Geplande vakantie? Feestdag inplannen? Ziekteverlof? Medewerkers kunnen verschillende type afwezigheden aanvragen via Optios. Als manager kan je die gemakkelijk goedkeuren of afkeuren.
MEDEWERKER VRAAGT EEN AFWEZIGHEID AAN
Ga hiervoor naar:
Profiel
Hier zie je een overzicht van de geplande of gevraagde afwezigheden
Klik op het '+' icoontje om een nieuwe afwezigheid aan te vragen
Vul de gewenste data in, de juiste uren en het type afwezigheid. Indien gewenst kan je er nog extra commentaar bij schrijven.
Klik op Opslaan. De aangevraagde vakantie zal nu onder 'In afwachting' staan, tot de manager deze heeft goed- of afgekeurd
ALS MANAGER DE AFWEZIGHEID GOED- OF AFKEUREN
Ga hiervoor naar
Human Resources
Afwezigheid verzoeken
Hier kan je de afwezigheden die je nog moet goedkeuren bovenaan de lijst zien (in het oranje). Klik ze open en keur ze goed of niet goed
Bij goedkeuring zal deze afwezigheid automatisch in de agenda komen.
Wens je optimaal gebruik te maken van de HR module? Wil je de verlofplanning optimaliseren en de loonadministratie doen in enkele klikken? Dan moeten alle werkuren, uitzonderlijke werkuren en afwezigheden correct geregistreerd worden. Zo kan de software de gepresteerde werkuren en overuren correct registreren en kan er rekening gehouden worden met betaald en/of onbetaald verlof.
Een feestdag is namelijk niet hetzelfde als een ziektedag of afwezigheid en bij een overlap mag dit administratief gezien niet zomaar opgenomen worden binnenin een verlof.
Bij het aanmaken van een verlofperiode dat een feestdag overlapt, zal de afwezigheid automatisch in 2 delen gesplitst worden:
- Een deel van het verlof VOOR de feestdag
- Een verlofperiode NA de feestdag.
Jij hoeft dit niet zo in te geven of aan te vragen, de software doet het automatisch!
Er wordt automatisch gesplitst voor:
Uitzonderlijke werkuren in combinatie met gewone werkuren
Afwezigheden met andere verlofdagen
Voorbeeld;
- medewerker werkt op maandagen enkel van 10u00-12u00
- dezelfde medewerker gaat 1 x uitzonderlijk werken op maandag van 08u00-15u00
👉 De uitzonderlijke werkuren worden gesplitst in
- Een deel VOOR de standaard werkuren 08u00-10u00
- Een deel NA de werkuren 12u00-15u00
❗Er wordt NIET automatisch gesplitst voor:
Algemene afwezigheden (blijft wel 1 verlofperiode)
Uitzonderlijke werkuren en afwezigheden: kunnen niet overlappen met een afwezigheid.
Afwezigheden mogen niet overlappen met uitzonderlijke werkuren.