Créer un service
Allez dans Paramètres.
Cliquez sur l’icône engrenage en bas à gauche.
Cliquez sur Services dans le panneau des paramètres.
Créez une catégorie pour votre/vos service(s).
Ouvrez la catégorie et cliquez en bas sur + créer un service.
Complétez le nom, la durée et le prix du service.
Appuyez sur Sauvegarder
Vous pouvez toujours apporter des modifications en cliquant sur le carré avec le petit crayon (modifier) à côté d’un service.
Ajouter une image à un service
Ajouter (ou modifier !) une image se fait toujours de la même manière :
Allez dans Paramètres.
Cliquez sur l’icône engrenage en bas à gauche.
Cliquez sur Services dans le panneau des paramètres.
Ouvrez la catégorie contenant le ou les services souhaités.
Cliquez sur le crayon à droite du service pour le modifier.
En haut à droite, vous trouverez un cadre dans lequel vous pouvez importer une image :
Vous pouvez glisser-déposer une image dans ce cadre.
Vous pouvez cliquer sur le cadre et importer une image depuis vos fichiers (photos) sur votre ordinateur.
Si vous souhaitez changer l’image, il vous suffit de suivre les mêmes étapes.
Déplacer un service (modifier l’ordre)
Vous pouvez définir vous-même l’ordre des catégories et des services. L’ordre dans vos paramètres sera également celui affiché dans la réservation en ligne.
Allez dans Paramètres.
Cliquez sur l’icône engrenage en bas à gauche.
Cliquez sur Services dans le panneau des paramètres.
En haut, cliquez sur Activer le tri manuel.
Vous pouvez maintenant déplacer les catégories en cliquant et en les faisant glisser.
Une fois que tout est à la bonne place, cliquez sur Désactiver les modifications.
Ouvrez la catégorie et répétez la même opération pour les services.
Définir les compétences par service
Vous pouvez activer ou désactiver les compétences par employé, mais cela fonctionne également par service. Lorsqu’un employé ne peut pas ou n’est pas autorisé à réaliser un certain soin, vous pouvez désactiver la compétence pour ce service. Ainsi, un client ne pourra pas réserver en ligne ce soin auprès de cet employé. La réservation en ligne sera automatiquement attribuée à un autre employé possédant la compétence nécessaire (compétence activée).
Allez dans Paramètres.
Cliquez sur l’icône engrenage en bas à gauche.
Cliquez sur Services dans le panneau des paramètres.
Ouvrez la catégorie contenant le ou les services souhaités.
Cliquez sur l’engrenage à droite du service pour modifier les compétences.
Ajuster la durée d’un service par employé
Si un employé travaille plus lentement ou plus rapidement, vous pouvez modifier la durée d’un soin en ajustant les minutes dans Durée personnalisée. La durée standard correspond à celle définie dans le service lui-même.
👉 Par exemple, si vous réalisez un service (ex. « coupe dames ») en 15 minutes, la durée standard est de 15 minutes. Si un stagiaire réalise le même service en 25 minutes, vous pouvez ajuster cela dans les compétences et la durée personnalisée du stagiaire.
Ainsi, lorsqu’un client réserve en ligne « coupe dames » avec vous, la réservation apparaît dans votre agenda avec une durée de 15 minutes. Si le même service est réservé auprès du stagiaire, il apparaît dans son agenda avec une durée de 25 minutes.
Rendre un service réservable en ligne
Allez dans Paramètres.
Cliquez sur l’icône engrenage en bas à gauche.
Cliquez sur Services dans le panneau des paramètres.
Ouvrez la catégorie contenant le ou les services souhaités.
Cliquez sur le crayon à droite du service pour le modifier.
Cochez l’option Réservable en ligne et sauvegardez
💥 ATTENTION 💥
Mettre un service hors ligne n’est pas la même chose que mettre un menu hors ligne !
Lorsque vous décochez l’option « Réservable en ligne » pour un service, celui-ci devient hors ligne.
◾ Le service individuel ne pourra plus être réservé.
◾ S’il s’agit d’un service supplémentaire que l’on peut sélectionner après avoir choisi un menu, il ne pourra plus être réservé.
◾ Si ce service fait partie d’un menu, le menu pourra toujours être réservé, avec le service inclus. 👍
Conclusion :
Si vous travaillez uniquement avec des menus en ligne, vous pouvez même décochez « Réservable en ligne » pour chaque service, cela n’affectera pas la possibilité de réserver les menus.
Décochez cette option n’a donc d’effet que sur les services individuels et les services supplémentaires que l’on peut choisir après avoir sélectionné un menu.
Bloquer un service
Vous souhaitez bloquer certains services pour la réservation en ligne à certaines dates ?
Allez dans Paramètres.
Cliquez sur l’icône engrenage en bas à gauche.
Cliquez sur Services dans le panneau des paramètres.
Ouvrez la catégorie contenant le ou les services souhaités.
Cliquez sur le petit calendrier à droite du service.
6.Une fenêtre pop-up s’ouvre : « Bloquer les activités par jours ou dates
7.Choisissez entre « Days » (Jours) ou « Dates » (Dates).
👉 Days (Jours) = Définissez les jours de la semaine où le service ne peut pas être réservé et/ou les heures pendant lesquelles il n’est pas disponible.
👉 Dates (Dates) = Définissez une date précise où le service ne peut pas être réservé.
Vous pouvez également sélectionner les employés que vous souhaitez bloquer pour ce service.
Par exemple, vous pouvez proposer un service le 24 décembre pour vous-même, mais le bloquer pour votre collègue
Rendre un employé sélectionnable pour un service
Si vous souhaitez que votre client puisse choisir un employé préféré lors de la réservation en ligne, suivez les étapes ci-dessous :
Allez dans Paramètres.
Cliquez sur l’icône engrenage en bas à gauche.
Cliquez sur Services dans le panneau des paramètres.
Ouvrez la catégorie contenant le ou les services souhaités.
Cliquez sur le crayon à droite du service pour le modifier.
En bas à droite, cochez l’option « L’employé est sélectionnable ».
Cliquez sur Sauvegarder.
Avec ce paramètre, le client pourra choisir un employé spécifique en ligne ou simplement sélectionner « Pas de préférence ».
Un service nécessitant plusieurs employés
Si vous réalisez des services avec un ou plusieurs collègues en même temps, il est important de bien configurer cela pour la réservation en ligne. Par exemple, un massage à quatre mains ou un soin duo.
Vous pouvez définir un ou plusieurs employés par service, de manière à ce que le bon nombre d’employés soit automatiquement réservé dans l’agenda pour chaque rendez-vous.
Allez dans Paramètres.
Cliquez sur l’icône engrenage en bas à gauche.
Cliquez sur Agenda dans le panneau des paramètres.
Allez en haut dans les paramètres avancés (Advanced).
Allez dans les paramètres généraux.
En bas, cochez l’option « Réserver plusieurs employés en même temps par service ».
Cliquez sur Sauvegarder.
Définir le nombre d’employés par service
Vous pouvez maintenant définir pour chaque service le nombre d’employés nécessaires pour réaliser ce soin.
Allez dans Paramètres.
Cliquez sur l’icône engrenage en bas à gauche.
Cliquez sur Services dans le panneau des paramètres.
Ouvrez la catégorie contenant le ou les services souhaités.
Cliquez sur le crayon à droite du service pour le modifier.
Indiquez le nombre d’employés nécessaires pour réaliser le soin.
Dans l’agenda, le bon nombre d’employés sera automatiquement bloqué pour chaque rendez-vous.
Assigner un service à un département
Il est possible de créer plusieurs départements ou services dans le logiciel. Vous pourrez ensuite consulter le chiffre d’affaires par département. Cela se fait de la manière suivante :
Allez dans Paramètres.
Cliquez sur l’icône engrenage en bas à gauche.
Cliquez sur Caisse dans le panneau des paramètres.
Cliquez sur Départements.
Cliquez sur Créer.
Saisissez le nom de votre département
(ex. beauté, salon de coiffure, perruques, …).
Cliquez sur Sauvegarder.
Assigner un service à un département spécifique
Une fois que tous les départements sont créés, il est nécessaire d’indiquer pour chaque service (et pour chaque produit) dans quel département il est réalisé ou vendu. Pour les services, procédez comme suit :
Allez dans Paramètres.
Cliquez sur l’icône engrenage en bas à gauche.
Cliquez sur Services dans le panneau des paramètres.
Ouvrez la catégorie contenant le ou les services souhaités.
Cliquez sur le crayon à droite du service pour le modifier.
Sous le titre « Département », sélectionnez le département approprié.
Cliquez sur Sauvegarder en bas de la page.
Configurer un acompte (en ligne) pour un service
⚠️ Attention : le module « Paiements en ligne » doit être activé (ou disponible dans votre abonnement Optios) avant de pouvoir demander un acompte en ligne.
Allez dans Paramètres.
Cliquez sur l’icône engrenage en bas à gauche.
Cliquez sur Services dans le panneau des paramètres.
Ouvrez la catégorie contenant le ou les services souhaités.
Cliquez sur le crayon à droite du service pour le modifier.
Dans le champ « Acompte », indiquez le montant souhaité.
Cliquez sur Sauvegarder en bas de la page.
Lorsque les clients réservent un menu incluant ce service, un acompte sera automatiquement demandé.
⚠️ Attention : ne fixez pas l’acompte supérieur au montant total du service ou du menu !
Configurer un appareil par service
Pour certains salons, il est nécessaire de créer un « appareil ». Cet appareil sera utilisé pour un soin spécifique et ne peut être utilisé qu’à un seul moment.
Ex. : un appareil IPL pour l’épilation laser.
Allez dans Paramètres.
Cliquez sur l’icône engrenage en bas à gauche.
Cliquez sur Agenda dans le panneau des paramètres.
Allez en haut dans les paramètres avancés (Advanced).
Cliquez sur Appareils.
Cliquez sur Créer et indiquez vos appareils (et les quantités).
Cliquez sur Sauvegarder
Associer un appareil à un service
Le logiciel doit maintenant savoir pour quels services un appareil est utilisé. Vous pouvez le configurer directement dans le service.
Allez dans Paramètres.
Cliquez sur l’icône engrenage en bas à gauche.
Cliquez sur Services dans le panneau des paramètres.
Ouvrez la catégorie contenant le ou les services souhaités.
En bas à droite, cochez l’appareil utilisé pour ce service.
Cliquez sur Sauvegarder
Lorsque quelqu’un réserve en ligne un service, par exemple « Séance IPL 60 min », il ne sera plus possible pour un autre client de réserver ce service ou tout autre soin d’épilation laser pendant ce créneau.
Même si plusieurs employés (ou cabines) sont disponibles, tous les services liés à l’appareil IPL seront bloqués pour la réservation en ligne, car l’employé est occupé avec cet appareil pendant ce temps.
Créer une cabine
Pour certains salons, il est nécessaire de créer une cabine.
La cabine peut être utilisée, par exemple, pour :
Des patients cancéreux qui souhaitent une perruque et un soin discret, hors de la zone publique du salon.
Un soin esthétique spécifique (ex. épilation) qui ne peut être effectué que dans la cabine équipée de l’appareil correspondant (ex. appareil IPL).
Vous pouvez créer des cabines de la manière suivante :
Allez dans Paramètres.
Cliquez sur l’icône engrenage en bas à gauche.
Cliquez sur Agenda dans le panneau des paramètres.
Allez en haut dans les paramètres avancés (Advanced).
Cliquez sur Cabines.
Cliquez sur Créer et indiquez vos cabines.
Cliquez sur Enregistrer.
Associer une cabine à un service
Si les clients peuvent également réserver dans une cabine, vous devez l’indiquer dans les services.
Le logiciel doit savoir pour quels services la cabine doit être bloquée. Procédez comme suit :
Allez dans Paramètres.
Cliquez sur l’icône engrenage en bas à gauche.
Cliquez sur Services dans le panneau des paramètres.
Ouvrez la catégorie contenant le ou les services souhaités.
Cliquez sur le crayon à droite du service pour le modifier.
En bas, cochez les cabinets où ce service peut être effectué.
Cliquez sur Enregistrer.
Ainsi, lorsque quelqu’un réserve en ligne le service « Séance IPL 60 min », un employé sera bloqué dans l’agenda, et la cabine « Cabine d’épilation » sera également bloquée pendant 60 minutes, car l’employé est occupé avec le soin dans cette cabine.
