Ontvangt een klant geen bevestiging, herinnering of andere mail vanuit Optios? Dat kan verschillende oorzaken hebben. Hieronder vind je de meest voorkomende redenen en wat je eraan kunt doen.
1. 📋 Typfout of ongeldig e-mailadres
De meest voorkomende reden is een fout in het e-mailadres zelf — een tikfout, een ontbrekend teken of een verkeerde extensie.
👉 Wat kan je doen? Ga naar de klantfiche en controleer het e-mailadres zorgvuldig. Klopt het adres niet? Pas het aan en stuur de mail opnieuw.
2. 📬 Mailbox vol of niet meer actief
Soms bestaat het e-mailadres wel, maar is de mailbox vol of werd het account ondertussen stopgezet. Mails worden dan teruggestuurd ("bounced") en worden niet afgeleverd.
👉Wat kan je doen ? Ga naar Klanten → [klant] → Meldingen en bekijk de status van de verzonden mails. Staat de mail niet op "afgeleverd"? Vraag de klant om een geldig, actief e-mailadres.
3. 🔕 "Verstuur e-mails" staat uitgeschakeld
In de klantfiche kan de optie "Verstuur e-mails" uitgeschakeld zijn. Dit betekent dat de klant geen mails ontvangt, ongeacht welk soort communicatie je verstuurt.
Dit kan gebeuren als de klant zich eerder heeft afgemeld, of als de instelling manueel werd uitgeschakeld.
👉 Wat kan je doen? Controleer in de klantfiche of "Verstuur e-mails" aangevinkt staat. Is dit niet het geval? Stuur de klant opnieuw een uitnodiging via mail (re-opt-in) zodat hij of zij zich opnieuw kan inschrijven.
4. 📰 Klant heeft geen toestemming gegeven voor commerciële mails
Ontvangt je klant wél transactionele mails (zoals afspraakbevestigingen en herinneringen), maar geen marketingmails of nieuwsbrieven? Dan staat de optie "Verstuur nieuwsbrieven" waarschijnlijk niet aangevinkt in de klantfiche.
Dit is niet zomaar een instelling — klanten moeten uitdrukkelijk toestemming geven om commerciële communicatie te ontvangen. Dit is verplicht volgens de GDPR-wetgeving.
👉 Wat kan je doen? Motiveer klanten om zich in te schrijven via jouw opt-in link. Die kan je op verschillende manieren verspreiden: via een QR-code in je zaak, via sociale media, in je afspraakbevestigingen, of via WhatsApp.
➡️ Meer info: Hoe deel je jouw opt-in link met klanten?
5. 🚫 E-mailadres staat op de zwarte lijst
Krijg je de melding "E-mailadres staat op zwarte lijst en kan geen e-mails ontvangen" te zien? Dan blokkeert het systeem alle mails naar dit adres. Dit kan drie oorzaken hebben:
Fout e-mailadres – het adres bestaat niet of bevat een fout
Eigen domeinnaam – zakelijke domeinen (bv. jan@topkapper.be) blokkeren soms mails van externe servers. Vraag de klant om een algemeen adres te gebruiken (bv. Gmail, Telenet, Hotmail)
Optios werd geblokkeerd – de klant of diens mailbox heeft mails van Optios in het verleden geblokkeerd of als spam gemarkeerd
👉 Wat kan je doen? Controleer eerst of het adres correct is en geen eigen domeinnaam betreft. Is alles in orde? Neem dan contact op met Optios Support via help@optios.net met de naam en het e-mailadres van de klant. Enkel Optios kan een zwarte-lijst-blokkering opheffen.
6. 📁 Mail komt terecht in de spamfolder
Het kan zijn dat de mail wél verzonden en afgeleverd is, maar in de spam- of ongewenste e-mailmap is terechtgekomen. Dit zie je in Optios doordat de status van de mail op "afgeleverd" staat, maar de klant hem niet heeft gevonden.
Spamfilters werken op basis van een reputatiescore en variëren per provider (Gmail, Hotmail, Telenet…). Hotmail staat erom bekend strenger te filteren.
👉 Wat kan je doen?
Vraag de klant om de spamfolder te controleren
Vraag hen om de mail niet als spam te markeren — en als dat al is gebeurd, om dit ongedaan te maken
Stel voor dat de klant het afzenderadres van Optios toevoegt aan zijn contacten of vertrouwde afzenders
➡️ Meer info: Waarom komen e-mails in de (Hotmail) spamfolder terecht?
🔍 Stap-voor-stap checklist
Stap | Wat te controleren |
1 | Klopt het e-mailadres in de klantfiche? |
2 | Staat "Verstuur e-mails" aan? |
3 | Staat "Verstuur nieuwsbrieven" aan (voor marketingmails)? |
4 | Wat is de status in Meldingen? |
5 | Staat het adres op de zwarte lijst? |
6 | Heeft de klant de spamfolder gecontroleerd? |