1. Qu’est-ce que l’AI Booking Assistant ?
L’AI Booking Assistant est un assistant digital sur votre page de réservation en ligne.
Via une icône de chat, les clients peuvent:
Prendre un rendez-vous
Choisir un soin
Consulter les disponibilités
Poser des questions sur les services (de manière limitée)
Le chatbot guide le client étape par étape jusqu’à ce que le rendez-vous soit entièrement confirmé.
Il utilise exactement les mêmes données que votre système de réservation en ligne existant (services, agenda, collaborateurs, heures d’ouverture).
2. Important: il s’agit d’une version bêta
Il s’agit actuellement d’une première version.
Cela signifie que:
Le chatbot peut parfois mal interpréter certaines demandes
Les questions complexes ou peu claires peuvent donner des résultats incorrects
La formulation peut parfois sembler moins naturelle
Nous recommandons de:
Tester d’abord en interne
Informer clairement vos clients qu’il s’agit d’une phase de test
Collecter les retours de manière structurée 👉 Notez tous les commentaires pour les transmettre par e-mail à notre équipe de développement.
Lorsque vous regroupez toutes les remarques, c’est plus facile à gérer que d’envoyer chaque commentaire individuellement
3. Où votre client trouve-t-il le chatbot ?
Sur la réservation en ligne, un icône de chat (bulle de texte) se trouve en bas à droite.
En cliquant dessus, une fenêtre de chat s’ouvre par-dessus la page.
4. Que peut et que ne peut pas faire le chatbot ?
Que peut-il faire ? ✅
Comprendre qu’un client souhaite prendre un rendez-vous
Aider à déterminer le soin approprié
Proposer des dates et horaires disponibles
Tenir compte des heures d’ouverture
Tenir compte de la disponibilité et des compétences des collaborateurs
Prendre en compte les last minutes et ateliers
Enregistrer le rendez-vous dans le système (avec éventuelle remarque)
Réserver un atelier pour plusieurs personnes simultanément
Que ne peut-il pas faire ? ❌
Prendre des rendez-vous en dehors des heures d’ouverture
Prendre des rendez-vous sur des créneaux complets
Réserver des soins inexistants
Faire des exceptions aux règles
Déplacer ou annuler des rendez-vous existants
Traiter les réservations avec acompte (pour l’instant)
‼️
Travaillez-vous avec des acomptes pour tous vos services ou soins ?
Dans ce cas, le chatbot ne pourra malheureusement pas enregistrer de rendez-vous pour vos clients pour le moment.
5. Comment se déroule une réservation via le chat ?
Le client indique qu’il souhaite prendre un rendez-vous.
Le chatbot demande quel soin il souhaite.
Les dates et horaires disponibles sont proposés.
Le client choisit une option.
Le rendez-vous est confirmé dès que toutes les informations sont correctement renseignées.
Le client reçoit un e-mail de confirmation, exactement comme pour une réservation en ligne.
6. Que se passe-t-il après le rendez-vous ?
Après une réservation terminée, le chatbot peut demander une évaluation:
Note de 1 à 5 étoiles
Champ texte optionnel pour les commentaires
Important:
Une évaluation ne peut être soumise qu’une seule fois.
Elle ne peut pas être modifiée.
Les salons n’ont pas encore accès aux évaluations.
Les retours sont actuellement visibles uniquement par l’équipe de développement d’Optios.
👉 Cela nous aide à améliorer la version bêta.
7. Fournisseur d’IA & Modèle d’IA
Lors de l’activation, vous devez choisir deux éléments:
Fournisseur d’IA (qui fournit la technologie)
Modèle d’IA (la « puissance » du chatbot)
Ces paramètres affectent uniquement la formulation des réponses, pas vos règles de réservation.
8. Quel fournisseur recommandons-nous ?
Vous pouvez choisir entre:
OpenAI (GPT)
Anthropic (Claude)
Pour les rendez-vous standards, nous recommandons: OpenAI (GPT) ✅
C’est le plus testé et stable dans le contexte de réservation.
9. Quel modèle choisir ?
Pour les rendez-vous standards, un modèle extrêmement puissant n’est pas nécessaire.
Au sein de OpenAI:
GPT-4o
GPT-4o Mini (Recommended)
GPT-4 Turbo
Pour les rendez-vous standards, nous recommandons: GPT-4o Mini ✅
Plus rapide
Moins coûteux
Parfait pour des conversations de réservation structurées
Pour la majorité des salons, cela est amplement suffisant.
10. Comment sont calculés les coûts de l’IA ?
Le prix est calculé en fonction des « tokens » (morceaux de texte).
Vous payez pour:
Le texte du client (input)
Le texte du chatbot (output)
Plus la puissance de calcul utilisée est élevée, plus le coût par conversation augmente.
Actuellement, une limite par conversation est en place pour maîtriser les coûts.
⚠️
Pour le moment, Optios prend en charge les coûts, car le chatbot est encore en phase bêta.
11. Notre recommandation
Pour la majorité des salons:
Fournisseur d’IA: OpenAI (GPT)
Modèle d’IA: GPT-4o Mini (Recommended)
12. Comment communiquer cela à vos clients ?
La transparence permet d’éviter les frustrations.
Configurez un message de bienvenue clair sur votre réservation en ligne.
Mentionnez la même information sur tous vos réseaux sociaux et sur votre site web !
Exemple de message de bienvenue:
👋 Bienvenue ! Nous testons actuellement notre nouveau chatbot. Il est encore en phase de test, ce qui peut parfois provoquer des erreurs.
Si quelque chose ne semble pas correct, n’hésitez pas à nous le signaler ou contactez-nous directement.
Exemple de publication sur les réseaux sociaux:
🤖✨ Nouveau chez nous: notre AI Booking Assistant !
Notre réservation en ligne dispose maintenant d’un chatbot IA (bêta) qui vous aide à prendre vos rendez-vous. Que fait-il?
✔️ Vous aider à choisir vos soins
✔️ Vous proposer des créneaux disponibles
✔️ Confirmer votre rendez-vous immédiatement
Vous remarquez quelque chose qui ne va pas ? Réservez comme avant et faites-le nous savoir 💛. Cela nous aide à améliorer l’expérience ensemble.
Merci de tester avec nous !
Cela permet aux clients de:
Mieux comprendre en cas d’erreurs éventuelles
Donner moins rapidement un avis négatif
Savoir qu’ils peuvent toujours nous contacter directement
13. Points importants à retenir
Le chatbot fonctionne selon les mêmes règles que votre réservation en ligne.
Le chatbot ne comprend pas toujours tout le jargon professionnel comme le ferait un coiffeur.
Il s’agit d’une première version.
D’autres optimisations seront apportées ultérieurement.
Testez toujours en interne avant la mise en ligne.
14. Comment configurer au mieux votre réservation en ligne pour le chatbot IA ?
Une structure de services claire et logique est essentielle.
Le chatbot ne comprend pas le jargon professionnel comme le ferait un coiffeur.
Il reconnaît des termes clairs et descriptifs, tels que:
« Pose de nouvelles extensions »
« Coloration de cheveux »
« Consultation »
« Coupe de cheveux »
14.1 Problèmes de reconnaissance par le chatbot
De nombreux noms de services sont:
Trop techniques
Basés sur le jargon interne
Peu clairs pour les nouveaux clients
Peu clairs pour l’analyse par l’IA
Exemple : « Glazing + épaississement »
L’IA ne comprend pas automatiquement que cela signifie:
Une nouvelle pose d’extensions (volume) + une coloration de type glazing
Préférez utiliser:
Coloration « glazing » + Nouvelles extensions (plus de volume)
Coloration « glazing » + Nouvelles extensions (plus de longueur)
✅ L’IA reconnaît des mots tels que:
nouvelle série
pose
première fois
extensions
coloration
❌ Pas:
glazing
épaississement
allongement
Le jargon professionnel fonctionne mal pour l’analyse par l’IA.
14.2 Structurez logiquement votre menu
Travaillez avec des catégories claires:
Conseil
Consultation extensions
Conseil couleur
Nouvelle pose
Pose de nouvelles extensions (volume)
Pose de nouvelles extensions (longueur)
Coloration + nouvelles extensions
Entretien
Retouche extensions
Retrait extensions
Repose wet/tapes
👉 Chaque service doit être clairement compréhensible individuellement.
14.3 Indiquez toujours « première fois » explicitement
✅ Utilisez:
Pose de nouvelles extensions (première fois)
Premier rendez-vous extensions
❌ Évitez:
Série complète
Nouvelle série
Épaississement
14.4 Utilisez une nomenclature cohérente
✅ Maintenez la même structure partout:
Pose de nouvelles extensions (volume)
Pose de nouvelles extensions (longueur)
Pose de nouvelles extensions + coloration
❌ Pas:
Nouvelle série
Full install
Épaississement
Nouvelle pose
La cohérence augmente considérablement la précision de l’IA.
14.5 Séparez les services complexes
❌ N’utilisez pas de termes génériques tels que:
Extensions premium
Formule tout compris
Pack luxe
✅ Utilisez des services séparés et clairs:
Pose de nouvelles extensions (volume)
Pose de nouvelles extensions (longueur)
Pose de nouvelles extensions + coloration
Retouche extensions
Retrait extensions
Plus le service est concret, mieux c’est pour :
La reconnaissance par l’IA
L’estimation correcte du temps
Moins de réservations incorrectes
14.6 Évitez les abréviations, marques et codes internes
❌ À ne pas utiliser:
WEFT PRO
GLZ EXT
V-SET
✅ Utilisez un langage descriptif.
14.7 Pensez comme un client
Demandez-vous pour chaque service:
« Si un nouveau client lit ceci, comprend-il exactement ce que c’est ? »
Sinon → renommez-le.
Conclusion
L’AI Booking Assistant fonctionne de manière optimale lorsque:
Les attentes sont correctement définies
Les bons paramètres d’IA sont choisis
La réservation en ligne est structurée de manière claire et logique
Plus votre structure est claire, plus la précision de l’IA est élevée et moins il y a de réservations incorrectes.
Activation ?
Contactez-nous, vous ne pouvez pas l’activer vous-même.
Vous devez contacter le support pour activer le chatbot.
Cela peut se faire par e-mail ou via la fonction bouton de chat dans votre compte Optios.
