Optios propose désormais des horaires de travail intelligents ! Avec ces nouveaux plannings prédéfinis, il est plus facile d’avoir un aperçu de vos employés en fonction de leur contrat.
Vue hebdomadaire et mensuelle claire en un seul endroit
Consulter l’historique des heures de travail
Grâce aux plannings, vous pouvez créer des « shifts » et les spécifier.
Créer facilement des horaires de travail pour l’avenir.
Les horaires de travail sont donc prédéfinis et vous pouvez les réutiliser facilement pour d’autres employés, ce qui vous fait gagner du temps sur la configuration.
Créer un horaire de travail
Allez dans le module RH.
Allez dans « Horaires de travail ».
Cliquez sur « Créer nouveau ».
Donnez un nom facilement reconnaissable au planning (par exemple « planning Kelly », « shift du matin », « shift du soir »).
Choisissez une couleur pour cet horaire (et éventuellement ajoutez une description).
Remplissez les heures de travail pour chaque jour via le bouton « + ajouter des heures de travail ». Vous pouvez ajouter plusieurs heures par jour, ainsi qu'une pause fixe. Vous pouvez voir immédiatement le nombre total d'heures de travail (par semaine).
Déterminez si ces heures de travail restent hors ligne ou si elles peuvent également être réservées en ligne.
Cliquez sur « Enregistrer » en bas.
Vous pouvez désormais retrouver cet horaire dans la liste des horaires de travail.
⚠️ ATTENTION ⚠️
Les horaires de travail fonctionnent comme des « modèles ». Cela signifie que lorsque plusieurs employés partagent le même planning, il suffit de créer un seul horaire. Tous les employés utilisent le même horaire de travail.
Il se peut que tout le monde ait les mêmes heures d'ouverture, à l'exception d'une personne pour un jour de la semaine. Dans ce cas, vous devez créer deux horaires de travail !
Copier un horaire de travail
Comme décrit ci-dessus, il peut arriver que vous deviez créer plusieurs plannings. Cela s'applique non seulement aux heures de travail, mais aussi aux heures en ligne/hors ligne.
Si vous avez plusieurs employés avec un horaire identique, mais que vous voulez rendre seulement un employé disponible en ligne, vous devez également créer deux fois le même planning : un pour les heures hors ligne et un pour les heures en ligne.
Cela peut heureusement être fait très rapidement grâce à la fonction de copie !
Allez dans le module RH.
Allez dans « Horaires de travail ».
Cliquez sur « Copier ».
Choisissez à nouveau un nom et une couleur pour cet horaire.
Modifiez les heures ou le statut en ligne/hors ligne.
Cliquez sur « Enregistrer » en bas.
Assignez les bons horaires aux bons employés.
Attribuer un horaire de travail
Maintenant que vous avez créé un ou plusieurs plannings, vous pouvez les attribuer à un ou plusieurs employés.
Allez dans le module RH.
Allez dans « Employés ».
Cliquez sur « Heures de travail ».
Cliquez à droite sur « Ajouter un planning ».
Choisissez l'horaire prédéfini que vous souhaitez attribuer à l'employé.
Choisissez un intervalle pour ces heures de travail :
Hebdomadaire = l'horaire ou les heures de travail sont identiques chaque semaine.
Intervalle = semaine sur deux, toutes les 3 semaines, etc.
Saisissez une date de début.
Cliquez sur « Enregistrer » en bas.
Vérifiez dans le récapitulatif que tout est correct.
Attribuer un horaire de travail dans le futur
Les heures de travail changent-elles à partir d'une certaine période ? Un autre planning est-il nécessaire temporairement ? Aucun problème !
Allez dans le module RH.
Allez dans « Horaires de travail ».
Cliquez sur « Créer nouveau ».
Donnez un nom facilement reconnaissable à ce planning (par exemple « planning décembre »).
Choisissez une couleur pour cet horaire (et éventuellement ajoutez une description).
Remplissez les heures de travail pour chaque jour via le bouton « + ajouter des heures de travail ».
Déterminez si ces heures de travail restent hors ligne ou si elles peuvent également être réservées en ligne.
Cliquez sur « Enregistrer » en bas.
Vous pouvez désormais retrouver cet horaire dans la liste des horaires de travail.
Allez dans « Employés ».
Cliquez à droite sur « Ajouter un planning ».
Choisissez l'horaire prédéfini que vous souhaitez attribuer à l'employé.
Choisissez un intervalle pour ces heures de travail :
Hebdomadaire = l'horaire ou les heures de travail sont identiques chaque semaine.
Intervalle = semaine sur deux, toutes les 3 semaines, etc.
Saisissez une date de début (et éventuellement une date de fin) dans le futur.
Cliquez sur « Enregistrer » en bas.
Vérifiez dans le récapitulatif que tout est correct.
⚠️ ATTENTION ⚠️
Les horaires de travail ne peuvent pas se chevaucher. Cela signifie que si vous avez un planning sans date de fin, vous devez d’abord définir une date de fin (par exemple le 30 novembre), avant de pouvoir attribuer un nouvel horaire spécifiquement pour décembre.
Saisir des heures dérogatoires
Souhaitez-vous saisir ponctuellement des heures différentes de celles d'un planning ? Plus ou moins d'heures de travail pour une journée ? Ou changer exceptionnellement le statut en ligne/hors ligne pour une journée ?
👉 Lisez plus sur « Gérer les heures dérogatoires ».