Er zijn verschillende manieren om je klant op de hoogte te brengen dat hun afspraak niet kan doorgaan. We overlopen de mogelijkheden:

De ideale manier om uw klanten snel op de hoogte te brengen is via de marketing campagne. Vanuit de campagne module kiest u of u een e-mail campagne of een sms campagne wil uitsturen.
​

Je kan alle informatie vinden hoe je een marketing campagne kan opmaken in volgend artikel: http://help.optios.net/nl/articles/3985136-hoe-kan-ik-een-marketing-campagne-aanmaken
​
​Heb je nog geen marketing module in jouw pakket? Stuur even een berichtje naar onze support via de chat knop in jouw account of naar help@optios.net voor meer informatie.
​
Let op: Kies je voor campagnes per e-mail?
Hou er rekening mee dat er een groot aantal campagnes worden verstuurd op dit moment waardoor er een wachtrij kan ontstaan. Deze kan tot een dag vertraging oplopen op zeer drukke momenten.
Stuur zeker niet je marketing nog eens door, daarmee wordt de rij enkel langer en zullen jouw klanten deze ook dubbel aankrijgen.
Tips:
- Je kan een filter inzetten of klanten handmatig toevoegen ipv alle klanten te kiezen
- Je kan ervoor kiezen om een sms campagne te sturen - kort maar krachtig - ipv van een e-mail. Hiervoor heb je wel sms credits nodig.

Je kan ervoor kiezen om een specifieke mail te sturen naar klanten die al een afspraak hadden gepland in de komende periode om hen op de hoogte te houden dat hun afspraak werd geannuleerd. Kies hiervoor de filter 'has an appointment in specific period

Je kan ervoor kiezen om de herinneringsmail naar uw klanten alsnog te laten uitsturen, maar de tekst van deze mail aanpassen.
Ga hiervoor naar

VOORBEELD
​
'Beste klant,
Door de nieuwe maatregelen opgelegd door de regering, zijn wij verplicht om onze deuren te sluiten. Helaas kan uw geplande afspraak op [date] niet doorgaan.
​
Van zodra er meer nieuws is rond de heropening kan je de online boeking gebruiken om een nieuwe afspraak te maken.
​
Hopelijk tot snel!
[manage_appointments_button]'

Er gebeurt nu het volgende: je kunt alle afspraken in de agenda laten staan. Elke klant ontvangt in plaats van de afspraak herinnering, dit bovenstaande bericht. Zo kun je met alle ingeplande klanten op een later moment een nieuwe afspraak inplannen, en ben je geen gegevens kwijt (wat wel zou gebeuren als je alle afspraken zou verwijderen).

LET OP - vergeet niet om na de lockdown het sjabloon opnieuw aan te passen zoals ervoor!

​

Heb je geen marketing module en wil je toch snel je klanten met een afspraak op de hoogte brengen? Dan kan je ervoor kiezen om tijdelijk de bevestigingsmail aan te passen en de bevestigingsmail opnieuw te verzenden.

Ga nu naar de agenda en zoek de afspraak van de klant. Hier kan je klikken op 'bevestigingsmail opnieuw verzenden'.
De klant krijgt nu de tekst zie je zopas bij de bevestigingsmail hebt geschreven.
Is deze knop niet zichtbaar? Check dan als er een e-mailadres staat in de klanten fiche van de klant en als er mailtjes mogen verstuurd worden.

Heb je alle klanten op de hoogte gebracht? Verander dan opnieuw het sjabloon van de e-mailbevestiging naar de initiële tekst. Deze tekst wordt namelijk verstuurd bij iedere nieuwe toekomstige afspraak.