Stap 1 — Controleer of de factuur correct is verstuurd vanuit Optios
Open de betrokken factuur in Optios en kijk of er een foutmelding of waarschuwing zichtbaar is.
⚠️ Let op: verzendproblemen zijn enkel zichtbaar op de factuur zelf, niet in het overzicht.
Zie je een foutmelding op de factuur? Maak de factuur dan niet opnieuw aan en crediteer ook niet zomaar. Neem contact op met de Optios support voor verdere stappen.
Veelvoorkomende oorzaken van een fout bij het verzenden
👉 BTW-nummer niet gekend in VIES
Optios valideert BTW-nummers via het Europese VIES-systeem. Als het BTW-nummer van je klant daar niet in staat, kan de factuur niet verstuurd worden.
📖 Meer info over BTW-foutmeldingen
👉 Peppol niet (meer) actief in jouw Optios-account
Controleer of Peppol nog actief staat via Instellingen → Kassa → Peppol. Als je recent je facturatiegegevens hebt aangepast, moet de manager de Peppol-verbinding opnieuw activeren.
✅ Geen foutmelding te zien op de factuur?
Dan is de factuur correct verstuurd vanuit Optios.
Het probleem bevindt zich dan aan de kant van je klant.
Stap 2 — Controleer of je klant correct geregistreerd staat op het Peppol-netwerk
Om een factuur te kunnen ontvangen via het Peppol-netwerk moet jouw klant correct geregistreerd staan bij Peppol. Je kan nagaan of dit het geval is:
👉 Ga naar recommand.eu/en/peppol-search of de officiële Peppol Directory en zoek op het BTW-nummer (of Peppol-ID) van je klant.
Het Peppol-ID voor een Belgisch bedrijf bestaat uit 0208: gevolgd door het ondernemingsnummer zonder "BE".
Bijvoorbeeld: BTW BE0629718060 → Peppol-ID 0208:0629718060
Correcte registratie betekent:
✅ Bedrijf staat geregistreerd op het Peppol-netwerk
✅ Er is een actief Access Point vermeld
✅ Het documenttype Peppol BIS Billing UBL Invoice V3 staat vermeld als ondersteund
dit wil zeggen dat dit bedrijf facturen kan ontvangen via Peppol
Voorbeeld voor Optios via recommand.eu:
Wat als het bedrijf niet gevonden wordt?
Let op: de Peppol Directory is niet volledig. Sommige Access Points publiceren hun klanten niet in de directory, ook al zijn ze correct geregistreerd.
Afwezigheid in de directory betekent dus niet automatisch dat je klant niet geregistreerd is.
Stap 3 — Mogelijke oorzaken aan de kant van je klant
Als de factuur foutloos vertrokken is vanuit Optios maar toch niet aankomt, zijn dit de meest waarschijnlijke oorzaken:
Klant weet niet waar de factuur staat — De factuur is aangekomen bij hun Access Point, maar de klant zoekt op de verkeerde plek in hun boekhoudpakket of portaal.
Factuur zit in een foutenwachtrij — Het systeem van de klant heeft de factuur ontvangen maar automatisch geblokkeerd door een validatiefout, zonder dat de klant een melding zag.
Access Point van de klant werkt niet correct — De factuur is afgeleverd aan hun Access Point, maar nooit doorgestuurd naar hun boekhoudpakket.
Klant staat niet (correct) geregistreerd op Peppol — Hun Access Point of boekhoudpakket is niet correct geconfigureerd voor het ontvangen van facturen.
Stap 4 — Wat kan je klant doen?
Controleer in het boekhoudpakket of portaal waar inkomende Peppol-facturen terechtkomen (dit verschilt per software).
Neem contact op met hun Access Point-provider en vermeld het exacte tijdstip van verzending en het Peppol-ID van de verzender. Vraag hen of de factuur ontvangen is op hun netwerk.
Vraag hun Access Point om de verzendbevestiging (Transmission Acknowledgement) op te vragen bij de verzendende Access Point.