L'AI Call Agent est un assistant IA téléphonique qui peut répondre aux appels entrants des clients et les aider à prendre rendez-vous par téléphone.

L'AI Call Agent est un assistant IA vocal, ou réceptionniste numérique, qui répond aux appels téléphoniques de votre salon. Les clients peuvent prendre rendez-vous par téléphone, poser des questions simples et gérer leurs réservations — 24h/24 et 7j/7, sans qu'un membre du personnel doive décrocher.

Par téléphone, les clients peuvent :

L'agent guide le client étape par étape tout au long de la conversation jusqu'à ce que le rendez-vous soit entièrement confirmé.

Le Call Agent utilise exactement la même technologie que l'AI Chat Assistant : la même logique et les mêmes règles de réservation. La téléphonie n'est en réalité qu'un nouveau « canal » qui utilise le même système d'IA.

Il s'agit actuellement d'une première version.

Cela signifie :

Le numéro de téléphone existant du salon peut être redirigé vers le nouveau numéro géré par l'IA, mais Optios ne peut pas configurer cette redirection.

Ce qu'il peut faire ✅

Ce qu'il ne peut pas faire ❌

Le client appelle le numéro de téléphone et est accueilli par l'AI Call Agent. Il répond : « Vous êtes en communication avec l'assistant numérique de [nom de votre salon]. » L'assistant demande comment il peut aider, puis guide le client étape par étape dans le processus de réservation.
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L'AI Call Agent essaie de reconnaître le client sur la base du numéro depuis lequel il appelle. Selon la situation, voici ce qui se passe :

Un rendez-vous réservé par l'AI Call Agent est reconnaissable grâce à l'icône de robot dans le calendrier. En survolant l'icône, une notification s'affiche également.

En haut, vous pouvez immédiatement voir les chiffres les plus importants pour la période sélectionnée :
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Le graphique indique le nombre d'appels reçus par jour et leur résultat :

🟢 Rendez-vous réservé : un rendez-vous a été pris.
🟠 Demande de rappel : une demande de rappel a été créée par l'appelant.
🔵 Aucun résultat : l'appel n'a abouti ni à une réservation ni à une demande de rappel.

Sous le graphique, vous retrouvez tous les appels individuels. Pour chaque appel, vous voyez la date, la durée de l'appel, l'appelant et le résultat. Si un ou plusieurs rendez-vous ont été réservés, ceux-ci s'affichent dans la colonne Rendez-vous.

La transparence permet d'éviter les frustrations. Préparez un e-mail marketing clair et communiquez la même information sur tous vos réseaux sociaux et votre site web.

Exemple d'e-mail marketing

Exemple de publication sur les réseaux sociaux
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Cela permet de garantir que les clients :

L'AI Call Agent utilise les noms, descriptions et la structure de votre réservation en ligne pour comprendre ce que demande un client et quel soin correspond à sa demande. Plus ces informations sont configurées clairement, plus il est facile pour l'AI Call Agent de reconnaître et de réserver le bon service.

Lors d'un appel téléphonique, les clients n'utilisent pas toujours exactement les mêmes mots que ceux utilisés dans votre réservation en ligne. L'AI Call Agent essaie de faire correspondre ce que dit le client avec les services que vous avez configurés.

Par exemple, un client peut demander à « me faire teindre les cheveux », alors que le service dans Optios s'appelle « Coloration tête entière ». Ou un client peut demander « une coupe à la tondeuse », alors que le soin dans votre réservation en ligne s'appelle « Clipper cut ».

Plus les noms de vos services sont clairs et reconnaissables, plus il est facile pour l'AI Call Agent de proposer le bon soin. Utilisez donc des noms que les clients eux-mêmes utiliseraient. Évitez les termes internes, les codes et les abréviations qui ne sont pas explicites pour les clients.

Par exemple :
❌ COL FH + BW
✅ Coloration complète + brushing

Pour un même type de soin, utilisez autant que possible la même terminologie. Les soins du visage en particulier sont souvent décrits avec différents termes utilisés de façon interchangeable, comme facial, soin du visage, amélioration de la peau, soin de la peau ou traitement.

Lorsque ces termes sont utilisés de façon interchangeable sans distinction claire, il devient plus difficile pour l'AI Call Agent de déterminer quel soin le client veut dire.

Par exemple :

❌ Facial de luxe

❌ Soin de la peau Deluxe

❌ Amélioration de la peau Premium

❌ Soin du visage Plus

Si les noms et descriptions n'expliquent pas clairement les différences, l'AI Call Agent peut avoir du mal à déterminer quel service convient lorsqu'un client dit : « Je voudrais réserver un soin du visage. » Utilisez plutôt un terme principal cohérent et précisez clairement la différence entre les soins :

✅ Soin du visage – hydratant

✅ Soin du visage – nettoyage en profondeur

✅ Soin du visage – anti-âge

✅ Soin du visage : Amélioration de la peau – microneedling

Vous pouvez bien sûr conserver des noms commerciaux, mais veillez à ce que la description explique clairement en quoi consiste le soin et à qui il s'adresse. Cela permet à l'AI Call Agent de mieux faire correspondre les mots du client avec le bon service.

Évitez les services aux noms presque identiques lorsque la différence entre eux n'est pas claire.

Par exemple :

❌ Coloration

❌ Coloration 1

❌ Coloration 2

Décrivez plutôt la différence réelle :

✅ Coloration des racines

✅ Coloration tête entière

✅ Balayage

Il en va de même pour les variantes où seule une abréviation interne est utilisée :

❌ Balayage S – Balayage M – Balayage L

Mieux :

✅ Balayage – cheveux courts

✅ Balayage – cheveux mi-longs

✅ Balayage – cheveux longs

Cela permet à l'AI Call Agent de poser des questions plus ciblées et de sélectionner la bonne option.

Une bonne règle de base : si un nouveau client peut comprendre quelle option choisir sans explication supplémentaire, l'AI Call Agent sera généralement aussi mieux à même d'interpréter la différence.

Décrivez clairement le service et le menu : en quoi consiste le soin, à qui il s'adresse et quand le client doit le choisir. Cela donne à l'AI Call Agent des informations supplémentaires pour distinguer des soins similaires.

Par exemple : Pour colorer l'ensemble de la chevelure, des racines aux pointes. Vous souhaitez seulement colorer vos repousses ? Choisissez plutôt « Coloration des racines ».

Vous pouvez également inclure dans la description d'autres mots couramment utilisés par les clients pour désigner un soin. Par exemple, pour Clipper cut, vous pourriez ajouter : Coupe complète à la tondeuse, aussi communément appelée « coupe ras » ou « buzz cut ».

L'AI Call Agent utilise également la structure de votre réservation en ligne pour orienter le client vers le bon soin. Une structure claire et logique facilite la détermination du service ou du menu correspondant à la demande du client.

Regroupez les soins liés entre eux Placez les soins similaires sous une catégorie claire ou dans un menu logique.

Par exemple : Coloration

Évitez de répartir ces soins dans différents menus aux noms peu clairs. Vous pouvez inclure différents termes synonymes dans les descriptions, mais gardez une terminologie cohérente dans les menus eux-mêmes.

Pour certains soins, une consultation ou un premier rendez-vous est requis au préalable. L'AI Call Agent peut en tenir compte, à condition que cela soit clairement indiqué dans la configuration de vos services et menus.
Cependant, ceci n'est pas garanti à 100 % !

▪️ Service de consultation
Sous « Description », expliquez clairement à quoi sert la consultation, par exemple :

Courte analyse de la peau et discussion de vos souhaits. Réservez d'abord cette consultation si vous réservez pour la première fois un soin d'amélioration de la peau.

▪️ Service de soin
Sous « Description », indiquez clairement qu'une consultation est requise si le client n'a jamais suivi ce soin auparavant.
Utilisez la même terminologie que pour le service de consultation, par exemple :

Un soin du visage intensif entièrement adapté à votre peau et à vos objectifs. Une consultation est requise avant votre premier rendez-vous. Merci de réserver d'abord « Consultation amélioration de la peau (première fois) ».

▪️ Vous utilisez un menu ? Mettez également à jour la description du menu
Sous « Description », ajoutez la même information concernant la consultation.
Là encore, utilisez la même terminologie et le même nom pour le service de consultation.