

Vermijd diensten die bijna dezelfde naam hebben zonder dat duidelijk is wat het verschil is.

Bijvoorbeeld:

❌ Kleuring
❌ Kleuring 1
❌ Kleuring 2

Benoem liever het daadwerkelijke verschil:

✅ Uitgroei kleuren
✅ Volledige haarkleuring
✅ Balayage

Hetzelfde geldt voor varianten waarbij alleen een interne afkorting wordt gebruikt:

❌ Balayage S – Balayage M – Balayage L

Beter:

✅ Balayage – kort haar
✅ Balayage – halflang haar
✅ Balayage – lang haar

Zo kan de Voice AI gerichter vragen stellen en de juiste optie selecteren.

Een goede vuistregel: als een nieuwe klant zonder extra uitleg begrijpt welke optie hij of zij moet kiezen, zal de Voice AI het verschil doorgaans ook beter kunnen interpreteren.

Beschrijf zowel in de dienst als het menu wat de behandeling inhoudt, voor wie ze bedoeld is of wanneer de klant deze moet kiezen. Zo krijgt de Voice AI extra informatie om gelijkaardige behandelingen van elkaar te onderscheiden.

Bijvoorbeeld:

Voor het volledig kleuren van het haar van aanzet tot punten. Wil je enkel je uitgroei laten kleuren? Kies dan 'Uitgroei kleuren'.

Je kunt in de omschrijving ook andere woorden vermelden die klanten vaak gebruiken voor een behandeling. Zo kan je bij Tondeusesnit bijvoorbeeld toevoegen:
​Volledige snit met de tondeuse, ook wel een broske genoemd.

👉 Hoe kan ik een omschrijving toevoegen aan een dienst?

👉 Hoe kan ik een omschrijving toevoegen aan een menu?

De Voice AI gebruikt ook de structuur van je online boeking om de klant naar de juiste behandeling te begeleiden. Een duidelijke en logische indeling helpt om sneller te bepalen welke dienst of welk menu bij de vraag van de klant past.

Groepeer behandelingen die bij elkaar horen

Plaats gelijkaardige behandelingen onder een duidelijke categorie of in een logisch menu.

Bijvoorbeeld:

Kleuren

Vermijd dat deze behandelingen verspreid staan over verschillende, onduidelijk benoemde menu's. Herhaal in de omschrijving verschillende termen die synoniemen zijn, maar hou in de menu's zelf één toon aan.

Voor sommige behandelingen is eerst een intake of eerste afspraak nodig. De Voice AI kan hier rekening mee houden, op voorwaarde dat dit duidelijk vermeld staat in de configuratie van je diensten en menu's! (Het is echter géén 100% garantie!)

▪️ Dienst voor de intake

Voeg bij 'Omschrijving' duidelijk toe waarvoor de intake bedoeld is, bvb:
​Korte huidanalyse en bespreking van je wensen. Boek deze intake eerst wanneer je voor de eerste keer een huidverbeterende behandeling boekt.
👉 Hoe kan ik een omschrijving toevoegen aan een dienst?

▪️ Dienst behandeling

Voeg bij 'Omschrijving' duidelijk toe dat een intake nodig is wanneer de klant deze behandeling nog niet eerder heeft gehad. Gebruik daarbij dezelfde benaming als bij de intakedienst, bvb:
​Een intensieve gelaatsbehandeling volledig afgestemd op jouw huid en huiddoelen. Bij de eerste afspraak is vooraf een intake nodig. Boek hiervoor eerst 'Intake huidverbetering (eerste keer)'.
👉 Hoe kan ik een omschrijving toevoegen aan een dienst?

▪️ Gebruik je een menu? Pas ook de omschrijving van het menu aan

Voeg bij Omschrijving dezelfde informatie over de intake toe. Gebruik opnieuw dezelfde termen en dezelfde naam van de intakedienst.
👉 Hoe kan ik een omschrijving toevoegen aan een menu?

Twijfel je over de configuratie van je diensten of menu's? Neem contact op met support.