Werk je met prijzen die kunnen variëren per klant — bijvoorbeeld afhankelijk van haarlengte, dikte, gebruikte producten of behandelduur? Dan is het perfect toegelaten om een "vanaf"-prijs te tonen op je online boekingspagina.
Maar er zijn wel een aantal spelregels waar je rekening mee moet houden, zowel juridisch als fiscaal.
👨⚖️ Mag dit wettelijk in België?
Ja. Volgens het Wetboek Economisch Recht (Boek VI – marktpraktijken) moet je als handelaar je prijzen altijd duidelijk en ondubbelzinnig aanduiden. Voor diensten waarvan de eindprijs niet op voorhand vastligt — zoals bij kapper- of beautybehandelingen — mag je in plaats van één vaste totaalprijs een startprijs of berekeningswijze tonen. Dat is precies waarvoor "vanaf" bedoeld is.
🤓 Waar moet je op letten om juridisch correct te werken?
1. Toon altijd de prijs inclusief btw
Prijzen naar consumenten toe moeten "alles inbegrepen" zijn. Geen prijzen exclusief btw of exclusief verplichte toeslagen tonen.
2. Zorg dat de laagste prijs realistisch is
Dit is het belangrijkste aandachtspunt. Een "vanaf €35" die in de praktijk bijna nooit gehaald wordt, kan gezien worden als een misleidende handelspraktijk of "lokvogelaanbod". De basisprijs moet effectief haalbaar zijn voor een relevante groep klanten (bijvoorbeeld: kort haar, standaardbehandeling zonder extra's).
3. Leg duidelijk uit waarom de prijs kan variëren
Vermeld bij de dienstomschrijving zelf — niet weggestopt in kleine lettertjes — waarvan de uiteindelijke prijs afhangt (haarlengte, dikte, product, duurtijd, ...).
4. Overweeg een prijsrange in plaats van enkel een startprijs
Bijvoorbeeld "€35–€65" in plaats van enkel "vanaf €35". Dit is transparanter voor de klant en verkleint het risico op discussies of klachten achteraf.
5. Bevestig de definitieve prijs vóór de behandeling start
Doe dit idealiter tijdens een kort intakemoment bij aankomst, zodat de klant niet voor een verrassing komt te staan bij het afrekenen.
6. Houd prijzen consistent tussen website, boekingsmodule en kassa
Is er een verschil tussen de prijs online en aan de kassa? Dan ben je wettelijk verplicht de laagste van de twee aan te rekenen, in het voordeel van de klant.
🕵🏻♀️ Fiscaal aandachtspunt: wat kijkt een belastingcontroleur na?
Kapsalons en beautysalons gelden bij de FOD Financiën als een sector met verhoogd risico op niet-geregistreerde omzet. Bij een controle wordt een salon met "vanaf"-prijzen doorgaans op de volgende punten getoetst:
Boekingsdata versus omzetaangifte — komt een langere behandeltijd of extra opties in het boekingssysteem ook terug als een hogere prijs in de boekhouding?
Btw op het volledige bedrag — werd de btw berekend op de werkelijk aangerekende prijs, en niet stelselmatig op het lagere basisbedrag?
Consistentie tussen website, kassa en gehanteerd prijzenbeleid — kan de salon een intern, gedocumenteerd prijzenoverzicht voorleggen dat het verschil tussen "vanaf"-prijs en eindprijs verantwoordt?
Indiciaire vergelijking — verhoudt de aangegeven omzet zich logisch tot het aantal boekingen en de gemiddelde eindprijs per behandeling?
De kern: het is niet het "vanaf"-principe zelf dat een controleur doet fronsen, maar wel de traceerbaarheid. Zolang je kan aantonen — via een consistent, gedocumenteerd prijzenbeleid — waarom een boeking uiteindelijk duurder uitviel, en dat verschil ook terugkomt in je btw-aangifte en boekhouding, zit je goed.
✅ Checklist voor je salon
Prijzen op de website en boekingsmodule zijn incl. btw
De "vanaf"-prijs is realistisch haalbaar voor een deel van de klanten
Er staat een duidelijke uitleg bij waarom de prijs kan variëren
Er is een intern prijzenoverzicht dat het prijsverschil per situatie documenteert
Prijzen in de boekingsmodule, op de kassa en op de factuur komen overeen
Klanten worden vóór de behandeling geïnformeerd over de definitieve prijs
💜 Hoe stel je dit in in Optios?
De manier waarop je een "vanaf"-prijs instelt, hangt af van hoe je online booking is opgebouwd: werk je met menu's (categorieën van behandelingen, bv. "Kleuringen") of met losse diensten (bv. "Pedicure")?
👉 Werk je met menu's?
Afhankelijk van hoe je werkt, geldt de "vanaf"-prijs voor een volledige categorie (bv. "Kleuringen") of voor een specifieke behandeling (bv. "Balayage").
1.Zet de "vanaf"-prijs in de titel van het menu.
Zo weet de klant meteen bij het kiezen van het menu waar hij/zij aan toe is.
2. Herhaal de "vanaf"-prijs in de omschrijving van het menu,
en vul hier meteen de extra info aan (waarvan hangt de prijs af, wanneer krijgt de klant een prijsindicatie, ...). 💡 Let op: dit verschijnt als pop-up met een "doorgaan"-knop die de klant moet bevestigen vóór hij het menu kan selecteren — een mooie extra transparantie-check. Vul dit wel in per menu (bv. per lengte of per kleurtechniek), telkens opnieuw.
3. Let op bij bevestigingsmails:
werk je met menu's en wil je dat de klant de "vanaf"-prijs ook terugziet in de bevestigings- en herinneringsmail? Vermeld de prijs dan ook in de titel van de dienst binnen dat menu — de geboekte diensten worden namelijk apart vermeld in die mails, los van het menu zelf.
👉 Werk je met losse diensten?
1.Zet de "vanaf"-prijs in de titel van de dienst.
2. Herhaal de "vanaf"-prijs in de omschrijving van de dienst,
samen met de nodige extra toelichting (zie de tips hierboven).
👉 Schakel de automatische prijsweergave uit
Werk je met "vanaf"-prijzen in de titel/omschrijving?
Schakel dan de instelling "Prijzen van diensten weergeven op de online boeking" uit. Deze instelling toont namelijk het exacte, vaste tarief dat in het systeem staat ingesteld — dat kan de "vanaf"-boodschap tegenspreken of de klant verwarren als het uiteindelijke bedrag afwijkt. Zonder deze instelling blijft enkel jouw "vanaf"-prijs in de titel/omschrijving zichtbaar.
✅ Checklist configuratie
"Vanaf"-prijs staat in de titel van het menu of de dienst
"Vanaf"-prijs + toelichting staat in de omschrijving van het menu of de dienst
Werk je met menu's en wil je de prijs in de bevestigingsmail? Prijs ook in de dienstnaam gezet
Instelling "Prijzen van diensten weergeven op de online boeking" staat uit
Omschrijvingen zijn consistent ingevuld voor alle varianten (lengtes, kleurtechnieken, ...)