1. Gebruiker aanmaken
Ga naar de HR module
Ga naar medewerkers
Klik op "Aanmaken"
Vul alle gegevens in van de nieuwe medewerker.
Kies een veilig wachtwoord dat je enkel aan de nieuwe medewerker toevertrouwt.
Je wachtwoord moet minimum 5 karakters lang zijn.
Tip: Een veilig wachtwoord bevat minstens een cijfer , letters & een speciaal teken.
Maximaal aantal gebruikers bereikt?
Controleer hoeveel gebruikers in jouw abonnement toegelaten zijn.
Stuur hiervoor een mail naar help@optios.net
2. Controleer de kennis / vaardigheden
Ga naar de medewerker en klik op het tandwiel ⚙️
Schakel de vinkjes in, voor de behandelingen die de medewerker mag uitvoeren
Druk onderaan op "Opslaan"
Je zal opmerken dat naast de behandelingen een gepersonaliseerde en standaardtijd staat. Indien een bepaalde medewerker trager of sneller werkt, kan je de tijdsduur van een behandeling langer of korter maken door de minuten aan te passen op hetzelfde scherm.
👉 Indien je zelf 10min doet over een bepaalde dienst (bvb "knippen dames") is de standaardtijd hiervan dus 10min. Indien de stagiaire bvb 20min doet over hetzelfde knippen dames" dan pas je dit dus aan in de kennis. Wanneer "knippen dames" online geboekt wordt bij jou, komt de deze in jouw agenda terecht met als duurtijd 10min. Als exact dezelfde dienst geboekt wordt bij de stagaire verschijnt deze "knippen dames" in zijn/haar agenda met een duurtijd van 20min.
Tip: Deze instelling enkel gebruiken als uw werknemer voor een dienst steevast meer/minder tijd nodig heeft.
3. Controleer de rechten
Ga naar "Instellingen".
Ga naar "Gebruikers".
Klik op "Rechten".
De bovenste knop zal meteen alle rechten en subrechten aan/afvinken.
Je kan ook per module rechten bekijken en bewerken door op het vinkje ernaast te klikken.
4. Stel de (online boekbare) werkuren in
Ga naar "Medewerkers".
Klik op "Werkuren".
Klik rechts op "Nieuw rooster toevoegen".
Kies een vooropgemaakt werkschema
OF maak een nieuw rooster aan:Geef het schema alvast een naam dat makkelijk herkenbaar is, bvb "rooster Kelly"
Kies een kleur voor dit schema (en voeg eventueel ook een omschrijving toe).
Vul per dag de werkuren in via de knop "+ werkuren toevoegen".
Je kan meerdere 'uren' per dag ingeven, alsook meteen een vaste pauze instellen.
Bovenaan kan je meteen zien wat het totaal aantal werkuren zijn (per week).
Bepaal of deze werkuren offline blijven of ook online te boeken zijn.
Klik onderaan op "Opslaan"!
Kies een interval voor het rooster.
wekelijks = het werkschema of de werkuren zijn iedere week identiek
interval = week om week, elke 3 weken, etc...
Geef een startdatum in.
Klik onderaan op "Opslaan".
Controleer nu in het overzicht of alles klopt.
Je kan ook op de details van het schema klikken om na te gaan of de ingestelde uren kloppen. En wanneer je over de kalender gaat kan je ook dag per dag nakijken of de uren kloppen.
5. Stel de vakantie in
Ga naar Afwezigheden.
Tip: je kan nu al de werkuren van de nieuwe medewerker instellen.
De periode dat die persoon nog niet werkt, kan je blokkeren door vakantie toe te voegen.
