La fonctionnalité PRO existante « Abonnements » est remplacée par « Cartes de séances » (Pour les Pays-Bas, il s’agit des « cartes de trajets »). Ce changement apporte des améliorations importantes et de nouvelles possibilités, aussi bien pour les salons que pour les clients.

Cet article donne un aperçu des principales nouveautés et différences par rapport au flux actuel des abonnements.

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Les cartes de séances restent uniquement disponibles dans le Package Optios PRO ! Les cartes de séances restent liées à un établissement !

Principales modifications

Nouvelle terminologie
Aperçu et écran de création renouvelés
Calcul automatique de la remise
Ajouter une image et une description
Vente en ligne via le portail client
Réserver en ligne avec une carte de séances
Contrôle des séances disponibles
Acomptes
Date d'expiration
Archiver des cartes de séances
Les cartes de séances existantes continuent de fonctionner
Cartes de séances « défectueuses »
Aperçu des cartes de séances dans les fiches clients
Extension en cas de no-show

1. Nouvelle terminologie : Abonnements → Cartes de séances

La fonctionnalité existante « abonnements » est renommée cartes de séances.

Cela correspond mieux à la façon dont la fonctionnalité est utilisée en pratique.

Un abonnement est un accord par lequel vous obtenez régulièrement accès à un produit ou service, généralement à prix fixe et pour une période déterminée. Avec une carte de séances, vous achetez un certain nombre de séances pour un service ou une catégorie donnée, généralement à un prix par séance plus avantageux et avec éventuellement une date d'expiration.

Terminologie adaptée par langue :

Néerlandais 🇧🇪 : Beurtenkaarten (anciennement abonnementen)
Néerlandais 🇳🇱 : Rittenkaarten (terminologie inchangée)
Français : Carte de séances (anciennement abonnement)

2. Aperçu et écran de création renouvelés

Nous avons renouvelé l'aperçu des cartes de séances (paramètres) pour vous donner plus de contrôle et de flexibilité lors de leur création et gestion.

Vous pouvez désormais facilement définir le prix, le système calculant automatiquement la remise par rapport au prix standard. Cela vous aide à créer immédiatement une offre attractive pour vos clients.

Il est également possible d'ajouter une durée de validité. Vous pouvez par exemple opter pour une validité illimitée, afin que les clients puissent utiliser leur carte de séances sans contrainte de temps.

L'option « peut être vendu en ligne » vous permet de décider vous-même si la carte de séances est disponible via vos canaux en ligne, offrant ainsi des possibilités de vente supplémentaires.

La description a également été enrichie, ce qui vous permet de communiquer clairement le contenu de la carte de séances et les avantages qui y sont liés, si vous la vendez en ligne.

Nouveau : vous pouvez désormais ajouter une image, ce qui est également intéressant pour la vente en ligne. Cela rend votre carte de séances visuellement plus attrayante pour les clients.

Enfin, vous bénéficiez d'une meilleure visibilité grâce à l'affichage de la date de création et de la dernière modification, afin que vous sachiez toujours quand quelque chose a été modifié pour la dernière fois.

3. Calcul automatique de la remise

Lors de la création d'une carte de séances, la remise est désormais calculée et affichée automatiquement. Les salons voient donc immédiatement :

le montant de la remise accordée
le pourcentage exact de la remise

Cela garantit plus de transparence lors de la configuration des cartes de séances.

4. Ajouter une image et une description à une carte de séances

Il est désormais possible d'ajouter une image et une description à une carte de séances. Celles-ci peuvent notamment être utilisées :

dans la réservation en ligne
dans le portail client

Cela rend les cartes de séances visuellement plus claires pour les clients.

5. Vente en ligne via le portail client

Les cartes de séances peuvent être vendues en ligne via le portail client.

Le flux est comparable aux bons cadeaux en ligne existants.

Les clients peuvent :

Sélectionner une carte de séances
Payer en ligne
« Utiliser » immédiatement la carte de séances et réserver des rendez-vous en ligne

Lisez cet article pour plus d'informations.

6. Réserver en ligne avec une carte de séances

Lorsqu'un client possède une carte de séances valide pour un service/menu :

le client peut réserver un rendez-vous en ligne sans paiement, sans acompte
la séance elle-même sert de « garantie » en cas de no-show, cette séance peut également être perçue par le salon
la séance est automatiquement appliquée à la carte de séances (en attente)
lors de la réservation, une séance est temporairement bloquée (en attente) ; elle n'est définitivement déduite qu'au moment du paiement à la caisse

7. Contrôle des séances disponibles

Le système tient désormais compte de :

les séances utilisées réglées à la caisse
les séances utilisées manuellement (ex. après changement de logiciel)

les séances utilisées en cas de no-show

👉 si un no-show n'est pas perçu, la séance est à nouveau libérée

les séances planifiées dans de futurs rendez-vous (« en attente »)

👉 si le rendez-vous est annulé, la séance est à nouveau libérée

Ainsi, un client ne peut plus réserver plus de rendez-vous que le nombre de séances disponibles. Exemple avec une carte de séances de 10 séances :

Statut	Nombre
Utilisées (réglées à la caisse)	6
Déjà réservées (rdv futurs)	2
Disponibles	2

Le client peut encore réserver au maximum 2 rendez-vous supplémentaires.

8. Acomptes

Les clients disposant d'une carte de séances pour un service ou menu spécifique n'ont pas besoin de payer un acompte pour celui-ci. La séance elle-même sert de garantie ; en cas de no-show, cette séance peut également être perçue par le salon.

Cela s'applique aussi bien :

aux acomptes en ligne
qu'aux acomptes « hors ligne » (pour les rendez-vous pris directement au salon).

Pour les éventuels services ou traitements supplémentaires réservés en même temps et pour lesquels un acompte est également requis, cet acompte reste bien entendu d'application !

✨ Avantage d'une carte de séances par rapport aux acomptes ✨

Une carte de séances vous offre plus de sécurité qu'un acompte classique.

Avec un acompte, votre client ne paie qu'une partie du traitement à l'avance. Le montant restant doit encore être réglé à la caisse. En cas de no-show ou d'annulation tardive, vous devez en outre décider comment traiter l'acompte ou éventuellement le reporter vers un prochain rendez-vous.

Avec une carte de séances, le fonctionnement est plus simple :

votre client a déjà entièrement payé le traitement à l'avance
une séance fait automatiquement office de garantie pour le rendez-vous
vous n'avez plus besoin de demander ou de gérer un acompte supplémentaire
en cas de no-show, vous pouvez simplement facturer la séance réservée
vous évitez les acomptes en suspens et les discussions sur les montants restants
le suivi à la caisse est plus simple

Vous bénéficiez ainsi de :

plus de sécurité financière
moins de pertes dues aux no-shows
moins d'administration liée aux acomptes
une expérience plus fluide pour vous et vos clients

✨ Avantage pour votre client ✨

Pour vos clients également, une carte de séances abaisse le seuil pour réserver en ligne.

Au lieu de payer un acompte à chaque rendez-vous, votre client effectue un seul paiement pour l'ensemble de la carte de séances. Ensuite, les rendez-vous peuvent facilement être réservés en ligne sans avoir à répéter le processus de paiement à chaque fois.

Cela entraîne :

moins de moments de paiement
une réservation en ligne plus rapide
moins de friction lors de la réservation
une expérience client plus simple et plus agréable

Via le nouveau portail client, les clients peuvent également consulter facilement leurs cartes de séances, suivre les séances disponibles et gérer leurs rendez-vous.

Lorsqu'un client réserve en ligne avec une carte de séances valide, une séance est automatiquement réservée temporairement (en attente). Elle n'est définitivement déduite qu'au moment du paiement à la caisse.

9. Date d'expiration

Les cartes de séances peuvent désormais avoir une date d'expiration. Cette date d'expiration :

est optionnelle
peut être définie lors de la création d'une carte de séances
peut être définie sur des cartes de séances existantes (anciennes)
a un point de départ qui ne peut pas être choisi librement ni modifié ultérieurement
n'est pas appliquée rétroactivement aux cartes de séances déjà vendues

Les cartes de séances déjà vendues dans Optios (avant la définition d'une date) restent sans date d'expiration.

Les cartes de séances vendues après la définition d'une date auront bien une date d'expiration. Cela s'applique à tous les types de cartes de séances dans les paramètres, qu'elles soient existantes (anciennes) ou nouvellement créées.

🔹 Nouvelles cartes de séances

Lorsqu'une date d'expiration est définie :

elle s'applique aux cartes de séances vendues à partir de ce moment
la date d'expiration est déterminée par les paramètres actifs à ce moment-là

Si vous modifiez ultérieurement la période d'expiration, cette modification ne s'applique qu'aux ventes futures.

🔹 Cartes de séances existantes

Vous pouvez également définir une période d'expiration sur des cartes de séances existantes, mais :

la période d'expiration commence à courir à partir du moment où vous la définissez
elle s'applique aux cartes de séances vendues à partir de ce moment
cela n'est jamais appliqué rétroactivement aux cartes de séances déjà vendues

🔹 Cartes de séances existantes vendues avant l'activation de ce paramètre

restent valables indéfiniment
ne reçoivent pas de date d'expiration

En effet, les conditions d'une carte de séances sont déterminées au moment de l'achat. Cet accord ne peut pas être modifié rétroactivement par la suite.

10. Archiver des cartes de séances

Les cartes de séances qui ne doivent plus être vendues peuvent désormais être archivées.

Les clients peuvent encore utiliser normalement leurs séances
Mais vous ne voyez plus la carte de séances dans votre liste active, et elle ne peut plus être vendue. Vous la retrouvez dans les archives.

👉 L'archivage est donc la meilleure façon de ne plus vendre temporairement une carte de séances (en caisse et en ligne).

Carte de séances en archive = carte de séances encore utilisable, mais plus vendable

11. Les cartes de séances existantes continuent de fonctionner

Tous les abonnements/cartes de séances existants restent utilisables après la mise à jour.

Les clients peuvent continuer à utiliser normalement leurs séances restantes et leurs cartes déjà achetées.

12. Cartes de séances « défectueuses »

Les cartes de séances auxquelles aucun service ou menu n'est plus lié sont signalées comme « service / menu supprimé ». Lisez cet article pour plus d'informations.

13. Aperçu des cartes de séances dans les fiches clients

Lorsqu'un client achète une carte de séances, elle est automatiquement ajoutée à la fiche client. Dans cet aperçu, vous pouvez consulter et suivre toutes les cartes de séances du client. Dans la fiche client, vous voyez par carte de séances notamment :

La date d'achat de la carte de séances

la date d'expiration (si définie)

le nombre de séances lors de l'achat

si la carte a été achetée en ligne (globe vert = achat en ligne)

les séances avec dates 👉 Lisez attentivement cet article pour plus d'informations !

Une loupe qui vous amène dans l'agenda vers le rendez-vous concerné. Une séance en attente = rendez-vous futur (= une séance réservée mais pas encore réglée).

La date que vous voyez dans la fiche client est la date à laquelle le rendez-vous a été pris, et non la date du rendez-vous lui-même (!).

14. Extension en cas de no-show

Si le client ne se présente pas, vous pouvez simplement marquer le rendez-vous comme no-show. À partir de ce moment, c'est vous qui décidez ce qu'il advient de la séance réservée :