Het gebruik van een Google Agenda is een geweldige manier om eenvoudig en effectief samen te werken met collega's, vrienden of familie. Je werk- of privéleven wordt zo een stuk overzichtelijker en efficiënter!
De Google agenda is uiteraard extra handig in combinatie met de Optios agenda, omdat je zo al jouw Optios en privé afspraken, workshops, blokken en afwezigheden op één plaats kan bekijken (en delen).
Opgelet
Deze synchronisatie heeft een éénrichtingsfunctie!
Je kan de afspraken van de Optios agenda in jouw Google Cal bekijken! ✅
Je kan géén wijzigingen, verwijderingen of toevoegingen doorvoeren vanuit de Google Calendar naar de Optios agenda. 🚫
Met andere woorden, alles van de Optios agenda verschijnt in jouw Google agenda, maar niet omgekeerd. Een afspraak maken in je Google agenda verschijnt simpelweg NIET in jouw Optios account.
Hoe ga je aan de slag?
1. Maak een agenda aan in je Google Calendar.
2. Benoem de nieuwe agenda zodat je deze later makkelijk herkent, bvb "Optios".
3. Meld aan in jouw Optios account met jouw profiel en eigen wachtwoord(!).
4. Ga naar de link client.optios.net/user/google-calendar/connect.
5. Klik op de knop "Connecteer".
4. Je wordt meteen geredirect. Selecteer en meld je aan op je Google account.
5. Geef in je Google Cal toegang tot de Optios applicatie.
6. Selecteer in jouw Optios account de juiste agenda in de dropdown
(in dit voorbeeld 'OPTIOS') en klik op 'Doorgaan'.
8. De connectie is gemaakt.
9. Klik op de knop 'synchroniseren'.
Hier kan je de stappen bekijken in een video:
‼️ OPGELET ‼️
Jouw Google Account moet schrijfrechten hebben in de agenda die je geselecteerd hebt. Indien je op deze agenda géén schrijfrechten hebt, krijg je een melding in het notificationcenter.
Meer informatie over hoe je jouw agenda vanuit de Google Calendar kan delen met schrijfrechten vindt je hier.
De agenda niet meer delen.
Heb je een medewerker die binnenkort stopt in jouw zaak? Dan start je best met de rechten te beperken voor deze persoon.
1. Ga naar 'Instellingen'.
2. Ga naar 'Gebruikers'.
3. Klik op 'Rechten' en ga naar de tab 'Klanten'.
4. Vink de optie 'Toestemming om alle klantengegevens te bekijken en wijzigen' uit.
5. Van zodra ze géén recht hebben om klantgegevens te bekijken, zullen alle afspraken in de Google Agenda niet langer klantgegevens bevatten, enkel de behandelingen.
Van zodra deze medewerker wordt gemarkeerd als inactief (gestopt in de zaak), zal de Optios agenda ook niet meer gesynchroniseerd zijn.
Medewerker deactiveren:
1. Ga naar de HR module
2. Ga naar medewerkers
3. Klik rechtsbovenaan op het kruisje X
4. Je kan nu de datum ingeven waarop je medewerker uit dienst treedt. De software gaat automatisch eerst checken of er afspraken of eventuele 'blokken' staan op deze persoon. Indien deze er zijn zal Optios aangeven waar deze staan zodat je deze kan verplaatsen of verwijderen.
Eens alle afspraken en blokkages in de toekomst weg zijn bij de persoon die je wenst te verwijderen zal je een einddatum kunnen selecteren.
Er zal meteen automatisch een afwezigheid aangemaakt worden die volgt op deze datum. Op die manier kan er in tussentijd (in de opzegperiode) bij deze medewerker géén nieuwe online afspraak geboekt worden NA deze datum.
Eens de effectieve dag aanbreekt, is de medewerker simpelweg uit de agenda, niet langer beschikbaar voor online afspraken etc... en kan deze persoon zich niet langer aanmelden. Er zullen ook geen afspraken meer in de persoonlijke Google agenda van deze persoon terechtkomen.
