Un client connu ne peut pas payer immédiatement ou n’a pas d’argent sur lui. Vous souhaitez pouvoir garder une trace du montant encore dû sans devoir travailler avec des bouts de papier qui risquent de se perdre. Dans Optios, cela peut facilement se gérer via les « crédits ».
En résumé :
Un rendez-vous ou un produit ne peut pas être (entièrement) payé en caisse.
Sélectionnez un moyen de paiement et indiquez une partie du montant total (si le client souhaite déjà payer une partie).
Le reste du montant encore dû est réglé via un « crédit ».
Optios garde automatiquement une trace du montant que ce client vous doit encore.
La prochaine fois que vous ouvrirez une note pour ce client, le montant restant dû sera automatiquement ajouté à l’addition.
⚠️ Important :
Utilisez cette option UNIQUEMENT pour les clients en qui vous avez confiance !
Étape 1 : ajoutez « crédit » comme moyen de paiement dans votre caisse
Comment ajouter la possibilité d’accepter des crédits dans la caisse ?
Cela peut être fait en activant le bouton "crédit" à la caisse via
1. Paramètres
2. Caisse
3. Modes de paiement
4. Activez "Crédit" (le cadre autour doit être bleu)
5. Appuyez sur "Sauvegarder"
Étape 2: Encaissez le montant restant dû dans la caisse via «crédit»
Si vous allez maintenant faire payer un client par le biais de la caisse, il y aura un bouton "crédit" à côté des méthodes de paiement connues (espèces, bancontact, pin, ..).
Avec le bouton « crédit », vous pouvez encaisser le paiement lorsque le client n’a pas suffisamment d’argent sur lui ou lorsqu’il paiera plus tard.
La facture est ainsi clôturée et le montant est inclus dans vos recettes journalières.
⚠️ Vous ne voyez pas l’option « crédit » dans la caisse ?
Le moyen de paiement « crédit » n’apparaît dans votre caisse que s’il est activé ET si vous encaissez un ticket depuis la fiche client.
Le système ne permet d’utiliser un « crédit » que s’il peut être lié à un client.
Étape 3 : Faire payer le montant restant par le client
Comment gérer un crédit qui est remboursé ?
Le crédit apparaîtra automatiquement sur la prochaine nouvelle facture au nom du client.
Le client paie lors d’un prochain rendez-vous
Vous encaissez la nouvelle prestation comme d’habitude
Le montant du crédit est automatiquement ajouté à la nouvelle facture
Le client paie le montant au salon ou par virement sans nouvelle prestation
Allez dans la caisse
Recherchez le client via « rechercher client »
Le montant apparaît automatiquement sur la facture
Encaissez le montant restant avec le moyen de paiement approprié
💜 Situations fréquentes concernant les crédits
1. Reporter un crédit à une prochaine fois
Mon client a un crédit sur la facture, mais ne peut pas encore le rembourser.
👉 Cliquez sur « remove tab » pour retirer le montant de cette facture. Il sera automatiquement reporté sur une prochaine nouvelle facture.
2. Un autre client souhaite rembourser le crédit à la place de la personne à laquelle il est lié
Ex. : la fille vient au salon et est payée avec un crédit. La maman vient la semaine suivante et souhaite également payer le crédit de sa fille.
👉 Dans la facture de la maman, cliquez sur « ajouter un crédit »
Vous verrez une liste des clients avec un crédit en cours et pourrez sélectionner le bon client.
3. Facture avec plusieurs personnes
Un rendez-vous a été réservé pour plusieurs personnes. L’une de ces personnes a un crédit ouvert suite à un rendez-vous précédent.
👉 Dans une facture avec plusieurs personnes, lorsqu’un client a un crédit ouvert, celui-ci n’apparaît pas automatiquement dans la facture.
Vous pouvez ajouter le crédit via le bouton « ajouter un crédit », comme expliqué dans la situation ci-dessus.
4. Paiement partiel avec un autre moyen de paiement et le reste via crédit
Le moyen de paiement « crédit » s’applique toujours au montant restant total.
👉 Le client souhaite payer une partie et laisser le reste en crédit ?
Ajoutez d’abord l’autre moyen de paiement (par ex. cash ou Bancontact) pour le montant que le client souhaite payer immédiatement.
Le montant restant peut ensuite être réglé via « crédit ».
Combinaison virement + crédit ?
Le moyen de paiement « virement » fonctionne — tout comme le crédit — uniquement sur le montant total restant. Vous ne pouvez donc pas combiner ces deux moyens de paiement sur une même facture.
👉 Dans ce cas, divisez la facture en 2 factures distinctes :
une pour le montant payé par virement
une pour le montant payé via crédit
N’oubliez pas d’adapter également le prix de votre service/produit en le divisant en deux.
💜 Où puis-je voir les crédits en cours ?
1. Dans la fiche client sous « règlements » pour un client spécifique
2. Via Rapports puis « crédits »
Ici, vous voyez tous les clients qui ont (eu) un crédit.
Cela affiche par défaut une période d’un an, mais vous pouvez la modifier en haut pour sélectionner la période souhaitée.
