Optios heeft vanaf nu slimme werkschema's! Met deze nieuwe voorgedefinieerde uurroosters heb je makkelijker inzicht in je werknemers op basis van hun contract.
Duidelijk week-en maandoverzicht op 1 plaats
Historiek werkuren opvragen
Aan de hand van de schema's kan je 'shifts' aanmaken en deze specificeren.
Makkelijk werkschema's aanmaken voor in de toekomst.
De werkschema's worden dus vooraf bepaald en kan je steeds makkelijk hergebruiken voor andere medewerkers zodat je tijd bespaart aan configuratie.
Om een werknemer uren toe te kennen moet je dus:
1. Een werkschema aanmaken
2. Het juiste werkschema aan de werknemer toekennen
3. Eventueel nog afwijkende uren/dagen instellen in het toegekende uurrooster
Lees hieronder verder:
Werkschema aanmaken via overzicht
Werkschema aanmaken via medewerkers
Werkschema kopiëren
Werkschema toekennen
Afwijkende uren ingeven
Werkschema aanmaken
Je kan op 2 manieren een werkschema (uurrooster) aanmaken.
1. Via "werkschema's" overzicht
2. Via "medewerkers"
VIA OVERZICHT
Ga naar de HR-module.
Ga naar "Werkschema's".
Klik op "Nieuw aanmaken".
Geef het schema alvast een naam dat makkelijk herkenbaar is voor jezelf.
Bijvoorbeeld "rooster Kelly", "ochtendshift", "avondshift"...
Kies een kleur voor dit schema (en voeg eventueel ook een omschrijving toe).
Vul per dag de werkuren in via de knop "+ werkuren toevoegen".
Je kan meerdere 'uren' per dag ingeven, alsook meteen een vaste pauze instellen.
Bovenaan kan je meteen zien wat het totaal aantal werkuren zijn (per week).
Bepaal of deze werkuren offline blijven of ook online te boeken zijn.
Klik onderaan op "Opslaan"!
Je kan het schema nu terugvinden in de lijst van werkschema's.
⚠️ OPGELET ⚠️
De werkschema's werken eigenlijk zoals "sjablonen'. Dit betekent wanneer je met verschillende medewerkers éénzelfde uurrooster deelt, je dus ook maar 1 schema hoeft aan te maken. Iedere werknemers gebruikt hetzelfde werkschema.
Het kan natuurlijk ook zijn dat iedereen dezelfde openingsuren werkt, met uitzondering van 1 persoon voor 1 dag op de week. In dit geval moet je dus 2 werkschema's opmaken!
VIA MEDEWERKERS
Ga naar "Medewerkers".
Klik op "Werkuren".
Klik rechts op "nieuw rooster toevoegen"
Klik onderaan op "nieuw schema toevoegen" om een nieuw uurrooster aan te maken.
Vul per dag de werkuren in via de knop "+ werkuren toevoegen".
Je kan meerdere 'uren' per dag ingeven, alsook meteen een vaste pauze instellen.
Bovenaan kan je meteen zien wat het totaal aantal werkuren zijn (per week).
Geef per dag de uren in, online en offline status
Geef een startdatum in.
Kies een interval voor deze werkuren!
wekelijks = het werkschema of de werkuren zijn iedere week identiek
interval = week om week, elke 3 weken, etc...
Klik onderaan op "Opslaan".
Controleer in het overzicht of alles klopt.
Je kan ook op de details van het schema klikken om na te gaan of de ingestelde uren kloppen. En wanneer je over de kalender gaat kan je ook dag per dag nakijken of de uren kloppen.
Werkschema kopiëren
Zoals hierboven beschreven kan het dus voorvallen dat je verschillende roosters moet opmaken. Dit geld niet enkel voor de werkuren, maar ook voor de online/offline uren.
Misschien heb je verschillende medewerkers met een identieke uurrooster, maar wil je enkel één medewerker online beschikbaar maken? Dan moet je ook in dit geval 2 x dezelfde rooster opmaken; één voor de offline uren en één voor de online uren.
Dit kan gelukkig zéér snel door de kopiëren-functie!
Ga naar de HR-module.
Ga naar "Werkschema's".
Klik op "Kopiëren".
Je kan opnieuw een bepaalde naam en kleur kiezen voor dit schema
Pas de gekopieerde uren of online/offline status aan
Klik onderaan op "Opslaan"!
Ken de juiste schema's aan de juiste medewerkers toe
Werkschema toekennen
Nu je één of meerdere roosters hebt aangemaakt, kan je deze toekennen aan één of meerdere werknemers.
Ga naar de HR-module.
Ga naar "Medewerkers".
Klik op "Werkuren".
Klik rechts op "nieuw rooster toevoegen"
Kies nu het vooropgemaakte schema dat je aan de werknemer wil toekennen.
of, klik onderaan op "nieuw schema toevoegen" om een nieuw uurrooster aan te maken.
Kies een interval voor deze werkuren!
wekelijks = het werkschema of de werkuren zijn iedere week identiek
interval = week om week, elke 3 weken, etc...
Geef een startdatum in.
Klik onderaan op "Opslaan".
Controleer in het overzicht of alles klopt.
Je kan ook op de details van het schema klikken om na te gaan of de ingestelde uren kloppen. En wanneer je over de kalender gaat kan je ook dag per dag nakijken of de uren kloppen.
Werkschema in de toekomst toekennen
Veranderen de werkuren vanaf een bepaalde periode? Is er tijdelijk een andere uurrooster nodig? Geen probleem!
⚠️ OPGELET ⚠️
In de werkschema's kan er géén overlap zijn.
Je huidige en toekomstige uuroosters mogen dus niet overlappen. Dit betekent in het geval je een standaard schema hebt zonder eindduur, je deze eerst (bij de juiste medewerker!) een einddatum moet geven (bvb 30 november), vooraleer je een nieuw schema kan toewijzen specifiek voor december.
Ga naar "Medewerkers".
Klik op "Werkuren".
Controleer of deze persoon een bestaand werkschema heeft
Kijk via 'het tandwiel' of er een einddatum voor ingesteld werd.
Geef indien nodig een einddatum aan de rooster
Klik dan rechts op "nieuw rooster toevoegen"
Vul per dag de werkuren in via de knop "+ werkuren".
Kies een interval voor deze werkuren:
wekelijks = het werkschema of de werkuren zijn iedere week identiek
(een standaard uurrooster)interval = week om week, elke 3 weken, etc...
Geef een startdatum (en eventueel einddatum) in de toekomst in.
Klik onderaan op "Opslaan".
Controleer in het overzicht of alles klopt. Je kan op de details van het schema klikken om na te gaan of de ingestelde uren kloppen. En wanneer je over de kalender gaat kan je ook dag per dag nakijken of de uren kloppen.
Afwijkende uren ingeven
Wens je éémalig uren in te geven die afwijken van een werkschema? Dus méér of minder werkuren op een dag. Of uitzonderlijk de online/offline status veranderen voor een dag?
👉 Lees meer over "Afwijkende uren beheren".