Il y a plusieurs façons d'informer votre client que son rendez-vous est annulé. Nous vous informons des possibilités:
1. Courrier marketing à tous les clients
Le moyen idéal pour informer rapidement vos clients est la campagne marketing. Dans le module Marketing, vous choisissez si vous souhaitez envoyer une campagne e-mail ou une campagne SMS.
Vous trouverez toutes les informations sur la mise en place d'une campagne marketing dans l'article suivant: http://help.optios.net/fr/articles/3985136-comment-creer-une-campagne-marketing
Vous n'avez pas encore le module marketing dans votre abonnement? Envoyez un message à notre support via le bouton de chat depuis votre compte ou vers help@optios.net pour plus d'informations.
Remarque: optez-vous pour des campagnes par e-mail? Gardez à l'esprit qu'un grand nombre de campagnes sont actuellement envoyées, ce qui peut créer une file d'attente.
Cela peut être retardé jusqu'à une journée à des heures très chargées. Ne transférez plus votre marketing double, cela ne fera qu'allonger la file d'attente et vos clients la recevront également deux fois.
Conseils:
- Vous pouvez utiliser un filtre ou ajouter des clients manuellement au lieu de sélectionner tous les clients
- Vous pouvez choisir d'envoyer une campagne SMS - courte mais douce - au lieu d'un e-mail. Vous avez besoin de crédits SMS pour cela.
2. Courrier marketing aux clients qui ont un rendez-vous prévu pendant le lockdown
Vous pouvez choisir d'envoyer un e-mail spécifique aux clients qui avaient déjà un rendez-vous prévu dans la période à venir pour les tenir informés que leur rendez-vous a été annulé. Choisissez le filtre ''has an appointment in specific period' !!
3. Personnalisez le modèle pour l'e-mail de rappel
Vous pouvez choisir d'envoyer l'e-mail de rappel à vos clients, mais modifiez le texte de cet e-mail. Pour ce faire, allez à
Paramètres
Agenda
E-mail template
Modèle e-mail de rappel
Modifiez le texte (enregistrez la version actuelle de votre rappel de rendez-vous quelque part sur votre ordinateur)
sauvegarder
EXEMPLE
"Cher client,
En raison des nouvelles mesures imposées par le gouvernement, nous sommes obligés de fermer nos portes. Malheureusement, votre rendez-vous prévu le [date] ne peut pas avoir lieu. Dès qu'il y aura plus d'informations sur la réouverture, vous pouvez utiliser la réservation en ligne pour prendre un nouveau rendez-vous.
A bientôt
[manage_appointments_button] "
Ce qui ce passe maintenant: vous pouvez laisser tous les rendez-vous dans le calendrier. Au lieu du rappel de rendez-vous, chaque client recevra le message ci-dessus. De cette façon, vous pouvez planifier un nouveau rendez-vous avec tous les clients planifiés ultérieurement, et vous ne perdrez aucune donnée (ce qui se produirait si vous supprimiez tous les rendez-vous).
ATTENTION - n'oubliez pas d'ajuster à nouveau le modèle après le verrouillage comme avant!
4. Renvoyer l'e-mail de confirmation avec le modèle modifié
Vous n'avez pas de module marketing et souhaitez tout de même informer rapidement vos clients avec un rendez-vous? Ensuite, vous pouvez choisir d'ajuster temporairement l'e-mail de confirmation et de renvoyer l'e-mail de confirmation.
Paramètres
Agenda
E-mail template
Modèle de confirmation e-mai
Modifiez le texte (enregistrez la version actuelle de votre confirmation e-mail quelque part sur votre ordinateur)
Sauvegarder
Allez maintenant dans le calendrier et trouvez le rendez-vous du client. Ici vous pouvez cliquer sur «renvoyer l'e-mail de confirmation». Le client verra maintenant le texte que vous venez d'écrire avec l'e-mail de confirmation.
Ce bouton n'est-il pas visible? Vérifiez s'il existe une adresse e-mail dans le compte du client et si des e-mails peuvent être envoyés.
Avez-vous informé tous les clients? Puis changez à nouveau le modèle de confirmation par e-mail pour le texte initial. Ce texte est envoyé à chaque nouveau rendez-vous futur.
