Klantgegevens worden in Optios automatisch verwijderd wanneer een klant gedurende 2 jaar geen aankoop heeft gedaan in jouw zaak. Dit is geen technische fout, maar een instelling die je zelf beheert — én een maatregel die aansluit bij de Europese privacywetgeving (GDPR/AVG).
Wat is een inactieve klant?
Een klant wordt als inactief beschouwd wanneer die gedurende 2 jaar geen enkel product heeft aangekocht en geen enkele afspraak heeft afgerekend in jouw zaak.
Zolang er activiteit is — ook als dat maar één keer per jaar is — blijft de klant actief en worden de gegevens bewaard.
Waarom verwijdert Optios deze gegevens?
De Europese privacywetgeving (AVG/GDPR) verplicht bedrijven om persoonsgegevens niet langer te bewaren dan strikt noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Dit principe heet opslagbeperking (artikel 5 AVG).
Voor klantgegevens in een salon of winkel geldt:
Zolang een klant actief is, is er een geldige reden om de gegevens bij te houden (uitvoering van de klantrelatie).
Wanneer een klant 2 jaar lang niets meer heeft gekocht of geboekt, vervalt die reden — en is verdere bewaring in principe niet meer toegestaan.
Een bewaartermijn van 2 jaar na het laatste klantcontact wordt in de sector breed erkend als een redelijke en AVG-conforme richtlijn voor marketinggegevens en klantprofielen.
⚠️ Let op: Financiële gegevens zoals facturen vallen onder een wettelijke bewaarplicht van 7 jaar (fiscale wetgeving). Die gegevens worden dus niet verwijderd, ook al is de klant inactief.
👉 Facturen worden geregistreerd in Peppol en in je boekhouding
Hoe schakel je dit in of uit?
Je beheert deze instelling zelf via Instellingen → Klanten → Algemeen → Advanced:
✅ Klanten automatisch verwijderen na 2 jaar inactiviteit
Aangevinkt: inactieve klanten worden na 2 jaar automatisch verwijderd.
Niet aangevinkt: klantgegevens blijven bewaard, ongeacht inactiviteit.
Wil je de instelling wijzigen? Pas ze aan en klik op Opslaan.
Wat als een "verdwenen" klant terugkomt?
Als een klant na verwijdering opnieuw een online afspraak maakt of online iets aankoopt, wordt er automatisch een nieuw klantprofiel aangemaakt.
Wanneer de klant langskomt in het salon zal een nieuwe klantenfiche aangemaakt worden bij het boeken van een nieuwe afspraak.
❌ Historische gegevens van vóór de verwijdering zijn niet meer beschikbaar.
Je kan de oude fiche wel terugbrengen en deze oude fiche met alle historiek samenvoegen met de nieuwe fiche.
Hoe?
Je vind een oude afspraak op de agenda voor deze klant.
Open de afspraak en klik op de naam in het kader.
Je wordt naar de verwijderde fiche gebracht en krijgt bovenaan de optie om de verwijdering ongedaan te maken
Eens de fiche terug is, kan je de terug gebrachte fiche samenvoegen met de nieuwe fiche.
