Les paramètres et fonctionnalités liés aux « utilisateurs » ont été en grande partie déplacés vers le module RH. Seule la fonctionnalité « droits » est encore disponible exclusivement sous Utilisateurs.
Tous les autres éléments, tels que les compétences et les heures de travail, peuvent être modifiés à la fois dans Utilisateurs et dans le module RH, ou uniquement dans le module RH.
Nous recommandons également d’apporter toutes les modifications — à l’exception des droits — directement via le module RH.
Créer un utilisateur
Allez dans le module Ressources humaines (RH).
Accédez à Collaborateurs.
Cliquez sur Créer.
Remplissez toutes les informations du nouvel employé.
Choisissez un mot de passe sécurisé que vous ne communiquez qu'au nouvel employé. Votre mot de passe doit contenir minimum 5 caractères.
Conseil : Un mot de passe sécurisé contient au moins un chiffre, des lettres et un caractère spécial.
Nombre maximum d’utilisateurs atteint ?
Vérifiez combien d’utilisateurs sont inclus dans votre abonnement.
Pour cela, envoyez un e-mail à help@optios.net
Vérifier les connaissances / compétences
Accédez au collaborateur et cliquez sur l’icône ⚙️.
Activez les cases pour les prestations que l’employé est autorisé à effectuer.
Cliquez sur Sauvegarder en bas de la page.
Vous remarquerez qu’un durée standard et personnalisé est défini pour chaque prestation. Si un employé travaille plus lentement ou plus rapidement, vous pouvez ajuster la durée en modifiant le nombre de minutes sur ce même écran.
👉 Exemple : si vous réalisez la prestation « Coupe dames » en 10 min, la durée standard sera de 10 min. Si un(e) stagiaire met 20 min pour cette même prestation, adaptez ce temps dans les compétences. Lorsqu’un client réserve « Coupe dames » en ligne chez vous, elle apparaîtra dans votre agenda avec une durée de 10 min.
Si elle est réservée chez le/la stagiaire, elle apparaîtra avec une durée de 20 min.
Conseil : N’utilisez ce réglage que si l’employé a systématiquement besoin de plus ou moins de temps pour une prestation donnée.
Vérifier les droits
Allez dans Paramètres.
Accédez à Utilisateurs.
Cliquez sur Droits.
Le bouton du haut permet de cocher/décocher tous les droits et sous-droits en une fois. Vous pouvez également gérer les droits par module en cliquant sur la case correspondante.
Définir les heures de travail (réservables en ligne)
Allez dans 'Collaborateurs'.
Cliquez sur 'Heures de travail'.
Cliquez à droite sur 'Ajouter un nouveau planning'.
Choisissez un planning prédéfini OU créez un nouveau planning :
Donnez un nom reconnaissable au planning, ex. : « Planning Kelly »
Choisissez une couleur pour ce planning (ajoutez éventuellement une description).
Remplissez les heures de travail par jour via le bouton + Ajouter des heures.
Vous pouvez ajouter plusieurs plages d’heures par jour et définir une pause fixe. En haut, vous voyez le total des heures de travail (par semaine).
Indiquez si ces heures doivent être réservables en ligne ou uniquement en interne (hors ligne).
Cliquez sur Sauvegarder !
Définissez un intervalle pour le planning :
• Hebdomadaire = les heures sont identiques chaque semaine
• Intervalle = 1 semaine sur 2, toutes les 3 semaines, etc.
Saisissez une date de début.
Cliquez sur Sauvegarder.
Vérifiez maintenant dans l’aperçu si tout est correct.
Vous pouvez cliquer sur les détails du planning pour contrôler les heures.
En passant la souris sur le calendrier, vous pouvez vérifier jour par jour si les heures sont exactes.
Définir les vacances
Allez dans Absences.
Astuce : Vous pouvez déjà configurer les heures de travail du nouvel employé.
La période pendant laquelle il/elle ne travaille pas encore peut être bloquée en ajoutant des vacances.
