Wil je dat klanten na hun afspraak automatisch een e-mail met nazorgtips ontvangen? Of net vóór hun afspraak een mail met praktische info? Dat doe je met een automatische campagne. Je stelt de mail één keer in en Optios verstuurt hem daarna automatisch aan elke klant die de behandeling heeft geboekt die jij kiest.
Dit is handig als verschillende behandelingen een andere nazorg vragen, bijvoorbeeld een piercing, een lashlift of laserontharing. Ook een kennismakings- of intakegesprek kan zo een eigen mail krijgen.
Eerst even nagaan
Je klant heeft een geldig e-mailadres in de klantenfiche.
In de klantenfiche staat 'Nieuwsbrieven versturen' aangevinkt. Klanten die geen nieuwsbrieven toestaan, ontvangen de automatische mail niet. Dit is de meest voorkomende reden waarom een nazorgmail niet aankomt.
💡 Wil je meer klanten kunnen mailen? Lees dan deze tips!
Een nazorgmail per behandeling instellen
Ga in Optios naar Marketing en kies Automatische campagnes.
Maak een nieuwe campagne aan en kies voor een e-mailcampagne. Sla je keuze op.
Kies bij de filters de filter 'voor/na een bepaalde dienst'. Klik daarna eerst op 'Filter toepassen' en pas dan op 'Klanten toevoegen'.
⚠️ Let op: kies niet de filter 'heeft een afspraak in een bepaalde periode'. Daarmee kan je geen dienst selecteren.
4. Duid in de volgende stap de dienst aan waarvoor de mail bestemd is. Geef ook het aantal dagen in en kies of de mail voor of na de dienst verstuurd wordt. Voor nazorg kies je meestal 'na', voor voorbereidende info kies je 'voor'.
5. Stel de e-mail op: kies een duidelijk onderwerp en schrijf je nazorgtekst.
6. Klik bovenaan op Activeren. De campagne staat standaard niet actief.
In het overzicht van je automatische campagnes zie je in één oogopslag of een campagne actief is: een groen vinkje betekent actief, een rood kruisje betekent inactief.
7. Wil je deze campagne testen? Zet het aantal dagen op '0' en boek voor jezelf een afspraak met de dienst die verbonden is aan deze nazorgmail.
Meerdere behandelingen met dezelfde nazorg
Een dienst kies je altijd stuk voor stuk: er is geen keuze per categorie. Heb je meerdere behandelingen met dezelfde nazorgtekst, voeg dan elke dienst afzonderlijk toe.
Hebben behandelingen een verschillende nazorg, maak dan voor elke behandeling een aparte campagne.
Waarom komt de mail niet aan?
De klant staat niet ingeschreven voor nieuwsbrieven. Controleer dit in de klantenfiche.
De afspraak werd te laat ingepland. Stuur je de mail bijvoorbeeld 2 dagen vóór de afspraak, dan moet de afspraak minstens 3 dagen op voorhand in de agenda staan. Boekt een klant voor morgen, dan ontvangt hij of zij de mail niet meer.
De afspraak werd nog niet afgerekend. Bij een mail 'na de afspraak' kijkt Optios naar de afrekening. Reken de afspraak daarom af in de kassa.
De campagne is niet actief. Controleer of er een groen vinkje staat.
Lukt het nog niet? Neem contact op met onze support en vermeld de naam van de campagne en de klant.
👉 Goed om te weten
Klanten kunnen niet rechtstreeks antwoorden op de automatische mail. Wil je dat ze je kunnen contacteren, vermeld dan je telefoonnummer of e-mailadres in de tekst.
Het gebruik van GIF's wordt niet ondersteund.
Een automatische campagne kan niet samen met de bevestigingsmail verstuurd worden. Het is een aparte mail.
⚠️ Let op: Mailchimp is iets anders
Zie je in Marketing de instellingen van Mailchimp?
Dat is een aparte koppeling voor nieuwsbrieven en manuele campagnes. Mails die automatisch verstuurd worden op basis van een behandeling stel je niet in via Mailchimp, maar via Marketing > Automatische campagnes.
Info meegeven meteen bij het boeken?
Wil je dat een klant meteen na het inboeken info ontvangt, in plaats van een aantal dagen voor of na de afspraak? Dan kan je een formulier gebruiken.
Een formulier kan je per dienstcategorie koppelen.
📖 Lees er meer over in Hoe maak ik een formulier aan? en over de bevestigingsmail in Hoe kan ik e-mailbevestiging inschakelen?
Meer info over automatische campagnes vind je in