Que se passe-t-il en cas de no-show avec une carte de séances ?

Le client ne se présente pas ? Vous pouvez alors marquer le rendez-vous comme no-show et décider si vous souhaitez percevoir ou libérer la séance réservée de la carte de séances. Vous travaillez ainsi avec la même sécurité que les acomptes, mais avec un flux plus simple.

Lorsqu'un client réserve en ligne un rendez-vous avec une carte de séances valide, une séance de cette carte est automatiquement placée temporairement en attente. Cette séance sert de garantie pour le rendez-vous, comparable à un acompte lors d'une réservation en ligne classique.

Que se passe-t-il en cas de no-show ?

Si le client ne se présente pas, vous pouvez simplement marquer le rendez-vous comme no-show. À partir de ce moment, c'est vous qui décidez ce qu'il advient de la séance réservée :

vous pouvez percevoir la séance
ou vous pouvez libérer à nouveau la séance

Cela fonctionne de la même manière que pour les rendez-vous avec un acompte :

Il est par ailleurs tout à fait possible de faire des combinaisons au sein d'un même rendez-vous. Un rendez-vous peut contenir plusieurs services ou menus, chacun lié à une carte de séances différente. Dans ce cas, une séance en attente est placée séparément pour chaque carte de séances liée.

De plus, ces mêmes rendez-vous peuvent également contenir des services supplémentaires pour lesquels un acompte classique s'applique. Vous pouvez ainsi continuer à travailler de manière flexible avec une combinaison de cartes de séances et d'acomptes au sein d'un seul et même rendez-vous.

⚠️ Attention : lorsque vous remboursez un acompte au client, vous ne pouvez plus vraiment annuler le no-show. Dans le cas où il s'agit uniquement d'une séance d'une carte de séances, vous pouvez facilement l'annuler.

Quand choisir de percevoir une séance ?

Vous souhaitez facturer le temps réservé parce que le client ne s'est pas présenté ? Vous pouvez alors percevoir la séance. La séance est alors définitivement utilisée sur la carte de séances.

Ainsi vous pouvez :

limiter les no-shows
éviter les pertes de chiffre d'affaires
appliquer des règles claires avec les clients

Comme la séance était déjà réservée à l'avance, vous n'avez plus besoin de suivre des paiements ou des acomptes supplémentaires.

Quand libérer à nouveau une séance ?

Parfois, vous souhaitez gérer une situation avec souplesse. Dans ce cas, vous pouvez choisir de libérer à nouveau la séance. La séance redevient alors disponible sur la carte de séances du client, comme si le rendez-vous n'avait jamais eu lieu.

Cela peut par exemple être le cas lorsque :

le client a prévenu à temps
il y avait un cas de force majeure
vous souhaitez faire une exception pour un client fidèle

Pourquoi est-ce plus simple que de travailler avec des acomptes ?

Avec les acomptes classiques, un client doit souvent effectuer un paiement à chaque rendez-vous. Vous devez ensuite également suivre et traiter ces acomptes.

Avec une carte de séances, c'est beaucoup plus simple :

le client paie une seule fois pour plusieurs traitements
les rendez-vous peuvent être réservés plus rapidement en ligne
une séance sert automatiquement de garantie pour le rendez-vous
vous avez moins d'acomptes individuels à gérer

Vous combinez ainsi la sécurité d'un acompte avec un flux beaucoup plus simple et convivial pour le client.

De plus, vous évitez également l'administration pratique liée aux remboursements. Avec les acomptes classiques, les remboursements s'effectuent via Mollie. Un remboursement peut bien se faire automatiquement depuis Optios, mais dès qu'un remboursement déjà effectué doit être annulé, cela doit être géré manuellement. Cela entraîne un suivi supplémentaire, de l'administration comptable et une possible confusion.