GÉNÉRAL
🔄 Que se synchronise-t-il entre les établissements ?
Dans Optios, plusieurs éléments sont automatiquement synchronisés entre tous vos établissements :
Fichier clients et fiche client
Tous les clients et leurs fiches sont partagés entre vos établissements.
Ainsi, chaque site dispose toujours des bonnes informations.
Astuce : la vue d’ensemble des rendez-vous et l’historique de caisse peuvent être consultés par établissement.
Services
Votre liste complète de services est synchronisée.
👉 Astuce : vous pouvez choisir, par établissement, quels services peuvent être réservés en ligne et lesquels ne le peuvent pas.
Produits
Votre liste de produits est également synchronisée entre tous les établissements.👉 Important : les stocks se gèrent individuellement par établissement. Ainsi, l’inventaire reste toujours correct pour chaque site.Marketing
Cartes-cadeaux
Celles-ci sont reconnues dans tous les établissements.
Un client peut donc utiliser sa carte-cadeau dans n’importe quel établissement, peu importe où elle a été achetée à l’origine.
🚫 Que ne se synchronise pas entre les établissements ?
Certaines informations sont spécifiques à l’établissement et ne sont donc pas partagées entre les sites :
Cartes clients
Les cartes de fidélité ou cartes clients sont gérées par établissement.
Un client ne voit donc que la carte de l’établissement où elle a été créée.Abonnements (Pro)
Les abonnements Optios Pro ne sont pas inter-établissements.
Ils sont liés à l’établissement où ils ont été achetés ou activés.Stock des produits
Le stock est géré par établissement et n’est pas synchronisé entre les sites.
Quels sont les avantages ?
Changer facilement de planning : consultez en un coup d’œil les rendez-vous de chaque établissement.
(Vous pouvez définir via les droits utilisateurs qui peut accéder à cette fonctionnalité.)
Définir les droits :
Si vos collaborateurs ne doivent pas avoir le droit de « changer d’établissement » :
Allez dans Paramètres → Utilisateur → Droits
Désactivez Autorisation de changer de planning par établissement
Désactivez Autorisation de gérer les produits des autres établissements
Désactivez Changer d’établissement dans les rapports
Définer les droits :
Si vos collaborateurs ne doivent pas avoir le droit de
« changer d’établissement » :
Allez dans Paramètres → Utilisateur → Droits
Désactivez Autorisation de changer de planning par établissement
Désactivez Autorisation de gérer les produits des autres établissements
Désactivez Changer d’établissement dans les rapports
IMPORTANT :
À quoi faut-il faire attention ?
Un point essentiel : les modifications ne peuvent être effectuées que dans le bon établissement / compte.
CONNECTEZ-VOUS TOUJOURS DANS LE COMPTE OÙ VOUS VOULEZ EFFECTUER LES MODIFICATIONS !
Ne supprimez jamais un service d’un compte de manière aléatoire.
Sinon,
il sera supprimé dans tous les établissements, ce que vous ne voulez pas.
Si un établissement ne propose pas un service particulier, désactivez-le simplement dans Paramètres → Services sous Réservable en ligne.
👉 Modifications concrètes :
Si vous souhaitez modifier le prix ou les informations d’un service :
Connectez-vous dans le bon établissement et effectuez le changement.
Si vous ne le faites pas, la modification ne sera pas appliquée dans l’établissement souhaité.
Ce système est volontairement mis en place pour éviter que des collègues d’autres établissements effectuent par erreur des modifications dans votre compte.
(Voir droits dans les Paramètres → Utilisateurs)
Exemples pratiques :
Modifier un prix dans un établissement
Si une coupe coûte 40 € dans l’établissement A et que vous voulez la passer à 45 € dans l’établissement B, vous devez vous connecter à l’établissement B et modifier le prix. Si vous le faites depuis l’établissement A, rien ne changera dans l’établissement B.
Gérer le stock
Si vous avez 5 shampoings en stock dans l’établissement A et 20 dans l’établissement B, et que vous devez mettre à jour le stock de l’établissement B (par exemple, après une livraison), vous devez le faire spécifiquement dans le compte de l’établissement B.Modifier les informations d’un service
Si vous voulez ajouter une description ou un détail supplémentaire à un traitement, cela ne s’applique qu’à l’établissement dans lequel vous êtes connecté. Les autres établissements restent inchangés.Souhaitez-vous encaisser dans un autre établissement ?
Vous devrez également vous connecter au compte / établissement correct.
Tout cela afin d’éviter que les employés puissent encaisser ou modifier des données ailleurs par erreur.
IMPORTANT :
Les acompte en ligne sont uniquement visibles dans la fiche client du salon où le rendez-vous a lieu.
Sur le ticket de caisse, l’acompte apparaît quelle que soit la localisation / établissement.