Het is handig om te weten binnen de software hoeveel producten er nog op voorraad zijn, om automatische bestellingen op te maken en op het einde van het boekjaar met één druk op de knop het inventaris rapport te openen. Dat is veel tijd sparen die je ergens anders kan gebruiken ☺️

Het is natuurlijk belangrijk dat je alle producten gaat toevoegen die aanwezig zijn in de zaak om te kunnen genieten van alle voordelen van de software.

De beste, gemakkelijkste en snelste manier is met behulp van een barcodescanner. Daarvoor ga je als volgt te werk:

Manier 1: Via een barcodescanner
1. Druk op "Product toevoegen"
2. Scan de barcode (of streepjescode) in met de barcodescanner
3. Meestal zullen al heel wat gegevens automatisch ingevuld worden zoals de naam van het product, het merk, de categorie, de barcode en de aankoopprijs. In het geval er al een aantal gegevens automatisch ingevuld worden, moet je enkel nog de andere gegevens aanvullen bv. het aantal in stock, het minimum en de maximum stock. *
​
*Soms wordt er niets automatisch ingevuld (enkel de barcode) en krijg je de boodschap 'product niet gevonden'. In dit geval zal je zèlf alle gegevens manueel moeten toevoegen. Dit komt omdat jouw producten nog niet bekend zijn bij onze centrale database. Stuur dan gerust een aanvraag naar help@optios.net om jouw merk toe te voegen (Vermeld het merk en de contactgegevens van uw leverancier a.u.b.).
​
5. Wanneer alles netjes ingevuld is, druk je op "Opslaan" en word het product toegevoegd binnen de software.
​
​

​
​Manier 2: handmatig (manueel) de barcode/info ingeven
Wanneer je niet beschikt over een barcodescanner dan kan je klikken op
Product toevoegen.
Op de lijn 'barcode' typ je de barcode manueel in en er verschijnt 'search product'
Als je hierop klikt dan zal het systeem het product opzoeken of het in de database zit en alle gekende informatie voor je invullen.
​

Wanneer je er toch zou voor kiezen om de producten volledig manueel toe te voegen, kan dat op de volgende manier

​
​Manier 3: producten importeren vanuit de Optios database
Je kan vanuit onze database een merk selecteren en heel het gamma in jouw account plaatsen met enkele klikken. Je zal dan wel nog alle producten moeten verwijderen die je niet in huis hebt (en de stockaantallen eventueel aanvullen)! Deze manier is enkel mogelijk indien je over een Optios Business Plus of Pro abonnement beschikt.

Nu krijg je een complete lijst van alle ondersteunde merken en hoeveel producten er per merk in de database zitten. Om de producten van een of meerdere merken te importeren vink je het gewenste merk aan en Klik onderaan op de knop "Import"
​
Vergeet niet om alle producten te verwijderen die je niet in stock hebt!!
​

​

​
​Manier 4: Producten toevoegen via een excel document.
​
Je kan ook een hele Excellijst met alle details van jouw producten in 1 keer invoeren, zo bespaar je jezelf tijd en moeite want je hoeft geen producten één per één handmatig in te geven.

◾ De lijst aanmaken:
​
1. Open een nieuw bestand in Excel

2. Maak kolommen aan en geef ze een herkenbare titel in de eerste, bovenste RIJ

Je bent verplicht om volgende zaken in te voeren voor een geslaagde import:

• Naam
• Merk
• Categorie (styling, kleuring, ...)
• Inkoopprijs
• Verkoopprijs
• Productcode (voor het doorgeven van de bestelling)
• Barcode of EAN code!
​
​

Het is belangrijk dat je deze zaken naast elkaar aanmaakt
​
​

​◾ De lijst in jouw account importeren:

​Product code = productcode

Product brand = merknaam

Product category = categorie

Product name = naam van het product

Product barcode = EAN barcode

Purchase price = aankoopprijs

Sale price = verkoopprijs

VAT percentage = BTW %

In stock = het aantal van dit product in jouw stock
​