Een gekende klant kan niet onmiddellijk betalen of heeft geen geld op zak. Je wil kunnen bijhouden dat de klant nog een openstaand bedrag heeft zonder te moeten werken met losse papiertjes die kwijt gaan. In Optios kan dat eenvoudig via 'tegoeden'.
In het kort:
Een afspraak of product kan niet (volledig) afgerekend worden in de kassa.
Duid een betaalmiddel aan en geef een deel van het totaalbedrag in (als de klant al een deel wil betalen)
De rest van het openstaande bedrag reken je af via een 'tegoed'
Optios houdt automatisch voor jou bij hoeveel deze klant je nog verschuldigd is.
De volgende keer dat je een rekening opent voor deze klant, wordt het openstaande bedrag toegevoegd aan de rekening.
⚠️ Belangrijk:
Gebruik deze optie ENKEL voor klanten die je vertrouwt!
Stap 1: voeg 'tegoed' toe aan je kassa als betaalmiddel
Hoe voeg ik de mogelijkheid om tegoeden te aanvaarden toe op de kassa?
Dat kan door de knop "tegoed" op de kassa te activeren, via
1. Instellingen
2. Kassa
3. Betaalmiddelen
4. Activeer "Tegoed" (blauwe kader staat errond)
5. Druk op "Opslaan"
Stap 2: Reken het openstaande bedrag af in de kassa via 'tegoed'
Wanneer je nu een klant gaat afrekenen via de kassa, zal er naast de gekende betaalmiddelen (cash, bancontact, pin, ..) een knop "tegoed" staan.
Met de knop "tegoed" kan je dan afrekenen op het moment de klant niet voldoende geld op zak heeft of later zal komen betalen.
De rekening is hiermee afgesloten en het bedrag wordt meegeteld in je dagontvangsten.
⚠️ Zie je de optie 'tegoed' niet staan in de kassa?
Betaaloptie 'tegoed' verschijnt enkel in je kassa als het betaalmiddel geactiveerd is én je rekent een ticket af op de klantenfiche van de klant.
Het systeem laat enkel toe dat je afrekent met een 'tegoed' als dit tegoed kan gelinkt worden aan een klant.
Stap 3: Het openstaande bedrag laten betalen door de klant
Hoe regel ik een tegoed die terugbetaald wordt?
Het tegoed zal automatisch verschijnen op de eerstvolgende nieuwe rekening op de naam van de klant.
De klant betaalt het bedrag terug bij een volgende afspraak
Je rekent zoals normaal de nieuwe afspraak af
het bedrag van het tegoed zal automatisch toegevoegd zijn aan de nieuwe rekening.
De klant komt het bedrag terugbetalen in het salon of heeft het overgeschreven zonder een nieuwe behandeling te krijgen
ga naar kassa
zoek de klant op via 'klant zoeken'
het bedrag staat automatisch in de rekening
reken het openstaande bedrag af met het juiste betaalmiddel
💜 Veelvoorkomende situaties m.b.t. tegoeden
1. Een tegoed doorschuiven naar een volgende keer
Mijn klant heeft een tegoed die op de rekening komt, maar kan het nog niet terug betalen.
👉 Je klikt op "remove tab" om het bedrag van deze rekening weg te halen. Het wordt automatisch doorgeschoven naar een volgende nieuwe rekening.
2. Een andere klant wil het tegoed terug betalen dan de persoon waarop het staat.
Bv Dochter komt naar het salon en wordt met een tegoed afgerekend. Mama komt de week erop naar het salon en wil meteen ook het tegoed van dochter betalen
👉 In de rekening van mama klik je op "tegoed toevoegen"
je ziet een lijst van klanten met een openstaand tegoed en klikt de correcte aan.
3. Rekening met meerdere personen
Een afspraak werd ingeboekt voor meerdere personen. Een van die personen heeft een tegoed openstaan van een vorige afspraak.
👉 In een rekening met meerdere personen, waarvan iemand een tegoed heeft openstaan komt een tegoed niet automatisch in de rekening te staan
Je kan het tegoed toevoegen via de 'tegoed toevoegen' knop zoals in de situatie hierboven.
4. Een deel betalen met een ander betaalmiddel en een deel met tegoed
Het betaalmiddel 'tegoed' wordt steeds toegepast op het volledige resterende bedrag.
👉 Wil de klant een deel betalen en een deel als tegoed laten staan?
Voeg dan eerst het andere betaalmiddel toe (bv. cash of bancontact) voor het bedrag dat de klant meteen wil betalen.
Het resterende bedrag kan je daarna afrekenen via 'tegoed'.
⚠️Combinatie overschrijving + tegoed?
Het betaalmiddel 'overschrijving' werkt — net als tegoed — enkel op hetvolledige resterende bedrag. Je kan deze twee betaalmiddelen dus niet combineren op één rekening.
👉 Splits in dat geval de rekening op in 2 aparte rekeningen. Eén voor het bedrag via overschrijving, en één voor het bedrag via tegoed.
Vergeet niet de prijs van je dienst/product ook aan te passen naar de helft.
💜 Waar zie ik openstaande tegoeden?
1. In de klantenfiche onder "afrekeningen" voor een specifieke klant
2. Via Rapporten en dan "tegoeden"
Hier zie je alle klanten die een tegoed (hadden).
Het toont standaard een jaar, maar je kan dit bovenaan aanpassen naar de gewenste periode die je wil zien
