Wat is de AI Booking Assistant?
Belangrijk: dit is een beta-versie
Waar vindt de klant de chatbot?
Wat kan de chatbot wel en niet?
Hoe verloopt een boeking via chat?
Wat gebeurt er na de afspraak?
AI Provider & AI Model
Welke provider raden we aan?
Welk model kies je best?
Hoe worden AI-kosten berekend?
Onze aanbeveling
Hoe communiceer je dit naar klanten?
Belangrijke aandachtspunten
Hoe configureer je je online booking optimaal voor de AI-chatbot?
14.1 Problemen met chatbot herkenning
14.2 Structureer je menu logisch
14.3 Maak “eerste keer” expliciet
14.4 Gebruik consistente naamgeving
14.5 Splits complexe diensten op
14.6 Vermijd afkortingen en interne codes
14.7 Denk zoals een klant
1. Wat is de AI Booking Assistant?
De AI Booking Assistant is een digitale assistent op je online boekingspagina.
Via een chat-icoon kunnen klanten:
Een afspraak maken
Een behandeling kiezen
Beschikbare momenten bekijken
Vragen stellen over diensten (beperkt)
De chatbot begeleidt de klant stap voor stap tot de afspraak volledig bevestigd is.
Hij gebruikt exact dezelfde gegevens als je bestaande online booking (behandelingen, agenda, medewerkers, openingsuren).
2. Belangrijk: dit is een beta-versie ‼️
Dit is momenteel een eerste versie.
Dat betekent:
De chatbot kan soms iets verkeerd interpreteren.
Complexe of onduidelijke vragen kunnen fout lopen.
De formulering kan soms minder natuurlijk aanvoelen.
Wij raden aan om:
Intern eerst te testen
Klanten duidelijk te informeren dat dit een testfase is.
Feedback gestructureerd te verzamelen 👉 Noteer alle opmerkingen om die via mail aan ons development team te bezorgen. Wanneer je alles groepeert is dit makkelijker werken dan dat je elke keer één opmerking doorgeeft.
3. Waar vindt jouw klant de chatbot?
Op de online booking staat rechtsonderaan een chat-icoon (tekstballon).
Bij klikken opent een chatvenster bovenop de pagina.
4. Wat kan de chatbot wel en niet?
Wat kan? ✅
Begrijpen dat iemand een afspraak wil maken
De juiste behandeling helpen bepalen
Beschikbare data en tijdstippen voorstellen
Rekening houden met openingsuren
Rekening houden met beschikbaarheid en kennis van medewerkers
Rekening houden met last minutes en workshops
De afspraak vastleggen in het systeem (met eventuueel opmerking)
Workshop inboeken voor meerdere mensen tegelijk
Wat kan niet?
Geen afspraken maken buiten openingsuren ❌
Geen afspraken maken op volzette tijdstippen ❌
Geen niet-bestaande behandelingen boeken ❌
Geen uitzonderingen maken op je regels ❌
Geen verplaatsingen of annulaties van bestaande afspraken ❌
Geen voorschot-afspraken verwerken (voorlopig) ❌
‼️
Werk je voor alle diensten of behandelingen met voorschotten?
Dan zal de chatbot voorlopig helaas niets kunnen inboeken voor jouw klanten.
5. Hoe verloopt een boeking via chat?
De klant geeft aan dat hij een afspraak wil maken.
De chatbot vraagt welke behandeling.
Beschikbare data en tijdstippen worden voorgesteld.
De klant kiest een optie.
De afspraak wordt bevestigd zodra alle informatie correct is ingevuld.
Klant krijgt een bevestigingsmail, net zoals bij het online boeken.
6. Wat gebeurt er na de afspraak?
Na een afgeronde boeking kan de chatbot vragen om een beoordeling:
Score van 1 tot 5 sterren
Optioneel tekstveld voor feedback
Belangrijk:
Een beoordeling kan maar één keer worden ingediend.
Ze kan niet aangepast worden.
Salons krijgen hier nog geen inzage in.
Feedback is op dit moment enkel zichtbaar voor het Optios development team.
👉 Dit helpt ons om de beta-versie te verbeteren.
7. AI Provider & AI Model
Bij activatie moet je 2 zaken kiezen:
AI Provider (wie levert de technologie)
AI Model (hoe krachtig de chatbot denkt)
Deze instellingen beïnvloeden enkel hoe antwoorden geformuleerd worden — niet je bookingregels.
8. Welke provider raden we aan?
Keuze tussen:
OpenAI (GPT)
Anthropic (Claude)
Voor standaard afspraken raden we aan: OpenAI (GPT) ✅
Dit is het meest getest en stabiel binnen onze boekingcontext.
9. Welk model kies je best?
Voor standaard afspraken is geen extreem krachtig model nodig.
Binnen OpenAI:
GPT-4o
GPT-4o Mini (Recommended)
GPT-4 Turbo
Voor standaard afspraken raden we aan: GPT-4o Mini ✅
Sneller
Goedkoper
Perfect voor gestructureerde afspraakgesprekken
Voor de meeste salons is dit meer dan voldoende.
10. Hoe worden AI-kosten berekend?
De prijs wordt berekend op basis van “tokens” (stukjes tekst).
Je betaalt voor:
De tekst van de klant (input)
De tekst van de chatbot (output)
Meer rekenkracht = hogere kost per gesprek.
Er geldt momenteel een limiet per gesprek om kosten te beperken.
⚠️
Op dit moment zal Optios zelf nog de kosten dragen gezien de chat bot nog maar in beta fase is.
11. Onze aanbeveling
Voor de meeste salons:
AI Provider: OpenAI (GPT)
AI Model: GPT-4o Mini (Recommended)
12. Hoe communiceer je dit naar klanten?
Transparantie voorkomt frustratie.
Stel alvast een duidelijke welkomstboodschap in op je online boeking.
Meld op al je social media kanalen en website hetzelfde!
Voorbeeld welkomstbericht:
👋 Welkom! Wij testen momenteel onze nieuwe chatbot. Deze bevindt zich nog in een testfase, waardoor er soms foutjes kunnen voorkomen. Klopt er iets niet? Laat het ons gerust weten of neem rechtstreeks contact met ons op.
Voorbeeld social media post:
🤖✨ Nieuw bij ons: onze AI Booking Assistant!
Onze online booking heeft nu een AI-chatbot (beta) die je helpt bij het maken van afspraken. Wat doet hij?
✔️ Behandelingen helpen kiezen
✔️ Beschikbare momenten voorstellen
✔️ Je afspraak meteen vastleggen
Zie je iets dat niet helemaal klopt? Boek dan zoals voorheen en laat het ons gerust weten 💛 Zo maken we samen de ervaring nóg beter.
Bedankt om samen met ons mee te testen!
Dit zorgt ervoor dat klanten:
Meer begrip hebben bij eventuele fouten
Minder snel negatieve feedback geven
Weten dat ze ook nog steeds rechtstreeks contact kunnen opnemen
13. Belangrijke aandachtspunten
De chatbot werkt binnen dezelfde regels als je online booking.
De chatbot begrijpt niet alle vakjargon zoals een kapper dat doet.
Dit is een eerste versie.
Verdere optimalisaties volgen later.
Test altijd intern vóór livegang.
14. Hoe configureer je je online booking optimaal voor de AI-chatbot?
Een duidelijke en logische dienstenstructuur is essentieel.
Een chatbot begrijpt geen vakjargon zoals een kapper dat doet.
Hij herkent duidelijke, beschrijvende termen zoals:
“nieuwe extensions plaatsen”
“haarkleuring”
“adviesgesprek”
"knipbeurt"
14.1 Problemen met chatbot herkenning
Veel dienstbenamingen zijn:
Te technisch
Intern vakjargon
Onduidelijk voor nieuwe klanten
Onduidelijk voor AI parsing
Voorbeeld: “Glazing + verdikking”
De AI herkent niet automatisch dat dit betekent:
Een nieuwe set extensions (volume) + kleuring type glazing
Gebruik liever:
Kleuring 'glazing' + Nieuwe Extensions (meer volume)
Kleuring 'glazing' + Nieuwe Extensions (meer lengte)
✅ AI herkent woorden zoals:
nieuwe set
plaatsen
eerste keer
extensions
kleuring
❌ Niet:
glazing
verdikking
verlenging
Vakjargon werkt slecht voor parsing.
14.2 Structureer je menu logisch
Werk met duidelijke categorieën.
Advies
Adviesgesprek extensions
Kleuradvies
Nieuwe plaatsing
Nieuwe extensions plaatsen (volume)
Nieuwe extensions plaatsen (lengte)
Kleuring + nieuwe extensions
Onderhoud
Extensions bijwerken
Extensions verwijderen
Herplaatsen wet/tapes
👉 Elke dienst moet op zichzelf duidelijk zijn.
14.3 Maak “eerste keer” altijd expliciet
✅ Gebruik:
Nieuwe extensions plaatsen (eerste keer)
Eerste afspraak extensions
❌ Vermijd:
Volledige set
Nieuwe set
Verdikking
14.4 Gebruik consistente naamgeving
✅ Hou overal dezelfde structuur aan:
Nieuwe extensions plaatsen (volume)
Nieuwe extensions plaatsen (lengte)
Nieuwe extensions plaatsen + kleuring
❌ Niet:
Nieuwe set
Full install
Verdikking
Nieuwe plaatsing
Consistentie verhoogt AI-accuratesse aanzienlijk.
14.5 Splits complexe diensten op
❌ Gebruik geen verzameltermen zoals:
Extensions premium
All-in formule
Luxe pakket
✅ Gebruik aparte, duidelijke diensten:
Nieuwe extensions plaatsen (volume)
Nieuwe extensions plaatsen (lengte)
Nieuwe extensions plaatsen + kleuring
Extensions bijwerken
Extensions verwijderen
Hoe concreter de dienst, hoe beter voor:
AI-herkenning
Correcte tijdsinschatting
Minder foutieve boekingen
14.6 Vermijd afkortingen, merken en interne codes
❌ Niet gebruiken:
WEFT PRO
GLZ EXT
V-SET
✅ Gebruik beschrijvende taal.
14.7 Denk zoals een klant
Vraag jezelf bij elke dienst:
“Als een nieuwe klant dit leest, begrijpt die exact wat dit is?”
Zo niet → hernoem het.
Conclusie
De AI Booking Assistant werkt optimaal wanneer:
Verwachtingen correct gezet worden
De juiste AI-instellingen gekozen worden
De online booking logisch en duidelijk gestructureerd is
Hoe duidelijker je structuur, hoe hoger de AI-accuratesse en hoe minder foutieve boekingen.
Activeren?
Neem contact op met ons, gezien je dit niet zèlf kan instellen.
Je moet contact opnemen met support om de chat bot te activeren.
Dit kan via email of de chat-knop functie in jouw Optios account.
