Houd er rekening mee dat voor afspraken die handmatig aan de agenda worden toegevoegd, er een vertraging van 20 tot 30 minuten is bij het verzenden van de e-mail. Deze vertraging is toegevoegd omdat het mogelijk is dat er na het plannen van de afspraak kleine wijzigingen worden aangebracht in de afspraak direct na het beëindigen van een telefoontje met een klant. Op deze manier ontvangt de klant een e-mailbevestiging die zeker de juiste informatie bevat (datum, tijd, diensten, ...)
Daarnaast kunnen klanten soms vragen hebben over het e-mail verkeer en het salon daarvoor rechtstreeks contacteren. Om uw klanten toch vrij snel een antwoord of oplossing te kunnen geven, hebben we een checklist voorzien om te doorlopen, samen met de klant.
CONTROLEER ONDERSTAANDE ZAKEN:
CONTROLE 1:
Bij de klant zelf in hun klanten fiche kan je de mails bekijken die de klant ontvangen heeft via de communicatie tab. Je kan zien of deze verzonden is en al dan niet ontvangen werd. Als het hier staat als afgeleverd, dan is hij ook echt afgeleverd, maar mogelijks in de spam/ongewenste mail terecht gekomen. De klant kan zelf aanduiden dat de e-mails die ze ontvangen hebben niet meer als spam mogen beoordeeld worden.
1. Druk "Klanten"
2. Zoek een klant en selecteer hem of haar
3. Druk op "Communicaties"
CONTROLE 2: Is het e-mail adres correct ingevuld in de klanten fiche?
CONTROLE 3: Is het vinkje "Verstuur e-mails" ingeschakeld onderaan de klanten fiche?
CONTROLE 4: Staat het aangevinkt om een herinnering te sturen? Dit kan je nakijken via
Instellingen - Agenda - E-mail herinneringen - Aanvinken, tijd ingeven - Opslaan
CONTROLE 5: Staat uw e-mail ingevuld in uw account. Dit kan je controleren via
instellingen - Account - Algemeen - E-mail invullen - Opslaan
CONTROLE 6: Is het geen online afspraak? Voor telefonische afspraken kan u ook een e-mail versturen, maar dat moet wel ingeschakeld worden op volgende manier:
Instellingen - Agenda - Algemeen - Bevestiging afspraak sturen naar de klant via e-mail voor telefonische afspraken aanvinken - opslaan
Heb je de bovenstaande controles gedaan en lijkt alles te kloppen?
Contacteer dan onze helpdesk via help@optios.net.