Je kan de agenda uit je Optios account delen met een andere agenda (van jezelf, partner, medewerker...). Zo worden de afspraken uit Optios eenvoudig weergegeven in de agenda-app van jouw voorkeur.
⚠️Opgelet
het betreft hier om een synchronisatie met een alleen-lezen functie, dus je kan vanuit de gedeelde agenda (in jouw agenda-app) géén afspraken boeken, wijzigen of verwijderen, dit kan enkel in de Optios-agenda.
Deze functie wordt dus vaak toegepast om medewerkers vanop afstand toe te laten om de agenda in te kijken, zonder meer. Ze hoeven dus niet aan te melden in het desbetreffende Optios ID.
Hoe ga je aan de slag?
In Optios:
Ga in je Optios-account naar 'Instellingen'
Agenda
Advanced
Agenda-abonnement
Kopieer de link van de agenda die je wil weergeven in een andere Agenda-app
Verzend de link naar de persoon met wie je de agenda wil delen (via sms, mail...).
👉 De medewerker moet deze link gebruiken om de Optios-agenda weer te geven als nieuwe agenda in zijn/haar eigen privé-agenda.
Belangrijk: Als medewerker Kaat vanuit haar eigen privé-agenda zicht wil hebben op de afspraken uit de Optios-agenda, dan is het belangrijk dat je de URL bij haar naam deelt met haar. Zo heeft zij enkel zicht op de afspraken op haar naam.
Agenda synchroniseren op 'Agenda' app op je iPhone
Ga naar Instellingen op de iPhone
Ga naar Apps
Selecteer de Agenda-app
Klik op 'Agenda-accounts'
Maak een 'nieuwe account' aan
via 'voeg andere account toe'
Agenda met abonnement'
je kan het veld 'Server' aanvullen: Voeg de link van de Optios agenda hier in
Open de Agenda-app op je iPhone en tik onderin op 'Agenda's' (icoontje) om je kalenders te raadplegen
Vink de Optios-agenda (indien nodig) aan of uit
Agenda synchroniseren op Mac
Op een Mac zijn deze stappen niet nodig en kan je de link openen in Agenda.
Open de Agenda-app op je computer
Klik bovenaan op Archief (bovenste balk)
Klik op 'nieuw agenda-abonnement'
Plak de URL uit Optios in het scherm dat verschijnt - klik op volgende
Geef de agenda een naam + kies een kleur zodat je de Optios-afspraken kan onderscheiden van je privé-afspraken.
Je kan hier ook instellen hoe vaak de agenda bijgewerkt moet worden. We raden aan om te agenda elke 5 minuten te updaten, zodat je nieuwe afspraken, verplaatsingen en annulaties steeds opmerkt.
klik op OK
Verschijnt deze agenda nu automatisch op al mijn Apple-apparaten?
Ja en nee - zorg ervoor dat je onderstaande stappen doorneemt voor automatische synchronisatie over al je Apple-devices.
Optios-agenda toevoegen aan agenda app op je Mac-computer:
Het zou kunnen dat je in het veld 'locatie' meerdere opties te zien krijgt, waaronder ook iCloud.
👉 Kies je voor iCloud als locatie voor deze agenda, dan zie je de Optios-agenda automatisch op al je Apple-apparaten. Voorwaarde voor een goede werking:
je apparaten zijn steeds up to date
De iPhone, iPad en iPod touch moet steeds bijgewerkt naar de nieuwste versie van iOS en de Mac naar de nieuwste versie van macOS.
je bent op al deze apparaten ingelogd met hetzelfde Apple-ID op iCloud
BELANGRIJK !!
👉Je ziet een agenda-abonnement pas terug op alle apparaten nadat je je op je Mac-computer op de Optios-agenda hebt geabonneerd.
👉 Als je je op een iOS-apparaat abonneert op de Optios-agenda, dan zal deze agenda NIET gesynchroniseren naar je andere apparaten. Je kan de URL wel eenvoudig toevoegen aan elk apparaat apart.
❌ Lukt de koppeling tussen de Optios-agenda en jouw privé-agenda niet?
Zorg dat je ingelogd bent in Optios met de account van de medewerker voor wie je met een privé-agenda wil koppelen terwijl je de koppeling uitvoert.
Verwijder alle oude koppelingen die mogelijks nog in je privé-agenda beschikbaar zijn
Houd rekening met de termijn die je hebt ingesteld (op mac) om te synchroniseren
koos je voor elke 5 minuten, dan zal je binnen 5 minuten je afspraken zien verschijnen in je privé-agenda.
koos je een langere termijn (bijvoorbeeld 1x per dag) - dan zal je langer moeten wachten.