Étape 1 — Vérifiez si la facture a été correctement envoyée depuis Optios
Ouvrez la facture concernée dans Optios et vérifiez si un message d’erreur ou un avertissement est visible.
⚠️ Attention : les problèmes d’envoi sont uniquement visibles sur la facture elle-même, pas dans l’aperçu général.
Voyez-vous un message d’erreur sur la facture ? Ne recréez pas la facture et ne l’annulez pas (ne la créditez pas) sans raison. Contactez le support Optios pour les étapes suivantes.
Causes fréquentes d’une erreur d’envoi
👉 Numéro de TVA non reconnu dans VIES
Optios valide les numéros de TVA via le système européen VIES. Si le numéro de TVA de votre client n’y figure pas, la facture ne peut pas être envoyée.
📖 Plus d’infos sur les erreurs de TVA
👉 Peppol n’est (plus) actif dans votre compte Optios
Vérifiez si Peppol est toujours actif via Paramètres → Caisse → Peppol. Si vous avez récemment modifié vos données de facturation, le responsable doit réactiver la connexion Peppol.
📖 Plus d’infos sur la configuration de Peppol
✅ Aucun message d’erreur visible sur la facture ?
Alors la facture a bien été envoyée depuis Optios.
Le problème se situe dans ce cas du côté de votre client.
Étape 2 — Vérifiez si votre client est correctement enregistré sur le réseau Peppol
Pour pouvoir recevoir une facture via le réseau Peppol, votre client doit être correctement enregistré sur Peppol. Vous pouvez vérifier cela comme suit :
👉 Rendez-vous sur recommand.eu/en/peppol-search ou dans l’annuaire officiel Peppol et recherchez le numéro de TVA (ou l’ID Peppol) de votre client.
Le Peppol-ID d’une entreprise belge est composé de 0208: suivi du numéro d’entreprise sans le préfixe « BE ».
Par exemple : numéro de TVA BE0629718060 → Peppol-ID 0208:0629718060
Enregistrement correct signifie :
✅ L’entreprise est enregistrée sur le réseau Peppol
✅ Un point d’accès (Access Point) actif est indiqué
✅ Le type de document Peppol BIS Billing UBL Invoice V3 est indiqué comme supporté
👉 Cela signifie que cette entreprise peut recevoir des factures via Peppol
Exemple pour Optios via recommand.eu :
Que faire si l’entreprise n’est pas trouvée ?
⚠️ Attention : l’annuaire Peppol n’est pas complet. Certains points d’accès (Access Points) ne publient pas leurs clients dans l’annuaire, même s’ils sont correctement enregistrés.
👉 L’absence dans l’annuaire ne signifie donc pas automatiquement que votre client n’est pas enregistré.
Étape 3 — Causes possibles du côté de votre client
Si la facture a bien été envoyée sans erreur depuis Optios mais n’est toujours pas reçue, voici les causes les plus probables :
👉 Le client ne sait pas où trouver la facture
La facture est bien arrivée à leur point d’accès, mais le client la cherche au mauvais endroit dans son logiciel comptable ou portail.👉 La facture est dans une file d’erreurs
Le système du client a reçu la facture mais l’a bloquée automatiquement à cause d’une erreur de validation, sans que le client en soit informé.👉 Le point d’accès du client ne fonctionne pas correctement
La facture a été livrée à leur point d’accès, mais n’a jamais été transférée vers leur logiciel comptable.👉 Le client n’est pas (correctement) enregistré sur Peppol
Son point d’accès ou logiciel comptable n’est pas correctement configuré pour recevoir des factures.
Étape 4 — Que peut faire votre client ?
Vérifier dans le logiciel comptable ou le portail où arrivent les factures Peppol entrantes (cela varie selon le logiciel).
Contacter leur fournisseur de point d’accès et indiquer l’heure exacte d’envoi ainsi que l’ID Peppol de l’expéditeur. Leur demander si la facture a bien été reçue sur leur réseau.
Demander à leur point d’accès de récupérer la confirmation d’envoi (Transmission Acknowledgement) auprès du point d’accès expéditeur.