Optios gebruikt VIES voor BTW-validatie — niet de Belgische KBO. Dit is een wettelijke verplichting in het kader van Peppol.
Wat is het probleem?
Wanneer u een factuur maakt voor een Belgisch bedrijf en een foutmelding krijgt bij het ingeven van het BTW-nummer, betekent dit dat het BTW-nummer van uw klant niet gekend is in VIES — het Europese systeem voor BTW-validatie.
Veel Belgische bedrijven zijn enkel geregistreerd in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO), maar nog niet actief in VIES. Dit zijn twee aparte systemen.
Waarom gebruikt Optios VIES?
Optios verzendt B2B-facturen via het Peppol-netwerk, waarvoor een geldige VIES-registratie verplicht is. Dit is een Europese wettelijke vereiste waarop Optios geen invloed heeft.
De validatie via VIES is dus geen beperking van Optios, maar een wettelijke verplichting die geldt voor alle software die Peppol-facturen verzendt.
Wat moet uw klant doen?
1️⃣ Controleer het BTW-nummer in VIES
Ga naar financien.belgium.be en controleer of het BTW-nummer actief is in VIES.
2️⃣ Neem contact op via Myfin
Staat het BTW-nummer niet in VIES? Dan kan uw klant via Myfin contact opnemen met de Belgische belastingadministratie om het nummer te laten registreren of bijwerken.
3️⃣ Opnieuw proberen na registratie
Zodra het BTW-nummer actief is in VIES, kan u de factuur in Optios opnieuw aanmaken.
Contactgegevens Belgische BTW-administratie
E-mail vat.validation@minfin.fed.be
Telefoon +32 2 577 40 30
Online financien.belgium.be
Opmerking: Optios kan het BTW-nummer van uw klant niet manueel overschrijven of de validatie omzeilen. De VIES-verificatie is een wettelijke Peppol-verplichting die van toepassing is op alle B2B e-facturatie in Europa.