Het is handig om te weten binnen de software hoeveel producten er nog op voorraad zijn, om automatische bestellingen op te maken en op het einde van het boekjaar met één druk op de knop het inventaris rapport te openen. Dat is veel tijd sparen die je ergens anders kan gebruiken ☺️
Het is natuurlijk belangrijk dat je alle producten gaat toevoegen die aanwezig zijn in de zaak om te kunnen genieten van alle voordelen van de software.
Er zijn 4 manieren om producten toe te voegen aan de voorraad.
De beste, gemakkelijkste en snelste manier is met behulp van een barcodescanner. Daarvoor ga je als volgt te werk:
🚀 Manier 1: Via een barcodescanner
Druk op "Product toevoegen"
Scan de barcode (op streepjescode) in met de barcodescanner
Meestal zullen al heel wat gegevens automatisch ingevuld worden zoals de naam van het product, het merk, de categorie, de barcode en de aankoopprijs. In het geval er al een aantal gegevens automatisch ingevuld worden, moet je enkel nog de andere gegevens aanvullen/checken bv.
het aantal in stock,
de verkoopprijs
de minimum stock
de maximum stock.*
Wanneer alles netjes ingevuld is, druk je op "Opslaan" en wordt het product toegevoegd aan jouw stock in Optios.
*Soms wordt er niets automatisch ingevuld (enkel de barcode) en krijg je de boodschap 'product niet gevonden'. In dit geval zal je zèlf alle gegevens manueel moeten toevoegen. Dit komt omdat jouw producten nog niet bekend zijn bij onze centrale database.
📤 Stuur dan gerust een aanvraag naar help@optios.net om jouw merk toe te voegen (Vermeld het merk en de contactgegevens van uw leverancier a.u.b.).
⏰ Manier 2: handmatig (manueel) de barcode/info ingeven
Wanneer je niet beschikt over een barcodescanner dan kan je klikken op
Product toevoegen.
👉 Op de lijn 'barcode' typ je de barcode manueel in en er verschijnt 'search product'
Als je hierop klikt dan zal het systeem het product opzoeken of het in de database zit en alle gekende informatie voor je invullen.
Wanneer je er toch zou voor kiezen om de producten volledig manueel toe te voegen, kan dat op de volgende manier
Ga naar de module "Producten"
Druk op "Product toevoegen"
Begin met alle gegevens (naam, merk, categorie, enz.) in te vullen
Eens alle gegevens ingevuld zijn, druk op "Opslaan"
❗Manueel toegevoegde producten zullen geen automatische updates kunnen ontvangen. Je zal prijswijzigingen, enz...ook steeds manueel moeten aanpassen.
👍 Manier 3: producten importeren vanuit de Optios database
Je kan vanuit onze database een merk selecteren en heel het gamma in jouw account plaatsen met enkele klikken. Je zal dan wel nog alle producten moeten verwijderen die je niet in huis hebt (en de stockaantallen eventueel aanvullen)!
⚠️ Deze manier is enkel mogelijk indien je over een Optios Business Plus of Pro abonnement beschikt.
Ga naar de module "Producten"
Druk op "Product toevoegen"
Plaats de muisaanwijzer op de pijl-omlaag in de importeren-knop
Klik op "Vanuit databank"
Nu krijg je een complete lijst van alle ondersteunde merken en hoeveel producten er per merk in de database zitten. Om de producten van een of meerdere merken te importeren vink je het gewenste merk aan en Klik onderaan op de knop "Importeren"
🗑️ Vergeet niet om alle producten te verwijderen die je niet in stock hebt!!
📄 Manier 4: Producten toevoegen via een excel document.
Je kan ook een hele Excellijst met alle details van jouw producten in 1 keer invoeren, zo bespaar je jezelf tijd en moeite want je hoeft geen producten één per één handmatig in te geven.
❗ Let op, dit is de minst aangeraden manier om je stock in te voeren.
Gezien je via deze weg op het moment van importeren niet meteen automatische productwijzigingen doorkrijgt.
👇
Dit betekent concreet, wanneer je zelf een excel-lijst aanmaakt met verkeerde prijzen, zal dit niet gecorrigeerd worden door onze database. Wanneer er later een prijswijziging gebeurt door de leverancier (en in onze database) zal je wel de optie krijgen om deze automatisch aan te passen.
◾ Excel-lijst aanmaken
Download eerst deze file en zet de productinformatie hier in.
◾ De lijst in jouw account importeren:
Ga naar de module "Producten"
Druk op "Product toevoegen"
Plaats de muisaanwijzer op de pijl-omlaag in de importeren-knop
Klik op "Met bestand (csv, xls, xlsx)"
Klik of sleep je bestand in het kadertje
Wijs nadien iedere juiste kolom toe
Klik op 'Doorgaan'
Match het juiste VELD IN OPTIOS met de overeenkomstige KOLOM IN DE EXCEL FILE:
⚠️ enkel zo kunnen de juiste gegevens in Optios worden ingeladen
Product code = productcode
Product brand = merknaam
Product category = categorie
Product name = naam van het product
Product barcode = EAN barcode
Purchase price = aankoopprijs
Sale price = verkoopprijs
VAT percentage = BTW %
In stock = het aantal van dit product in jouw stock