Je verkoopt producten online via Shopify? Koppel deze webshop dan aan jouw Optios account! Deze koppeling zorgt er voor dat jouw producten, stock en inventaris up-to-date blijven.
⚠️ BELANGRIJK
Koppel niet zonder eerst te weten wat dit betekent!
De koppeling tussen werkt in éénrichtingsverkeer: van Optios naar Shopify.
Dat betekent dat alle gegevens in Optios leidend zijn – en Shopify gegevens overschreven worden bij synchronisatie. Afhankelijk van jouw situatie zijn er dus twee belangrijke scenario’s bij de opstart:
🟢 SCENARIO 1: Je start een nieuwe webshop in Shopify
✔️ Je hebt nog geen producten toegevoegd in Shopify.
✔️ Alles gebeurt voorlopig in Optios.
Perfect! Dit is de ideale situatie. Je kunt veilig:
Alle producten toevoegen in Optios.
De koppeling maken met Shopify.
Productgegevens, stock, prijzen en afbeeldingen automatisch laten doorsturen naar jouw webshop.
➡️ In dit geval werkt alles efficiënt en zonder risico op dataverlies.
🔵 SCENARIO 2: Je hebt al een bestaande Shopify-webshop
✔️ Je hebt al (jarenlang) producten, prijzen, beschrijvingen en afbeeldingen opgebouwd in Shopify.
✔️ Je wilt nu Optios koppelen om voorraad en producten automatisch te beheren.
⚠️ Let op, dit vereist extra aandacht. Bij het koppelen:
worden bestaande producten in Shopify overschreven door gegevens uit Optios.
afwijkende prijzen, aangepaste teksten of unieke afbeeldingen in Shopify kunnen bijgevolg verloren gaan.
producten die enkel in Shopify bestaan (en niet in Optios) worden niet gesynchroniseerd of herkend in jouw Optios account.
➡️ In dat geval moet je:
best eerst een export maken van je producten in shopify (als back-up).
alle producten die je in Shopify hebt, eerst opnieuw aanmaken in Optios
(met exact dezelfde artikelnummers/SKU’s).
Controleren of de gegevens in Optios correct en volledig zijn.
Pas daarna de koppeling maken.
‼️ Doe je dit niet correct, riskeer je extra werk of dataverlies!
Hoe werkt de voorraad?
➡️ De voorraad is wél tweerichtingsverkeer.
Als een product via Shopify verkocht wordt → daalt de stock in Optios.
Als een product via Optios (offline) verkocht wordt → daalt de stock ook in Shopify.
Enkel de productgegevens zijn éénrichtingsverkeer van Optios naar Shopify.
Shopify webshop koppelen via de 'Optios app'
Zorg ervoor dat je aangemeld bent in je Optios account.
Ga naar shopify.com en log in op je winkel (of creëer een nieuw account).
Klik linksonder op ‘Instellingen’.
Klik in het instellingenmenu op ‘Apps en verkoopkanalen’.
Ga naar de Shopify App Store.
Zoek de 'Optios Inventory' app in de App Store via de zoekbalk of blader door categorieën.
Bevestig de installatie door op ‘App installeren’ te klikken.
In de instellingen van je Optios account zie je dat de webshop verbonden is.
Jouw producten moeten nu in je webshop zitten.
Producten niet zichtbaar?
Hou er rekening mee dat het enkele minuten kan duren!
Kijk goed na of je de producten goed hebt ingesteld. Mochten al jouw producten onder het type 'gebruik' vallen, zal je niets zien in de webshop.
Na verloop van tijd helemaal niets geïmporteerd?
➤ Ga naar de instellingen van je Optios account
➤ Ga naar de 'webshop instellingen'
➤ Klik 1 X op ‘Opnieuw synchroniseren’.
⚠️ Let op bij hersynchroniseren
Klik slechts één keer op de knop ‘Opnieuw synchroniseren’, ook als het lijkt alsof er niets gebeurt. Meerdere keren klikken start meerdere processen tegelijk, wat kan leiden tot:
Vertragingen
Fouten in de synchronisatie
Overbelasting van de software
👉 Wacht dus tot het proces voltooid is.
Krijg je nog steeds géén producten te zien?
Neem dan contact op met ons support team
Wat wordt er gesynchroniseerd?
Bij een actieve koppeling worden volgende productgegevens vanuit Optios naar Shopify doorgestuurd:
Productnaam
Verkoopprijs
Voorraad (stockaantallen)
Productafbeelding
Enkel producten uit Optios van het type ‘Verkoop’ of ‘Gemengd’ zijn zichtbaar in Shopify. Gebruiksproducten worden niet weergegeven in Shopify.
⚠️ Wanneer je in Optios het 'producttype' wijzigt,
wordt dit ook in Shopify gewijzigd!
Maak je van een cabineproduct later een verkoopsproduct? Dan komt deze op dat moment ook (actief) in je webshop terecht.
Ga je een product aanpassen van verkoop naar gebruik, dan wordt het product "gearchiveerd" in Shopify en is het niet langer zichtbaar of te koop op de webshop. Een gearchiveerd product krijgt ook niet langer wijzigingen door.
Ga je een product verwijderen uit Optios, dan wordt het product ook"gearchiveerd" in Shopify en is het niet langer zichtbaar of te koop op de webshop.
Hoe kan ik producten NIET laten synchroniseren?
Wil je bepaalde producten niet laten doorsturen naar je Shopify-webshop? Je vindt hiervoor meerdere functies (vinkjes) waarmee je de synchronisatie van producten kunt beheren.
Producttype GEBRUIK
'Gebruiksproducten' zijn cabineproducten die je uitsluitend gebruikt voor behandelingen en niet verkoopt (bvb 'gel' om gelnagels te plaatsen).
Productupdates UITVINKEN
"Stuur productupdate naar webshop" uitvinken tijdens aanpassingen van je product, alvorens je opslaat.
Beschikbaarheid MERK UITVINKEN
Beschikbaarheid CATEGORIE UITVINKEN
Optios vestigingen
Heb je meerdere zaken of winkels? Dan kan je binnen Optios werken met vestigingen. Deze 'vestigingen' zijn onderling gekoppelde Optios-accounts, bedoeld om verschillende ondernemingen of verkooppunten van dezelfde eigenaar te beheren.
⚠️ Er kan slechts 1 webshop gekoppeld worden aan meerdere vestigingen.
⚠️ Slechts 1 Optios vestiging stuurt prijsinformatie door naar Shopify.
Bij het koppelen van je Optios-account met jouw Shopify-winkel:
moet je één vaste vestiging selecteren die zal instaan voor het doorgeven van prijsinformatie naar Shopify.
Enkel de prijzen uit die ene gekozen vestiging worden gebruikt in jouw webshop.
Als u in meerdere vestigingen verschillende prijzen hanteert, is het belangrijk om hier vooraf een keuze in te maken.
❌ Je kan dus (bvb) géén 3 aparte webshops linken aan 3 Optios vestigingen.
✅ Je kan wel 3 aparte webshops linken aan 3 aparte Optios accounts, die niet gelinkt zijn aan elkaar onderling (géén vestigingen).
Twijfels❓
Heb je meerder accounts maar ben je niet zeker of het vestigingen zijn? Neem gerust contact op met ons support team als je wilt dat we dit voor je nagaan!
💡 Tip: Shopify locaties voor vestigingen
In Shopify kan je werken met locaties. Die locaties kunnen bijvoorbeeld jouw fysieke winkels of magazijnen zijn. In de Shopify-instellingen kan je zelf aanduiden welke locatie gekoppeld is aan welke voorraad.
Log in op je Shopify-beheerder.
Klik linksonder op ‘Instellingen’.
Ga naar ‘Locaties’.
Klik rechtsboven op ‘Locatie toevoegen’.
Vul de naam en gegevens in van de locatie bijv. ‘Gent’.
Klik op ‘Opslaan’.
Je koppelt deze in je Optios account aan je Optios-vestiging ‘Kapsalon Gent’.
✅ Je nieuwe locatie is nu actief en kan gebruikt worden voor voorraadbeheer of verzending.Zo weet Shopify welke voorraad waar vandaan komt. ➡️ Op deze manier houd je controle over de voorraadverdeling, ook als je op meerdere plekken verkoopt.
Daarnaast kan je per product aanduiden vanuit welke locatie voorraad wordt geleverd of verkocht. Zo behoudt je flexibiliteit in voorraadverdeling, ook al komt de prijs steeds uit één Optios vestiging.
Hoe ontkoppel ik mijn Shopify van Optios?
Ga naar shopify.com en log in op je winkel
Klik linksonder op ‘Instellingen’.
Klik in het instellingenmenu op ‘Apps en verkoopkanalen’.
Klik op de App + verwijderen.
Vragen of twijfels?
Neem contact op met ons supportteam als je:
Een bestaande Shopify-webshop hebt en niet zeker weet hoe te koppelen.
Bang bent om data te verliezen of producten dubbel in te voeren.
Technische hulp nodig hebt bij de synchronisatie.
Wij helpen je graag veilig en efficiënt op weg! Gebruik de blauwe chatknop rechtsonder in je Optios account – ons supportteam helpt je graag verder.
