Cartes de séances : créer et gérer

Avec les cartes de séances, les clients peuvent acheter à l'avance plusieurs traitements pour un service ou menu spécifique. Cela offre aux clients un tarif plus avantageux par traitement et aide les salons à fidéliser leur clientèle.

⚠️

Les cartes de séances sont uniquement disponibles dans le Package Optios PRO ! Les cartes de séances sont liées à un établissement !

Créer une carte de séances

Allez dans Paramètres.
Cliquez sur Paramètres clients.
Ouvrez l'onglet Cartes de séances.
Cliquez sur Créer.
Indiquez si la carte de séances est pour un service ou un menu
Choisissez le service/menu exact qui doit être lié à cette carte de séances
Remplissez les autres paramètres de la carte de séances (voir ci-dessous)
Cliquez sur Enregistrer.

Attention lors du choix du bon service ou menu ‼️

Lors de la création d'une carte de séances, il est important de sélectionner le bon service ou le bon menu. Cela a en effet une influence sur le fonctionnement de la carte de séances lors de la réservation de rendez-vous et du paiement à la caisse.

Une carte de séances est toujours liée à un seul élément spécifique : un service ou un menu. Le système ne reconnaît la carte de séances que lorsque exactement ce même élément est utilisé dans le rendez-vous ou la vente.

Vous pouvez avoir un ◾️ service « brushing » et à côté un 🔹 menu « brushing » composé du service mentionné. Bien que le nom semble identique, il s'agit dans le logiciel de deux éléments différents — voir photo :

Si la carte de séances est liée au service brushing, mais que le rendez-vous est réservé avec le menu brushing, la carte de séances ne sera pas automatiquement reconnue ni appliquée.

Nous expliquons cet exemple plus en détail 👇

EXEMPLE : CARTE DE SÉANCES POUR UN SERVICE

Le client achète une carte de séances pour le ◾️ Service Brushing (court) ✅

Le client réserve ◾️ Service Brushing (court) ✅

Lorsqu'une carte de séances est liée à un service, et que votre client réserve exactement ce service, tout fonctionne correctement.

La carte de séances est reconnue
La séance peut être utilisée à la caisse

Le client achète une carte de séances pour le ◾️ Service : Brushing (court) ✅

Le client réserve 🔹 MENU Brushing (court) ❌ Ou le client réserve 🔹 MENU All-in, avec le ◾️ Service Brushing (court) inclus ❌

Lorsqu'une carte de séances est liée à un service, et que votre client réserve un menu de ce service, cela ne fonctionne PAS.

La carte de séances n'est PAS reconnue
La séance n'est pas utilisée à la caisse

Vous réservez ici le menu complet, pas le service sous-jacent.

CARTE DE SÉANCES POUR UN MENU

Bien entendu, le même principe s'applique également aux menus : si vous liez une carte de séances à un 🔹 menu, c'est ce 🔹 menu qui doit effectivement être réservé — réserver uniquement un ◾️ service sous-jacent ne suffit pas pour être reconnu à la caisse.

Le service demande-t-il habituellement un acompte lors de la réservation en ligne ? Dans ce cas, votre client verra cet avertissement au moment de choisir le service, mais cette condition disparaîtra une fois ses informations confirmées.
Votre client n'aura donc pas à verser d'acompte lors de la réservation d'une séance d'abonnement.

Autres paramètres :

Nom : nom de la carte de séances tel qu'il est visible dans le système et éventuellement pour les clients (en ligne).
Nombre de séances : nombre total de séances que le client peut utiliser.
Prix : prix total de la carte de séances. Optios calcule automatiquement la différence avec le prix standard et affiche le pourcentage de remise.
Durée de validité (optionnelle) : vous pouvez définir une date d'expiration. Lisez cet article pour plus d'informations sur la date d'expiration / durée de validité des cartes de séances existantes (anciennement « abonnements »).
Description : celle-ci peut être utilisée dans le portail client en ligne pour donner des informations supplémentaires aux clients.
Image (optionnelle) : visible lors de la vente en ligne.
Peut être vendu en ligne : activez cette option si vous souhaitez également rendre la carte de séances disponible en ligne via le portail client.

En cas de plusieurs établissements, la carte de séances devient immédiatement disponible dans tous les établissements.

Archiver une carte de séances

Lorsque vous ne souhaitez plus vendre une carte de séances, vous pouvez l'archiver.

Lorsqu'une carte de séances est archivée :

elle ne peut plus être vendue
les cartes existantes chez les clients restent valables
les séances restantes peuvent encore être utilisées

👉 C'est la méthode recommandée pour arrêter une ancienne carte de séances.

Carte de séances en archive = carte de séances encore utilisable, mais plus vendable

Modifier une carte de séances

Vous pouvez modifier une carte de séances existante lorsque vous souhaitez par exemple :

changer le nom
adapter le prix
modifier la description
activer ou désactiver la vente en ligne

Les modifications s'appliquent uniquement aux ventes futures.

Les cartes de séances déjà vendues conservent leurs paramètres d'origine.

👉 Créer une nouvelle carte de séances et archiver ou supprimer l'ancienne est la méthode recommandée !

Proposer une carte de séances en ligne

Lorsque vous utilisez des cartes de séances en ligne, il est important de tenir compte de ce qui suit ! Cela vous permet d'éviter les redirections incorrectes ou les messages concernant les acomptes lors de la réservation.

Vous utilisez uniquement des menus pour la réservation en ligne ?
→ Proposez alors uniquement des cartes de séances de menu en ligne.
Vous utilisez uniquement des services pour la réservation en ligne ?
→ Proposez alors uniquement des cartes de séances de service en ligne.
Vous utilisez une combinaison de menus et de services ? (L'option « Des services supplémentaires peuvent être sélectionnés après le choix d'un menu ») → Proposez alors uniquement des cartes de séances de menu en ligne. → Ne proposez PAS de cartes de séances de service en ligne. ⚠️

👉 La vente en ligne de cartes de séances se limite dans ce cas aux menus. Si nécessaire, créez un menu réservable pour tous les services souhaités avec uniquement des cartes de séances de menu. Ainsi, le processus de réservation en ligne depuis le portail se déroule correctement et vous évitez les problèmes de navigation ou les acomptes injustifiés.

Supprimer une carte de séances

Une carte de séances ne peut être supprimée que lorsqu'il n'y a plus de cartes de séances actives liées à celle-ci. Les cartes de séances actives sont des cartes qui contiennent encore des séances restantes et qui ne sont pas encore expirées (si elles ont une date d'expiration).

Une fois toutes les cartes clients liées épuisées ou expirées, la carte de séances peut être supprimée.

Si la carte a été vendue, vous pouvez l'archiver plutôt que la supprimer. Les séances restantes des cartes de séances archivées peuvent encore être utilisées, mais la carte elle-même ne peut plus être vendue en caisse/en ligne.