Wat is de Voice AI?
Belangrijk: dit is een beta-versie
Hoe bereikt de klant de Voice AI?
Wat kan de Voice AI wel en niet?
Hoe verloopt een boeking via de telefoon?
Hoe bekijk je het rapport?
Hoe communiceer je dit naar klanten?
Belangrijke aandachtspunten
Hoe configureer je je online booking optimaal voor de Voice AI?
9.1 Gebruik duidelijke en herkenbare namen9.2 Gebruik duidelijke en consistente benamingen
9.3 Maak het verschil tussen gelijkaardige diensten duidelijk
9.4 Voeg extra informatie toe aan de omschrijving
9.5 Structureer je diensten en menu’s logisch
9.6 Maak “Eerste keer” en "Intake" expliciet
1. Wat is de Voice AI?
De Voice AI is een spraakgestuurde AI-assistent of digitale receptionist die de telefoongesprekken van je salon beantwoordt. Klanten kunnen telefonisch afspraken maken, eenvoudige vragen stellen en boekingen beheren — 24/7, zonder dat een medewerker de telefoon hoeft op te nemen.
Via een telefoongesprek kunnen klanten:
Een afspraak maken
Een behandeling kiezen
Beschikbare momenten opvragen
Vragen stellen over diensten (beperkt)
De agent begeleidt de klant tijdens het gesprek stap voor stap tot de afspraak volledig bevestigd is.
De Voice AI maakt gebruik van exact dezelfde technologie als de AI-chatassistent: dezelfde logica en dezelfde boekingsregels. Telefonie is dus eigenlijk gewoon een nieuw "kanaal" dat gebruikmaakt van hetzelfde AI-systeem.
2. Belangrijk: dit is een beta-versie ‼️
Dit is momenteel een eerste versie.
Dat betekent:
De agent kan soms iets verkeerd interpreteren.
Complexe of onduidelijke vragen kunnen fout lopen.
De formulering kan soms minder natuurlijk aanvoelen.
Wij raden aan om:
Intern eerst te testen
Klanten duidelijk te informeren dat dit een testfase is.
Feedback gestructureerd te verzamelen 👉 Noteer alle opmerkingen om die via mail aan ons development team te bezorgen. Wanneer je alles groepeert is dit makkelijker werken dan dat je elke keer één opmerking doorgeeft.
3. Hoe bereikt de klant de Voice AI?
Er wordt een nieuw lokaal telefoonnummer voorzien via onze telefoniepartner Bird. Optios vraagt dit aan voor jouw salon.
Het bestaande telefoonnummer van het salon kan worden doorgeschakeld naar het nieuw nummer dat door de AI wordt afgehandeld, maar dit kan Optios niet configureren.
4. Wat kan de Voice AI wel en niet?
Wat kan? ✅
Begrijpen dat een klant een afspraak wil maken.
Beschikbare tijdstippen en diensten voorstellen.
Diensten waarvoor een voorschot vereist is volledig afhandelen( stuurt sms met voorschotlink).
Rekening houden met openingsuren en beschikbaarheid van medewerkers.
Last-minutes, wachtlijst en workshops boeken.
Automatisch boeken op basis van het telefoonnummer van de beller (indien het telefoonnummer gekend is in jouw klantenbestand). De klant hoeft hiervoor geen naam of e-mailadres door te geven en ontvangt een bevestiging via sms.
Terugkerende bellers herkennen.
Aanspreektaal van een bestaande klant herkennen
De laatste (vorige) afspraak details van een bestaande klant herkennen
Eenvoudige vragen over het salon beantwoorden, zoals openingsuren, adres, prijzen en tijdsduur van diensten.
Terugbelverzoeken worden weergegeven als notificatie in Optios en worden ook via e-mail naar de manager gestuurd.
Wat kan niet? ❌
Op dit moment kan de agent geen afspraken verplaatsen of annuleren.
Een gesprek op verzoek doorschakelen naar een medewerker.
Een bestaande klant herkennen wanneer die vanaf een ander, ongekend telefoonnummer belt. In dat geval wordt een dubbel klantenprofiel aangemaakt.
Ongewone (salon) namen altijd correct of fonetisch uitspreken.
Eén telefoonnummer gebruiken voor meerdere vestigingen. Momenteel heeft elke vestiging een eigen telefoonnummer en Voice AI-configuratie.
Tijdens het gesprek een andere vestiging kiezen of naar een andere vestiging overschakelen.
⚠️
De Voice AI weet alleen wat jij haar 'vertelt'...
De Voice AI weet niet automatisch alles over je salon en leert niet zomaar vanzelf bij. Ze kan slim omgaan met de informatie die je haar geeft, maar je moet die informatie eerst zelf aanleveren.
Hoe duidelijker en vollediger je diensten, menu’s en omschrijvingen zijn ingesteld, hoe beter ze je klanten kan helpen.
5. Hoe verloopt een boeking via de telefoon?
De klant belt naar het telefoonnummer en wordt begroet door de Voice AI. Ze neemt op met “Je spreekt met de digitale assistent van [naam van jouw salon].” De assistent vraagt waarmee zij kan helpen en begeleidt de klant vervolgens stap voor stap door het boekingsproces.
De Voice AI probeert de klant te herkennen aan het telefoonnummer waarmee die belt. Afhankelijk van de situatie gebeurt het volgende:
Gekend gsm-nummer: de klant wordt herkend, de afspraak wordt gekoppeld aan de bestaande klantenfiche en de bevestiging wordt via sms verstuurd.
Gekend landlijnnummer + gsm-nummer in de klantenfiche: de klant wordt herkend en de afspraak wordt gekoppeld aan de bestaande klantenfiche. De bevestiging wordt via sms naar het gsm-nummer in de klantenfiche gestuurd.
Gekend landlijnnummer zonder gsm-nummer (zonder email): bij een gewone afspraak kan de boeking doorgaan. De Voice AI geeft aan dat er geen bevestigings-sms kan worden verstuurd. Is voor de afspraak een voorschot vereist, dan kan de boeking niet worden afgerond en wordt er een terugbelverzoek naar het salon gestuurd.
Onbekend gsm- of landlijnnummer: de klant wordt niet gekoppeld aan een bestaande klantenfiche. Er wordt een nieuwe klantenfiche aangemaakt, ook wanneer er al een klantenfiche bestaat met bijvoorbeeld hetzelfde e-mailadres. De Voice AI zoekt dus niet op basis van naam of e-mailadres naar een bestaande klant.
Meerdere klanten met hetzelfde telefoonnummer: de Voice AI vraagt aan de lijn de voornaam en gebruikt dan de naam van de klant om te bepalen aan welke klantenfiche de afspraak gekoppeld moet worden.
De bevestiging van een afspraak gebeurt steeds via sms en niet via e-mail.
👉 ook wanneer 'Verstuur sms' is uitgevinkt voor de klant in kwestie!
Een afspraak geboekt door de Voice AI herken je aan het robot-symbool in de agenda. Wanneer je erover hovert krijg je ook een melding te zien.
6. Hoe bekijk je het rapport?
Ga naar Rapporten.
Klik helemaal onderaan op Voice AI.
Selecteer bovenaan de periode die je wilt bekijken.
▪️ Bovenaan zie je meteen de belangrijkste cijfers voor de geselecteerde periode:
Oproepen: het totale aantal oproepen
Afspraken geboekt: het aantal afspraken dat tijdens de oproepen werd geboekt.
Terugbelverzoeken: het aantal oproepen waarbij een terugbelverzoek voor het salon werd aangemaakt.
Totale gespreksduur: totale duur van alle oproepen.
Conversie: het percentage oproepen dat tot een effectieve afspraak heeft geleid.
▪️ In de grafiek zie je hoeveel oproepen er per dag waren en wat het resultaat was:
🟢 Afspraak geboekt: er werd een afspraak geboekt.
🟠 Terugbelverzoek: er werd een terugbelverzoek aangemaakt door de beller
🔵 Geen resultaat: de oproep leidde niet tot een boeking of terugbelverzoek.
▪️ Onder de grafiek vind je alle afzonderlijke oproepen terug. Per oproep zie je de datum, gespreksduur, beller en het resultaat. Wanneer er één of meerdere afspraken werden geboekt, worden deze in de kolom Afspraak weergegeven.
7. Hoe communiceer je dit naar klanten?
Transparantie voorkomt frustratie. Stel alvast een duidelijke via een duidelijke marketingmail op en meld op al je social media kanalen en website hetzelfde!
Voorbeeld marketingmail:
Onderwerp: Nieuw: maak je afspraak telefonisch met onze Voice AI 🤖📞
Goed nieuws! Vanaf nu kan je ons ook telefonisch bereiken via onze Voice AI. Onze digitale assistent helpt je om snel en eenvoudig een afspraak te maken. Je kan telefonisch:
✔️ Een behandeling kiezen
✔️ Beschikbare momenten opvragen
✔️ Meteen je afspraak vastleggen
❌ Op dit moment kan de agent geen afspraken verplaatsen of annuleren, dit kan steeds via de online boeking.
Je spreekt tijdens het gesprek met een digitale assistent. Zo kunnen we je ook helpen wanneer wij zelf even niet in de mogelijkheid zijn om de telefoon op te nemen.
Onze Voice AI is momenteel nog in beta. Merk je iets op dat niet helemaal klopt? Laat het ons gerust weten. Zo kunnen we de ervaring samen verder verbeteren.
Bel ons en probeer het zelf! 📞 Loopt het niet helemaal zoals je wenst? Boek dan zoals voorheen en laat het ons gerust weten 💛 Zo maken we samen de ervaring nóg beter.
Bedankt om samen met ons mee te testen!
Tot snel,
[Naam salon]
Voorbeeld social media post:
🤖✨ Nieuw bij ons: onze Voice AI!
Ons salon heeft nu een Voice AI (beta) die je telefonisch helpt bij het maken van afspraken. Wat doet hij?
✔️ Behandelingen helpen kiezen
✔️ Beschikbare momenten voorstellen
✔️ Je afspraak meteen vastleggen
❌ Op dit moment kan de agent geen afspraken verplaatsen of annuleren, dit kan steeds via de online boeking.
Loopt het niet helemaal zoals je wenst? Boek dan zoals voorheen en laat het ons gerust weten 💛 Zo maken we samen de ervaring nóg beter.
Bedankt om samen met ons mee te testen!
Dit zorgt ervoor dat klanten:
Meer begrip hebben bij eventuele fouten
Minder snel negatieve feedback geven
Weten dat ze ook nog steeds rechtstreeks contact kunnen opnemen
8. Belangrijke aandachtspunten
De Voice AI werkt binnen dezelfde regels als je online booking.
De Voice AI begrijpt niet zomaar alle vakjargon zoals een kapper dat doet.
Dit is een eerste versie.
Verdere optimalisaties volgen later.
Test altijd intern vóór livegang.
De bevestiging van een afspraak gebeurt steeds via sms en niet via e-mail (ook wanneer 'Verstuur sms' is uitgevinkt voor de klant in kwestie). Je moet als salon dus SMS'en aankopen!
9. Hoe configureer je je online booking optimaal voor de Voice AI?
De Voice AI gebruikt de namen, omschrijvingen en structuur van je online boeking om te begrijpen wat een klant vraagt en welke behandeling daarbij past. Hoe duidelijker deze informatie is ingesteld, hoe gemakkelijker de Voice AI de juiste dienst kan herkennen en boeken.
Gebruik duidelijke en herkenbare namen
Gebruik woorden die je klanten zelf ook gebruiken en vermijd interne codes en afkortingen.Gebruik consistente benamingen
Gebruik voor dezelfde soort behandelingen zoveel mogelijk dezelfde hoofdterm, bijvoorbeeld gelaatsverzorging in plaats van afwisselend facial, treatment, skin treatment en gelaatsverzorging.Maak het verschil tussen gelijkaardige diensten duidelijk
Zorg dat een klant – en dus ook de Voice AI – onmiddellijk begrijpt wat het verschil is tussen verschillende opties.Gebruik omschrijvingen om extra informatie mee te geven
Vermeld informatie die niet uit de naam blijkt, zoals voor wie een behandeling bedoeld is of wanneer deze gekozen moet worden.Structureer diensten en menu’s logisch
Groepeer behandelingen die bij elkaar horen en gebruik duidelijke namen voor je menu’s.Maak een eerste afspraak of intake expliciet
Is eerst een intake of specifieke eerste behandeling nodig? Vermeld dit consequent in de naam en omschrijving van de betrokken diensten en menu’s.
9.1 Gebruik duidelijke en herkenbare namen
Klanten gebruiken tijdens een telefoongesprek niet altijd exact dezelfde woorden als in je online boeking. De Voice AI probeert wat de klant zegt te koppelen aan de diensten die je hebt ingesteld.
Een klant kan bijvoorbeeld vragen naar “mijn haar laten verven”, terwijl de dienst in Optios “Color full head” heet. Of een klant kan vragen om “een broske”, terwijl deze behandeling in je online boeking “Tondeusesnit” heet.
Hoe duidelijker en herkenbaarder je diensten zijn benoemd, hoe gemakkelijker de Voice AI de juiste behandeling kan voorstellen. Gebruik daarom namen die klanten zelf ook zouden gebruiken. Vermijd interne termen, codes en afkortingen die voor een klant niet vanzelfsprekend zijn.
Bijvoorbeeld:
❌ COL FH + BW
✅ Volledige haarkleuring + brushing
9.2 Gebruik duidelijke en consistente benamingen
Gebruik voor dezelfde soort behandeling zoveel mogelijk dezelfde benaming. Vooral bij gelaatsbehandelingen worden vaak verschillende termen door elkaar gebruikt, zoals facial, gelaatsverzorging, huidverbetering, skin treatment of treatment.
Wanneer deze termen zonder duidelijke betekenis door elkaar worden gebruikt, is het voor de Voice AI moeilijker om te bepalen welke behandeling een klant bedoelt.
Bijvoorbeeld:
❌ Luxury Facial
❌ Skin Treatment Deluxe
❌ Huidverbetering Premium
❌ Gelaatsverzorging Plus
Als uit de namen en omschrijvingen niet duidelijk blijkt wat het verschil is, kan de Voice AI moeilijk bepalen welke dienst past wanneer een klant zegt: “Ik wil graag een gelaatsverzorging boeken.” Gebruik daarom een vaste hoofdterm en maak het verschil tussen de behandelingen expliciet:
✅ Gelaatsverzorging – hydraterend
✅ Gelaatsverzorging – dieptereiniging
✅ Gelaatsverzorging – anti-aging
✅ Gelaatsverzorging: Huidverbetering – microneedling
Je kunt commerciële namen uiteraard behouden, maar verduidelijk dan in de omschrijving wat de behandeling inhoudt en voor welke vraag ze bedoeld is. Zo kan de Voice AI de woorden van de klant beter koppelen aan de juiste dienst.
9.3 Maak het verschil tussen gelijkaardige diensten duidelijk
Vermijd diensten die bijna dezelfde naam hebben zonder dat duidelijk is wat het verschil is.
Bijvoorbeeld:
❌ Kleuring
❌ Kleuring 1
❌ Kleuring 2
Benoem liever het daadwerkelijke verschil:
✅ Uitgroei kleuren
✅ Volledige haarkleuring
✅ Balayage
Hetzelfde geldt voor varianten waarbij alleen een interne afkorting wordt gebruikt:
❌ Balayage S – Balayage M – Balayage L
Beter:
✅ Balayage – kort haar
✅ Balayage – halflang haar
✅ Balayage – lang haar
Zo kan de AI Call Agent gerichter vragen stellen en de juiste optie selecteren.
Een goede vuistregel: als een nieuwe klant zonder extra uitleg begrijpt welke optie hij of zij moet kiezen, zal de Voice AI het verschil doorgaans ook beter kunnen interpreteren.
9.4 Voeg extra informatie toe aan de omschrijving
Beschrijf zowel in de dienst als het mnu wat de behandeling inhoudt, voor wie ze bedoeld is of wanneer de klant deze moet kiezen. Zo krijgt de Voice AI extra informatie om gelijkaardige behandelingen van elkaar te onderscheiden.
Bijvoorbeeld:
Voor het volledig kleuren van het haar van aanzet tot punten. Wil je enkel je uitgroei laten kleuren? Kies dan ‘Uitgroei kleuren’.
Je kunt in de omschrijving ook andere woorden vermelden die klanten vaak gebruiken voor een behandeling. Zo kan je bij Tondeusesnit bijvoorbeeld toevoegen:
Volledige snit met de tondeuse, ook wel een broske genoemd.
9.5 Structureer je diensten en menu’s logisch
De Voice AI gebruikt ook de structuur van je online boeking om de klant naar de juiste behandeling te begeleiden. Een duidelijke en logische indeling helpt om sneller te bepalen welke dienst of welk menu bij de vraag van de klant past.
Groepeer behandelingen die bij elkaar horen
Plaats gelijkaardige behandelingen onder een duidelijke categorie of in een logisch menu.
Bijvoorbeeld:
Kleuren
Uitgroei kleuren
Volledige haarkleuring
Balayage
Toner / gloss
Vermijd dat deze behandelingen verspreid staan over verschillende, onduidelijk benoemde menu’s. Herhaal in de omschrijving verschillende termen die synoniemen zijn, maar hou in de menu's zelf één toon aan.
9.6 Maak “Eerste keer” en "Intake" expliciet
Voor sommige behandelingen is eerst een intake of eerste afspraak nodig. De Voice AI kan hier rekening mee houden, op voorwaarde dat dit duidelijk vermeld staat in de configuratie van je diensten en menu’s! (Het is echter géén 100% garantie!)
▪️ Dienst voor de intake
Voeg bij 'Omschrijving' duidelijk toe waarvoor de intake bedoeld is, bvb:
Korte huidanalyse en bespreking van je wensen. Boek deze intake eerst wanneer je voor de eerste keer een huidverbeterende behandeling boekt.
👉 Hoe kan ik een omschrijving toevoegen aan een dienst?
▪️ Dienst behandeling
Voeg bij 'Omschrijving' duidelijk toe dat een intake nodig is wanneer de klant deze behandeling nog niet eerder heeft gehad. Gebruik daarbij dezelfde benaming als bij de intakedienst, bvb:
Een intensieve gelaatsbehandeling volledig afgestemd op jouw huid en huiddoelen. Bij de eerste afspraak is vooraf een intake nodig. Boek hiervoor eerst ‘Intake huidverbetering (eerste keer)’.
▪️ Gebruik je een menu? Pas ook de omschrijving van het menu aan
Voeg bij Omschrijving dezelfde informatie over de intake toe. Gebruik opnieuw dezelfde termen en dezelfde naam van de intakedienst.
👉 Hoe kan ik een omschrijving toevoegen aan een menu?
Gebruik overal dezelfde benamingen!
Gebruik in de namen en omschrijvingen consequent termen zoals intake, eerste afspraak en eerste keer. Consistentie verhoogt AI-accuratesse aanzienlijk.
Activeren?
Neem contact op met ons, gezien je dit niet zèlf kan instellen.
Je moet contact opnemen met support om de Voice AI te activeren.
Dit kan via email of de chat-knop functie in jouw Optios account.
