Er zijn verschillende manieren om een voorschot te vragen aan jouw klant.
Een voorschot vragen bij een online afspraak
Een voorschot vragen bij een offline afspraak
Een voorschot vragen in het salon voor een volgende afspraak
Voor de meest accurate opvolging raden we aan om de voorschotten te controleren in je Mollie-account.
Maar voor een snelle blik op de betaalde en niet betaalde voorschotten in je Optios-account kan je ze ook raadplegen via:
het notificatiecentrum
het overzicht van voorschotten in de kassa
de klantenfiche
de symbolen op afspraak op de agenda
❌ DOE DIT NIET ALS JE DE BETAALSTATUS VAN EEN VOORSCHOT WIL CHECKEN: ❌
We zien veel mensen deze fout maken, waardoor er fouten ontstaan in de dagontvangsten:
Sommige Optios-gebruikers hebben de neiging om via de afspraak even snel op "afrekenen" te klikken om te checken of het voorschot betaald werd door de klant.
❗Let op: Het online voorschot zal pas op de kassa verschijnen vanaf de datum van de afspraak.
Open je de rekening op de kassa vòòr de datum van de afspraak, zal je het voorschot dus niet zien staan. Zolang de rekening nu open staat op de kassa, kan het voorschot niet correct synchroniseren.
👉 Reken je op de dag van de afspraak af terwijl de rekening nog openstond (zonder voorschot) dan reken je dus af zonder het voorschot in te rekenen en betaalt de klant het volledige bedrag.
✅ Heb je de rekening toch geopend voordien?
Dan moet je deze terug te verwijderen VOOR dat je de klant afrekent.
Je vind de "verwijderen" knop links onderaan in de rekening.
(indien je dit niet ziet, dan heb je geen gebruikersrechten om te verwijderen)
🎥 In deze video tonen we je de verschillende manieren om voorschotten te consulteren in Optios:
1. Notificatiecentrum
Links onderaan in de agenda vindt je het notificatiecentrum terug, deze houdt je up-to-date wat betreft online afspraken, online voorschotten, annulaties,... etc.
2. Overzicht voorschotten kassa
Je kan alle voorschotten opvragen in het overzicht in de kassa. De laatste kolommen tonen de status, voor meer details klik je op 'weergeven'.
Je kan met je muis over de symbolen heen gaan, de status wordt meteen weergegeven.
REGISTER PAID
= betaald aan de kassa
= dit is een gewoon kassa voorschot
= géén online voorschot via Mollie
PENDING
= aanvraag voor voorschot is in behandeling
SENT
= verzonden
= de betaallink van Molie werd vestuurd
REQUESTED
= aangevraagd
= het voorschot werd gevraagd
= de betaallink naar Molie werd geopend door de klant
PAID
= betaald
= het online voorschot is betaald
REFUNDED
= teruggestort
= het voorschot werd teruggestort naar de klant
EXPIRED
= vervallen
= de betaallink van Molie is geopend en vervallen
= de afspraak wordt automatisch verwijderd, indien zo ingesteld*
FAILED
= het betalen van het voorschot is mislukt
= de afspraak wordt automatisch verwijderd, indien zo ingesteld*
CANCELED
= de betaallink van Molie is geopend en werd geannuleerd door de klant
= de afspraak wordt automatisch verwijderd, indien zo ingesteld*
*Je kan in de instellingen aanvinken om de afspraak automatisch te laten verwijderen indien het voorschot niet betaald werd.
3. Klantenfiche
Ook bij de klant zelf vindt je alle online voorschotten met hun status terug.
4. Symbolen op de afspraak in agenda
Tekstballon $
= voorschot is gevraagd.
= er werd een email verstuurd met de vraag om een voorschot te betalen.
Geldtas $
= voorschot is betaald.
= het voorschot van de afspraak werd betaald.
= OF het voorschot van de afspraak werd reeds geïnd.
Geldtas X
= Voorschot werd niet betaald.
= het voorschot van de afspraak werd niet betaald (mislukt, geannuleerd of verlopen).
Hand $
= Voorschot is teruggestort.
= het voorschot van de afspraak werd naar klant teruggestort.
Vragen?
Ons supportteam helpt je graag:
💬 Via de chat (rechts onderaan je scherm) of via help@optios.net
