Les clients n'ont rien à faire eux-mêmes pour utiliser une séance de leur carte de séances lorsqu'ils prennent rendez-vous en ligne. Tout ce qu'ils doivent faire, c'est prendre rendez-vous pour le service ou le menu spécifique lié à leur carte de séances.
Cela est possible aussi bien via le salon lui-même que via la réservation en ligne. Tant que le client réserve le bon service (ou menu), le système reconnaît automatiquement que le client dispose d'une carte de séances valide pour ce service (ou menu) spécifique.
Tout comme à la caisse, le système vérifie automatiquement si le service réservé correspond à un service figurant sur la carte de séances. Lorsque vous encaissez ensuite le rendez-vous, la séance peut facilement être appliquée et est automatiquement déduite de la carte.
Le service demande-t-il habituellement un acompte lors de la réservation en ligne ? Dans ce cas, votre client verra cet avertissement au moment de choisir le service, mais cette condition disparaîtra une fois ses informations confirmées. V
Votre client n'aura donc pas à verser d'acompte lors de la réservation d'une séance d'abonnement.
Fonctionnement lors d'un rendez-vous
Le client prend rendez-vous pour le service ou le menu exact lié à la carte de séances.
Le rendez-vous est planifié normalement dans l'agenda.
La séance liée à ce rendez-vous reçoit le statut « en attente ».
Pourquoi le statut « en attente » ?
La séance elle-même n'est pas consommée au moment de la réservation, mais est effectivement consommée uniquement lorsque vous encaissez le rendez-vous à la caisse (ou si vous la percevez en cas de no-show). C'est seulement à ce moment que le statut passe de « en attente » à « utilisée » et que la séance est déduite de la carte de séances.
C'est important en cas de no-shows et d'annulations. Lorsqu'un client ne se présente pas ou annule à la dernière minute, le salon peut décider lui-même ce qu'il advient de cette séance.
Le salon ne souhaite pas pénaliser le client ? La séance peut alors être libérée à nouveau, afin que le client puisse l'utiliser ultérieurement.
Le salon souhaite tout de même facturer le rendez-vous parce que le client ne s'est pas présenté ? La séance peut alors être perçue.
Grâce au statut « en attente », la séance reste temporairement « on hold » jusqu'à ce que le salon décide ce qu'il en advient. Ainsi, le salon garde un contrôle total et peut choisir, selon la situation, d'agir avec souplesse ou plus strictement.
Fonctionnement à la caisse
◾️ Scénario 1 : encaisser un rendez-vous avec une séance « en attente »
Le client avait pris rendez-vous, lors duquel une séance de la carte de séances a été automatiquement placée « en attente ».
Le rendez-vous est ensuite ouvert à la caisse.
La séance apparaît automatiquement sur le ticket de caisse.
Le système vérifie automatiquement si le service/menu du rendez-vous correspond au service/menu de la carte de séances.
Si tout correspond, la séance avec le statut « en attente » est utilisée et passe à l'état d'une séance encaissée.
Le client ne paie pas pour le service/menu pour lequel il possède une carte de séances (éventuellement pour d'autres produits et/ou traitements).
La séance est déduite de la carte de séances et le nombre de séances restantes dans la fiche client est automatiquement mis à jour.
◾️ Scénario 2 : le client n'a pas de séance « en attente »
👉 Ce scénario se produit lorsque la carte de séances a été achetée après que le rendez-vous ait déjà été enregistré.
Le client a un rendez-vous existant — sans séance « en attente ».
Ce rendez-vous est ouvert à la caisse.
Le client achète une carte de séances correspondant au service/menu réservé.
Le système vérifie automatiquement si le service/menu du rendez-vous correspond au service/menu de la carte de séances.
Si tout correspond, la caisse demande si vous souhaitez appliquer la carte de séances.
Après confirmation, une séance encaissée est ajoutée.
La séance est déduite de la carte de séances et le nombre de séances restantes dans la fiche client est automatiquement mis à jour.
Fonctionnement en cas de no-show
Si le client ne se présente pas, vous pouvez simplement marquer le rendez-vous comme no-show. À partir de ce moment, c'est vous qui décidez ce qu'il advient de la séance réservée :
vous pouvez percevoir la séance
ou vous pouvez libérer à nouveau la séance
Cela fonctionne de la même manière que pour les rendez-vous avec un acompte :
Dans la fiche client :
Il est par ailleurs tout à fait possible de faire des combinaisons au sein d'un même rendez-vous. Un rendez-vous peut contenir plusieurs services ou menus, chacun lié à une carte de séances différente. Dans ce cas, une séance en attente est placée séparément pour chaque carte de séances liée.
De plus, ces mêmes rendez-vous peuvent également contenir des services supplémentaires pour lesquels un acompte classique s'applique. Vous pouvez ainsi continuer à travailler de manière flexible avec une combinaison de cartes de séances et d'acomptes au sein d'un seul et même rendez-vous.
⚠️ Attention : lorsque vous remboursez un acompte au client, vous ne pouvez plus vraiment annuler le no-show. Dans le cas où il s'agit uniquement d'une séance d'une carte de séances, vous pouvez facilement l'annuler.
Fonctionnement manuel
Pour enregistrer des séances utilisées sans passer par la caisse :
Allez dans la fiche client
Ouvrez Cartes de séances
Cliquez sur « ajouter »
Chaque fois que vous cliquez sur ajouter, une séance est utilisée — vous le voyez également à la mention « manuel ».
Suivi des séances dans la fiche client
Dans la fiche client elle-même, vous voyez par carte de séances :
combien de séances sont encore disponibles
combien de séances ont déjà été utilisées
combien de séances sont encore planifiées pour de futurs rendez-vous (= en attente)
combien de séances étaient des no-shows
€ = Séance directement encaissée / traitée à la caisse
Manuel = Séance ajoutée manuellement dans la fiche
En attente = séance d'un rendez-vous dans le futur
No show = le client ne s'est pas présenté au rendez-vous et la séance a été perçue
La date que vous voyez dans l'aperçu est toujours la date de création initiale de la séance. Il s'agit généralement de la date de réservation du rendez-vous (et non de la date du rendez-vous lui-même).
Une séance peut changer de statut.
Une séance « en attente » peut évoluer vers :
Encaissée
No show
Dans ces cas, la date affichée est toujours la date de création initiale de la séance — pas la date de caisse ou la date du no-show.
Dans le cas où une séance a été ajoutée à la caisse (et qu'aucune séance en attente n'était disponible), la date de création de cette séance correspond au moment où vous l'avez enregistrée sur le ticket de caisse.
Suivi des séances dans le portail client
Dans le portail lui-même, le client voit par carte de séances combien de séances sont encore disponibles, ainsi que la date d'expiration (si définie).
Lorsqu'un client effectue une réservation en ligne (s'il est connecté), il voit également une icône s'il sélectionne le bon service/menu lié à une carte de séances.
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