Vous souhaitez que vos clients reçoivent automatiquement un e-mail avec des conseils de soins après leur rendez-vous ? Ou justement un e-mail avec des infos pratiques juste avant leur rendez-vous ? C'est possible avec une campagne automatique. Vous configurez l'e-mail une seule fois, puis Optios l'envoie automatiquement à chaque client qui a réservé le soin que vous avez choisi.
C'est pratique lorsque différents soins demandent des soins post-traitement différents, par exemple un piercing, un rehaussement de cils ou une épilation laser. Un premier rendez-vous ou un entretien d'accueil peut aussi recevoir son propre e-mail.
À vérifier d'abord
Votre client a une adresse e-mail valide dans sa fiche client.
Dans la fiche client, « Envoyer des newsletters » est coché. Les clients qui n'acceptent pas les newsletters ne reçoivent pas l'e-mail automatique. C'est la raison la plus fréquente pour laquelle un e-mail de suivi n'arrive pas.
💡 Vous voulez pouvoir envoyer des e-mails à plus de clients ? Lisez ces conseils !
Configurer un e-mail de suivi par soin
Dans Optios, allez dans Marketing et choisissez Campagnes automatiques.
Créez une nouvelle campagne et choisissez une campagne e-mail. Enregistrez votre choix.
Dans les filtres, choisissez le filtre « avant/après un service déterminé ». Cliquez d'abord sur « Appliquer le filtre », puis seulement sur « Ajouter des clients ».
⚠️ Attention : ne choisissez pas le filtre « a un rendez-vous dans une période déterminée ». Celui-ci ne permet pas de sélectionner un service.
4. À l'étape suivante, sélectionnez le service auquel l'e-mail est destiné. Indiquez aussi le nombre de jours et choisissez si l'e-mail est envoyé avant ou après le service. Pour les soins post-traitement, vous choisissez généralement « après », pour des infos préparatoires, « avant ».
5. Rédigez l'e-mail : choisissez un objet clair et écrivez votre texte de suivi.
6. Cliquez en haut sur Activer. Par défaut, la campagne n'est pas active.
Dans l'aperçu de vos campagnes automatiques, vous voyez en un coup d'œil si une campagne est active : une coche verte signifie active, une croix rouge signifie inactive.
7. Vous voulez tester cette campagne ? Mettez le nombre de jours sur « 0 » et réservez pour vous-même un rendez-vous avec le service lié à cet e-mail de suivi.
Plusieurs soins avec le même suivi
Un service se choisit toujours un par un : il n'est pas possible de choisir par catégorie. Si vous avez plusieurs soins avec le même texte de suivi, ajoutez chaque service séparément.
Si les soins demandent un suivi différent, créez une campagne distincte pour chaque soin.
Pourquoi l'e-mail n'arrive-t-il pas ?
Le client n'est pas inscrit aux newsletters. Vérifiez-le dans la fiche client.
Le rendez-vous a été planifié trop tard. Si vous envoyez par exemple l'e-mail 2 jours avant le rendez-vous, le rendez-vous doit être dans l'agenda au moins 3 jours à l'avance. Si un client réserve pour le lendemain, il ne recevra plus l'e-mail.
Le rendez-vous n'a pas encore été encaissé. Pour un e-mail « après le rendez-vous », Optios se base sur l'encaissement. Encaissez donc le rendez-vous dans la caisse.
La campagne n'est pas active. Vérifiez qu'il y a bien une coche verte.
Ça ne fonctionne toujours pas ? Contactez notre support en mentionnant le nom de la campagne et du client.
👉 Bon à savoir
Les clients ne peuvent pas répondre directement à l'e-mail automatique. Si vous voulez qu'ils puissent vous contacter, mentionnez votre numéro de téléphone ou votre adresse e-mail dans le texte.
L'utilisation de GIF n'est pas prise en charge.
Une campagne automatique ne peut pas être envoyée avec l'e-mail de confirmation. Il s'agit d'un e-mail séparé.
⚠️ Attention : Mailchimp, c'est autre chose
Vous voyez les paramètres de Mailchimp dans Marketing ?
Il s'agit d'une connexion séparée pour les newsletters et les campagnes manuelles. Les e-mails envoyés automatiquement en fonction d'un soin ne se configurent pas via Mailchimp, mais via Marketing > Campagnes automatiques.
Transmettre des infos dès la réservation ?
Vous voulez qu'un client reçoive des infos juste après sa réservation, plutôt que quelques jours avant ou après le rendez-vous ? Vous pouvez alors utiliser un formulaire.
Un formulaire peut être lié par catégorie de services.
📖 Plus d'infos dans Comment créer un formulaire ? et sur l'e-mail de confirmation dans Comment activer la confirmation par e-mail ?
Plus d'infos sur les campagnes automatiques dans Comment créer une campagne automatique ?