Un compte Optios classique représente un seul salon, cabinet ou lieu. Par exemple :

Ces comptes sont totalement indépendants les uns des autres. Ils ne partagent aucune donnée et sont gérés séparément.

Au sein d'Optios, nous utilisons le terme « établissements » pour désigner des comptes Optios reliés entre eux. Par exemple :

Il s'agit toujours de comptes Optios distincts, chacun avec son propre Optios ID. Ils sont toutefois reliés entre eux, ce qui permet de basculer facilement entre les établissements et de partager certaines données.

Les comptes Optios indépendants sont généralement appelés simplement « un compte Optios » — même s'il s'agit techniquement aussi d'établissements (distincts).

Les établissements liés permettent de gérer plusieurs sites depuis un seul compte Optios. Ils ont été conçus pour les organisations qui souhaitent partager des données entre différents sites sans devoir gérer des comptes séparés.

Exemples typiques :

Les établissements sont le bon choix lorsque plusieurs sites :

⚠️ Ne vendez pas les établissements comme une alternative bon marché à un second compte. Les établissements sont conçus pour collaborer, pas pour combiner deux entreprises totalement indépendantes.

Tous les clients et leurs fiches sont partagés entre vos établissements. Chaque site dispose ainsi toujours des bonnes informations.

La liste complète des services est synchronisée.

⚠️ C'est aussi un inconvénient ! Si vous supprimez un service, il est supprimé dans TOUS les établissements.

Les nouveaux produits sont immédiatement disponibles dans tous les établissements — un catalogue de produits centralisé, moins d'entretien.

ℹ️ Les quantités en stock sont, elles, gérées séparément par établissement. Le stock par site reste ainsi toujours correct.

Le type de carte d'abonnement/de fidélité (créé dans les paramètres) est partagé : les nouveaux types sont donc disponibles dans tous les établissements — à créer une seule fois pour tous les établissements.

Les bons cadeaux sont valables dans tous les établissements : un client peut utiliser son bon cadeau dans n'importe quel établissement, quel que soit celui où il a été acheté à l'origine.

Bien que les services eux-mêmes soient partagés, chaque établissement peut créer sa propre structure de menu — pratique lorsque les établissements fonctionnent différemment.

Les clients sont disponibles dans tous les établissements ; l'affichage peut néanmoins rester « séparé » par établissement si souhaité.

Moins d'entretien grâce à un catalogue centralisé ; le stock reste toutefois séparé par établissement.

Même si les services sont partagés, chaque établissement peut créer sa propre structure de menu.

Vous gérez les clients, produits, services et agendas depuis un seul compte.

De nombreux éléments ne doivent être créés qu'une seule fois.

Les utilisateurs disposant des droits nécessaires visualisent en un coup d'œil les rendez-vous de chaque établissement.

Les droits pour basculer se trouvent dans « Utilisateurs » :

Vous souhaitez que vos collaborateurs ne disposent pas de ces droits ? Allez dans Paramètres → Utilisateurs → Droits, désactivez les options ci-dessus et cliquez sur Enregistrer.

Les établissements ne partagent pas tout — c'est un choix de conception délibéré. Voici les principales limitations par élément.

C'est l'un des malentendus les plus fréquents : les utilisateurs ne sont pas partagés. Un utilisateur (par ex. « Lisa ») peut recevoir des droits pour basculer entre établissements. Elle peut alors :

Mais si vous voulez que Lisa apparaisse réellement dans l'agenda des deux établissements (et soit réservable dans les deux), vous devez la recréer, ce qui implique de reconfigurer :

Les établissements ont une seule page de réservation commune ; tous les salons disponibles en ligne figurent sur une seule page d'accueil. Les salons peuvent néanmoins, via l'URL adéquate, afficher la réservation en ligne d'un seul établissement spécifique sur leur propre site web, afin que les clients finaux n'aient pas à choisir entre tous les établissements.

Les formulaires doivent être créés par établissement, ce qui est souvent chronophage — surtout lorsqu'ils sont multilingues, car ils doivent alors être créés par établissement et par langue.

Les bons cadeaux peuvent être utilisés dans tous les établissements — c'est en réalité un avantage, pas un point d'attention, mais il est mentionné ici car cela est souvent confondu avec les cartes de fidélité (qui, elles, ne sont justement pas valables dans tous les établissements).

⚠️ Transférer simplement des éléments d'un établissement à un autre n'est pas évident sur le plan comptable (pas non plus dans Mollie) — pensez à la TVA, au compte sur lequel figure un acompte et au traitement administratif.

Toutes les campagnes (et leurs paramètres) sont propres à chaque établissement. Cela signifie que tout doit être recréé à chaque fois, ce que la plupart des salons trouvent chronophage. En cas de couplage avec Mailchimp, tout doit également se faire par établissement.

Optios prend en charge les couplages avec Shopify et WooCommerce, mais :

ℹ️ Un client a-t-il différentes entreprises qui ont chacune besoin de leur propre boutique en ligne ? Des comptes Optios distincts sont alors généralement la bonne solution.

Les forfaits SMS doivent être achetés par établissement.

Supposons qu'une coupe coûte 40 € dans l'établissement A, mais que vous souhaitiez l'augmenter à 45 € dans l'établissement B. Vous devez alors vous connecter au compte de l'établissement B et y modifier le prix. Si vous le faites depuis l'établissement A, rien ne changera dans l'établissement B.

Il vous reste 5 shampoings en stock dans l'établissement A et 20 dans l'établissement B. Si vous souhaitez ajuster le stock de l'établissement B (par exemple après une livraison), cela doit se faire spécifiquement dans le compte de l'établissement B.

Vous souhaitez modifier la description d'un soin (par exemple ajouter une explication supplémentaire) ? Cela ne se fait que dans l'établissement où vous êtes connecté — les autres établissements restent inchangés.

Vous souhaitez encaisser dans un autre établissement ? Vous devez alors vous connecter au bon compte/établissement. Cela évite que des collaborateurs puissent encaisser ou effectuer des modifications ailleurs sans y être autorisés.

⚠️ Les modifications ne peuvent être effectuées que dans le bon établissement/compte. Connectez-vous donc toujours au compte où vous souhaitez effectuer la modification. Ne supprimez JAMAIS un service sans réfléchir dans un compte — cela le supprime dans TOUS les établissements. Votre établissement ne propose pas un service ? Désactivez alors son option « réservable en ligne » dans les paramètres, plutôt que de le supprimer.

Plusieurs caisses au sein d'un même compte sont destinées à plusieurs points de paiement au sein d'un seul établissement, pas à gérer plusieurs sites ou entreprises. Une caisse supplémentaire ne crée pas un établissement distinct, ni des recettes journalières distinctes, ni des rapports distincts.

Utilisez plusieurs caisses au sein d'un même compte lorsqu'un seul établissement dispose de plusieurs points de paiement, par exemple :

Dans tous ces cas, il s'agit toujours d'une seule entreprise et d'un seul établissement. Plusieurs caisses permettent de :

C'est pratique pour les grandes structures où plusieurs collaborateurs traitent des paiements en même temps.

N'utilisez pas uniquement plusieurs caisses au sein d'un même compte lorsque le client :

Dans ces cas, les établissements ou des comptes Optios distincts sont la bonne solution. Une caisse supplémentaire ne permet en effet pas d'obtenir :

Tout reste rattaché au même établissement.

Lorsque tu possèdes plusieurs sites, les établissements constituent presque toujours la bonne solution. Les départements ne sont pas conçus pour cela et ne doivent pas être présentés comme une alternative aux établissements.

Les départements servent exclusivement à scinder les rapports au sein d'un même établissement. Vous pouvez attribuer des départements spécifiquement à des services et des produits, afin d'analyser séparément le chiffre d'affaires et les performances, sans devoir créer plusieurs établissements pour cela. Un département peut par exemple être utilisé pour distinguer :

...alors que tout se situe au sein du même établissement physique.

Les départements conviennent lorsque vous souhaitez scinder les rapports au sein d'un seul établissement. Quelques bons exemples :

N'utilisez pas les départements comme des « sites » au sein d'un même compte lorsque le client :

ℹ️ Les départements ne modifient que les rapports au sein d'un seul compte. Ils ne créent pas de fonctionnement distinct comme le font les établissements.

Chaque compte et chaque collaborateur connecté peut discuter avec le support. Lorsqu'un utilisateur doit « attendre » indéfiniment une réponse, il est parfois connecté à un autre établissement (ou un autre utilisateur) que celui avec lequel le chat a été démarré.