Een gewone Optios-account vertegenwoordigt één salon, praktijk of locatie. Bijvoorbeeld:

Deze accounts staan volledig los van elkaar. Ze delen geen gegevens en worden apart beheerd.

Binnen Optios gebruiken we de term 'vestigingen' voor Optios-accounts die aan elkaar gekoppeld zijn. Bijvoorbeeld:

Dit zijn nog steeds aparte Optios-accounts, elk met een eigen Optios ID. Ze zijn echter aan elkaar gekoppeld, waardoor je eenvoudig tussen de vestigingen kunt wisselen en bepaalde gegevens gedeeld kunnen worden.

Losstaande Optios-accounts noemen we meestal gewoon een Optios account — ook al zijn het technisch gezien natuurlijk ook (afzonderlijke) vestigingen.

Gekoppelde vestigingen maken het mogelijk om meerdere locaties vanuit één Optios-account te beheren. Ze zijn ontwikkeld voor organisaties die gegevens willen delen tussen verschillende locaties zonder aparte accounts te moeten beheren.

Typische voorbeelden:

Vestigingen zijn de juiste keuze wanneer meerdere locaties:

⚠️ Vestigingen zijn ontwikkeld om samen te werken, niet om twee volledig onafhankelijke ondernemingen te combineren.

Alle klanten en fiches worden gedeeld tussen je vestigingen. Zo heeft elke locatie altijd de juiste gegevens bij de hand.

De volledige lijst aan diensten wordt gesynchroniseerd.

⚠️ Is evengoed een nadeel! Verwijder je een dienst, dan wordt die in álle vestigingen verwijderd.

Nieuwe producten zijn onmiddellijk beschikbaar in alle vestigingen — één centrale productcatalogus, minder onderhoud.

ℹ️ De stockaantallen (voorraad) beheer je wél per vestiging afzonderlijk. Zo blijft de voorraad per locatie altijd correct.

Het type beurtenkaart/klantenkaart (aangemaakt bij instellingen) wordt gedeeld: nieuwe types zijn dus beschikbaar in alle vestigingen — één keer aanmaken voor alle vestigingen.

Cadeaubonnen zijn wél vestigingsoverstijgend: een klant kan zijn cadeaubon in eender welke vestiging gebruiken, ongeacht waar de bon oorspronkelijk aangekocht werd.

Ondanks dat de diensten zelf gedeeld zijn, kan elke vestiging wél een eigen menustructuur opmaken — handig als vestigingen anders te werk gaan.

Klanten zijn beschikbaar in alle vestigingen; het kan toch nog 'gescheiden' weergegeven worden per vestiging indien gewenst.

Minder onderhoud dankzij één centrale catalogus; de voorraad blijft wel apart per vestiging.

Ook al zijn de diensten gedeeld, elke vestiging kan een eigen menustructuur opmaken.

Je beheert klanten, producten, diensten en agenda's vanuit één account.

Veel zaken hoef je slechts één keer aan te maken.

Gebruikers met de juiste rechten bekijken in één oogopslag de afspraken van elke vestiging.

Rechten voor switchen vind je terug bij 'Gebruikers':

Wil je dat medewerkers deze rechten niet hebben? Navigeer naar Instellingen → Gebruikers → Rechten, schakel de bovenstaande opties uit en klik op Opslaan.

Vestigingen delen niet alles — dat is bewust zo ontworpen. Hieronder de belangrijkste beperkingen per onderdeel.

Een van de meest voorkomende misverstanden: gebruikers zijn niet gedeeld. Een gebruiker (bv. 'Lisa') kan rechten krijgen om tussen vestigingen te wisselen. Ze kan dan:

Maar wil je Lisa daadwerkelijk op de agenda van beide vestigingen laten verschijnen (en boekbaar maken in beide)? Dan moet je haar opnieuw aanmaken, inclusief:

Vestigingen hebben één gezamenlijke boekingspagina; alle online beschikbare salons staan op één startpagina. Salons kunnen via de juiste url wél de online boeking van 1 specifieke vestiging tonen op hun eigen website, zodat eindklanten niet moeten kiezen tussen alle vestigingen.

Formulieren moeten per vestiging opgemaakt worden, wat vaak tijdrovend is — zeker wanneer ze meertalig zijn, want dan moet ook dat per vestiging en per taal opgemaakt worden.

Cadeaubonnen kunnen in alle vestigingen gebruikt worden — dit is juist een voordeel, geen aandachtspunt, maar wordt hier vermeld omdat het vaak verward wordt met klantenkaarten (die net niet vestigingsoverstijgend zijn).

⚠️ Zaken zomaar overboeken van de ene vestiging naar de andere is boekhoudkundig niet vanzelfsprekend (ook niet in Mollie) — denk aan btw, de rekening waarop een voorschot staat, en de administratieve verwerking.

Alle campagnes (en instellingen) zijn per vestiging. Dit betekent dat alles steeds opnieuw moet opgemaakt worden, wat de meeste salons tijdrovend vinden. Bij een Mailchimp-koppeling moet ook alles per vestiging verlopen.

Optios ondersteunt koppelingen met Shopify en WooCommerce, maar:

ℹ️ Heeft een klant verschillende ondernemingen die elk een eigen webshop nodig hebben? Dan zijn aparte Optios-accounts meestal de juiste oplossing.

SMS-pakketten moeten per vestiging aangekocht worden.

Stel dat een knipbeurt in Vestiging A €40 kost, maar je wil deze in Vestiging B naar €45 verhogen. Dan moet je inloggen in de account van Vestiging B en daar de prijs aanpassen. Doe je dit vanuit Vestiging A, dan verandert er niets in Vestiging B.

Je hebt in Vestiging A nog 5 shampoos op voorraad en in Vestiging B nog 20. Wil je de stock van Vestiging B aanpassen (bv. na een levering), dan moet dit specifiek in de account van Vestiging B gebeuren.

Wil je de omschrijving van een behandeling aanpassen (bv. extra uitleg toevoegen)? Dat gebeurt enkel in de vestiging waarin je bent ingelogd — de andere vestigingen blijven ongewijzigd.

Wil je afrekenen in een andere vestiging, dan moet je inloggen in de correcte account/vestiging. Zo kunnen medewerkers niet zomaar ergens anders afrekenen of aanpassingen doen.

⚠️ Aanpassingen kan je enkel maken in de juiste vestiging/account. Log dus steeds in in de account waar je de aanpassing wenst te doen. Verwijder NOOIT zomaar diensten uit een account — dat verwijdert ze in álle vestigingen. Biedt jouw vestiging een dienst niet aan? Zet deze dan bij de instellingen op 'niet online boekbaar' in plaats van te verwijderen.

Meerdere kassa's in 1 account zijn bedoeld voor meerdere betaalpunten binnen één vestiging, niet om meerdere locaties of ondernemingen te beheren. Een extra kassa geeft geen aparte vestiging, geen aparte dagontvangst en geen aparte rapporten.

Gebruik meerdere kassa's in 1 account wanneer één vestiging meerdere betaalpunten heeft, bijvoorbeeld:

In al deze situaties blijft het één onderneming en één vestiging. Meerdere kassa's laten toe om:

Dit is handig voor grotere zaken waar meerdere medewerkers tegelijk betalingen verwerken.

Gebruik niet enkel meerdere kassa's in 1 account wanneer de klant:

In deze gevallen zijn vestigingen of aparte Optios-accounts de juiste oplossing. Een extra kassa zorgt namelijk niet voor:

Alles blijft deel uitmaken van dezelfde vestiging.

Wanneer je meerdere locaties hebt, zijn vestigingen bijna altijd de juiste oplossing. Afdelingen zijn hiervoor niet ontworpen en mogen niet verkocht worden als alternatief voor vestigingen.

Afdelingen (of departementen) dienen uitsluitend om rapportering op te splitsen binnen één vestiging. Je kan afdelingen specifiek toewijzen aan diensten en producten, zodat je omzet en prestaties afzonderlijk kan analyseren zonder daarvoor meerdere vestigingen te moeten aanmaken. Een afdeling kan bijvoorbeeld gebruikt worden om onderscheid te maken tussen:

...terwijl alles zich binnen dezelfde fysieke vestiging bevindt.

Afdelingen zijn geschikt wanneer je binnen één vestiging de rapportering wilt opsplitsen. Enkele goede voorbeelden:

Gebruik afdelingen niet als 'locaties' in 1 account wanneer de klant:

ℹ️ Afdelingen veranderen enkel de rapportering binnen 1 account. Ze creëren geen aparte werking zoals vestigingen doen.

Ieder account en iedere ingelogde medewerker kan chatten met support. Wanneer een gebruiker eindeloos moet 'wachten' op een antwoord, is die soms ingelogd op een andere vestiging (of andere gebruiker) dan waarmee de chat werd gestart.