Iedereen die wel eens een workshop gepland heeft, zal je vertellen dat het een flinke klus is. Het vergt organisatie, focus en veel creativiteit. Gelukkig kunnen we je al op weg helpen met de organisatie door workshops aan te bieden via jouw online booking!
❗Opgelet, je moet in het bezit zijn van een PRO-abonnement voor deze feature te kunnen gebruiken. Neem contact op indien je meer informatie wenst.
Stappenplan workshop
Plaats een workshop in je agenda (lees verder)
Stuur een uitnodiging naar je klanten (via marketing) en voeg de link naar de workshop toe in de uitnodiging.
Wil je dat deelnemers het geld vooraf overschrijven? Dan moet je dit expliciet vragen, want je kan geen voorschot vragen voor een workshop. Vergeet dus in je email niet aan te geven dat een deelname aan de workshop enkel bevestigd is, als de klant inschrijft via de online booking én het geld overschrijft (vergeet dus ook je rekening nummer en referentie/vermelding niet toe te voegen aan de uitnodigingsmail) 👉 je kan wel via een work-around een 2e voorschotmail versturen
De workshop afrekenen? maak dan een aparte dienst aan die je gebruikt om af te rekenen
Een workshop plaatsen in de agenda
1. Ga naar de agenda
2. Klik links bovenaan op het kruisje om een afspraak te maken of klik gewoon op het gewenste tijdstip op de kalender zelf tot je de pop-up krijgt om een afspraak in te plannen
3. Selecteer bovenaan 'Workshop'
4. Vul de gevraagde gegevens in
- Titel (naam vd workshop)
- omschrijving (omschrijving vd workshop)
- maximum aantal deelnemers
5. Klik onderaan op 'opslaan'
Een 'workshop' in de Optios agenda werkt zoals een 'blok' en is niet gelinkt aan een bepaald dienst of menu. Dit betekent ook dat je de workshop niet kan afrekenen in de kassa zoals een gewone afspraak. Je zal dus naast de workshop ook een aparte dienst moeten aanmaken, enkel voor het afrekenen.
Deelnemers toevoegen (offline)
1. Dubbelklik om de 'workshop' te openen
2. Voeg klanten toe door deze op te zoeken via de zoekbalk
3. Je kan via deze zoekbalk ook nieuwe klanten toevoegen
(net zoals bij een standaard afspraak)
4. Als je iedereen hebt toegevoegd klik je onderaan op 'sluiten'
Indien de deelnemende klanten een e-mailadres hebben in hun respectievelijke klantenfiches, dan ontvangen deze klanten ook een bevestiging voor hun deelname aan de workshop.
Deelnemers die zichzelf toevoegen (online boeking)
1. Maak een workshop aan in de agenda
2. Er verschijnt automatisch een extra tegel op jouw online booking genaamd 'Workshops'
(enkel in het geval wanneer de workshop nog niet volzet is).
3. De klant kan de workshop online boeken.
4. Klant ontvangt net als bij een online afspraak ook een bevestiging voor hun deelname
aan de workshop.
Opgelet❗
Een workshop werkt meer zoals een 'blok' in de agenda waar meerdere klanten zich kunnen op inschrijven.
Een prijs instellen voor een workshop is momenteel NIET mogelijk!
Een voorschot vragen op de online booking voor
een workshop is momenteel NIET mogelijk!
Communicatie via e-mail
Er worden net zoals bij afspraken in Optios ook automatisch e-mails verzonden naar deelnemers van de Workshops (niet naar de manager of werknemers!). Dit steeds bij:
- Bevestiging deelname aan een workshop (door salon ingepland op de kalender, offline)
- Bevestiging deelname aan een workshop (door klant ingeboekt, online)
👉 bevestigingse-mail wordt na ongeveer 15 min afgeleverd!
- Annulatie deelname aan een workshop (door salon verwijderd de kalender, offline)
- Annulatie deelname aan een workshop (door klant geannuleerd, online)